Att informera om disputationen

När som helst under forskningsprocessen

• Att berätta offentligt om din forskning hjälper dig att profilera dig som en expert inom området. Det lönar sig att inleda informationsspridningen redan långt innan forskningen är klar eller det är dags att disputera. Genom att berätta offentligt om forskningsprocessen, t.ex. materialinsamlingen och observationer kring ämnet, kan du exempelvis få nya samarbetspartner eller bli kontaktad av medier. Du kan berätta om din forskning i sociala medier eller exempelvis i en blogg. Läs Helsingfors universitetets kommunikationsanvisningar och rekommendationer om användning av sociala medier för forskare. 

Senast 3–4 veckor före disputationen – eller redan tidigare

• En disputation är inte automatiskt en nyhet som lyfts fram i universitetets kommunikationskanaler, utan för doktorsavhandlingar gäller samma nyhetskriterier som för övrig forskningskommunikation. Kriterierna är till exempel aktualitet och genomslagskraft, och att ämnet berör en bred publik och vanliga människor. Du kan läsa mer om nyhetskriterierna för universitetets forskningskommunikation på Flamma.
• Om du bedömer att ditt ämne gäller en bred publik och är samhälleligt betydelsefullt ska du kontakta kommunikationsteamet på campus och erbjuda dem möjlighet att publicera en nyhet i universitetets kanaler. Kom då ihåg att meddela uppgifterna om din disputation: ämne, fakultet och datum. Berätta varför det lönar sig att publicera en nyhet om ditt ämne och gör färdigt upp en lista över resultat och synpunkter ur din doktorsavhandling som kan intressera en bred publik. Du kan också kontakta kommunikationsteamet tidigare än en månad före disputationen – på så sätt finns det mera tid att planera och genomföra kommunikationen.
• Om du har skrivit din doktorsavhandling som en del av en forskningsgrupp, utred med din handledare och resten av teamet vilka resultat som får publiceras innan du sprider information om din forskning. Läs mer om forskningsetik på Flamma.
• En kommunikationsspecialist bedömer på vilket sätt det lönar sig att informera om disputationen i universitetets kanaler. Det vanligaste sättet är att informera i sociala medier. Andra sätt är exempelvis att tipsa intresserade parter direkt, t.ex. specifika redaktörer, att skicka ut ett pressmeddelande eller att publicera en nyhet på universitetets webbplats. Om kommunikationsspecialisten bedömer att det ska skrivas ett pressmeddelande blir du ombedd att skriva en preliminär text. Meddelandet utformas i samarbete med kommunikationsspecialisten. Hen formulerar rubriken och ingressen och står för textens stil och struktur. Du kontrollerar meddelandets faktainnehåll och dina citat.
• Du kan bli ombedd att förse kommunikationsenheten med ett foto med anknytning till ditt forskningsämne. Fotot ska vara i jpg-format med hög resolution. Bifoga även uppgifter om fotografen och försäkra dig om att du har rätt att låta fotot publiceras fritt i samband med informationen om din avhandling.
• Kommunikationsenheten följer nyhetens genomslag i medierna, och disputanden får ett sammandrag av de omnämnanden avhandlingen fått i medierna. 

Senast tre veckor före disputationen 

• Fyll i disputationsblanketten. Kom ihåg att lägga till länken till sändningen om det går att följa med disputationen också på nätet.
• Disputanden ska fylla i uppgifter om disputationen och doktorsavhandlingen, och uppgifterna förmedlas samtidigt till både universitetets kommunikationsavdelning och biblioteket. På detta sätt når uppgifterna även universitetets evenemangskalender. Om problem uppstår, kontakta helda@helsinki.fi.

Ungefär en vecka före disputationen 

• Före disputationen kan du på dina konton i sociala medier dela länken till information om disputationen och länken för deltagande på distans, om du vill bjuda in gäster.
• Om kommunikationsspecialisten har beslutat att din doktorsavhandling ska synas på universitetets konton i sociala medier, publiceras inläggen nu. Om hen har beslutat att det ska publiceras ett pressmeddelande, skickas det till redaktionerna och publiceras på universitetets webbplats.
• Du kan bli kontaktad av medier, så förbered dig på att vara anträffbar per telefon eller e-post. Observera att medier kan ta fasta på ämnet även senare och att du kan bli kontaktad av redaktörer flera veckor eller månader efter disputationen.

• Centrumcampus kommunikationstjänster comms-citycentre@helsinki.fi
• Campus Gumtäkts kommunikationstjänster comms-kumpula@helsinki.fi
• Campus Mejlans kommunikationstjänster comms-meilahti@helsinki.fi
• Campus Viks kommunikationstjänster comms-viikki@helsinki.fi