Handledningspraxis och handledningsplan

• Arbetet med en doktorsavhandling är ett stort projekt, som kräver ett långsiktigt engagemang. Under dina doktorsstudier har du rätt att få råd och handledning, men du ansvarar i sista hand själv för att du avlägger din examen.
• För att en god handledningsrelation ska kunna upprätthållas krävs det att du och din handledare håller fast vid överenskomna datum och att du informerar din handledare om hur ditt forskningsarbete framskrider. Det är viktigt att du alltid diskuterar med din handledare sådant som eventuellt kan fördröja arbetet med doktorsavhandlingen, oavsett om det handlar om personliga skäl eller om motgångar i forskningsprojektet. Handledaren måste kunna planera sin tidsanvändning utan att behöva gissa sig till vad dröjsmålet beror på eller hur långt det blir.
• Be aktivt om respons och råd och när du får kommentarer bör du beakta dem i din undersökning och i dina studier.
• Som doktorand är du också skyldig att tillägna dig god vetenskaplig praxis och följa allmänna och ditt vetenskapsområdes etiska regler.
• Ta genast i början av dina studier reda på examensfordringarna för ditt doktorandprogram och se till att inom utsatt tid genomföra de studier som krävs. Inom de flesta doktorandprogram innebär det här att de studier som krävs för examen ska vara genomförda när du lämnar in din doktorsavhandling för förhandsgranskning.  Dokumentera dina prestationer fortlöpande i exempelvis Thessa. Det är också för dig själv det bästa sättet att hålla reda på vad du redan har gjort och vad som återstår.
• Handledaren spelar en stor roll för dina möjligheter att komma in i gemenskapen inom ditt eget vetenskapsområde och i det större vetenskapssamhället, men du måste också själv vara aktiv. Delta i konferenser, workshoppar och andra evenemang inom ditt område. Ta reda på vilka kurser och evenemang ditt doktorandprogram och forskarskolan ordnar och delta aktivt i verksamheten. Aktivt deltagande hjälper dig att bilda viktiga nätverk för framtiden, samtidigt som forskarsamhället ger dig kollegialt stöd för arbetet med doktorsavhandlingen.
• Läsårsanmälan är varje doktorands årliga plikt. Om du inte tar hand om saken förlorar du studierätten.
• Om uppföljningsgrupper är i bruk i ditt doktorandprogram, måste du ordna uppföljningsgruppens möte minst en gång om året. Om du skriver din doktorsavhandling i en forskningsgrupp, ansvarar du också för att du utför din del av arbetet i forskningsgruppen.

• Handledaren ansvarar för att du får tillräcklig och sakkunnig handledning för att kunna arbeta självständigt. Om det behövs kan du tillsammans med din handledare fundera ut lämpliga bihandledare.
• Handledaren ska regelbundet ge respons på ditt arbete med doktorsavhandlingen. I början av studierna ska du och din handledare ingå en handledningsplan (handledningsavtal), och i planen lönar det sig att komma överens om rytmen för era träffar och vad ni förbinder er att göra på varsitt håll före en överenskommen träff. Handledaren är skyldig att informera dig i god tid när stora förändringar i tillgången på handledning är i sikte.
• Handledaren ska uppmuntra och sporra dig i ditt forskningsarbete och dina studier. Här ingår bland annat att uppmuntra dig att skriva vetenskapliga artiklar och hålla vetenskapliga föredrag. Handledaren ska också för sin del säkerställa att du är medveten om eventuella etiska eller juridiska omständigheter i anknytning till ditt forskningsarbete.
• Handledaren stöder din etablering i forskarsamhället. Hen kan bland annat informera dig om de viktigaste konferenserna inom ditt område och ge råd för hur du ska hitta lämpliga samarbetspartner.
• Handledaren visar dig också hur du ska utarbeta och uppdatera din studieplan. Hen ska också diskutera dina framtidsplaner och karriäralternativ med dig.
• Handledaren hjälper dig att söka finansiering. Hen kan bland annat ge tips om lämpliga finansieringskällor och skriva rekommendationsbrev när behövs. Om du behöver ett rekommendationsbrev, ska du i god tid be brevet från din handledare.

Varje doktorand bör genast i början av studierna ingå en handledningsplan (ofta kallad ett handledningsavtal) med handledarna. I planen fastställer man alla parters rättigheter och skyldigheter och kommer överens om till exempel antalet träffar och fördelningen av ansvaret mellan handledarna. Det lönar sig att regelbundet uppdatera handledningsplanen när situationerna förändras. Handledningsplanen ingås i det elektroniska systemet Thessa, som är avsett för planering och uppföljning av forskarstudierna. Läs mer om att använda Thessa här.

Förutom handledare ska det också utses en ansvarig person för varje ny doktorand. Ansvariga personen är professor vid din hemfakultet eller en docent som står i anställningsförhållande till fakulteten och är insatt i reglerna och praxis för doktorsutbildningen vid Helsingfors universitet.

Ansvariga personen ska för sin del sörja för kontinuiteten i handledningsarrangemangen och hjälpa dig att till exempel hitta en ny handledare, om din handledare av någon orsak måste avstå från handledningsuppdraget. Ansvariga personen hjälper dig också vid behov med att orientera dig i reglerna för doktorsutbildningen och i doktorsavhandlingens granskningsprocess. Inom vissa doktorandprogram godkänner ansvariga personen de studier som inkluderas i din examen. När det är dags att granska avhandlingen, ger ansvariga personen ett förslag på förhandsgranskare och opponent till fakulteten.

Ansvariga personen har inte någon egentlig handledningsskyldighet, men också någon av dina handledare kan utses till ansvariga person, om hen uppfyller kriterierna för uppdraget som ansvarig person. Den som utses har då en dubbelroll som dels din handledare, dels ansvarig person för dina studier.

Doktorandprogrammet, vetenskapsområdet och vetenskapssamhället deltar i stor omfattning i handledningen av en doktorsavhandling. Fördelningen av ansvaret mellan de involverade är följande:

• Doktoranden förväntas ta egna initiativ för att få handledning.
• Varje doktorand har åtminstone en handledare, som hjälper doktoranden med det vetenskapliga innehållet i undersökningen och även i övrigt stöttar doktorandens väg till självständig forskare. Det är en stark rekommendation – och vid många doktorandprogram också ett krav – att doktoranden har minst två handledare, av vilka åtminstone den ena står i anställningsförhållande till doktorandens hemfakultet.
• Eventuella övriga handledare ansvarar för handledningen särskilt med tanke på substansen i arbetet med doktorsavhandlingen.
• Anställda vid doktorandprogrammet och ledningsgruppen för doktorandprogrammet bistår vid behov med att lösa problem i en handledningsrelation.
• Stödtjänster: personalen inom universitetets service för doktorander stöder doktoranderna – och vid behov även handledarna – och ger dem råd om praktiska arrangemang i anslutning till forskarstudierna och disputationen.

För handledaren är handledningen vanligen bara en av flera akademiska förpliktelser. Doktoranden bör därför vara väl förberedd inför träffarna. Det är exempelvis viktigt att sända materialet till handledaren på det sätt som man har kommit överens om för att handledaren ska ha tid att förbereda sig.

Det bör stå klart för handledaren att den som handleds i allmänhet är en nybörjare i fråga om forskningsarbete. Därför ser en erfaren handledare till att entydigt och i god tid peka ut doktorandens allvarligaste nybörjarfel.

Handledningen kan också ordnas så att handledarna företräder flera vetenskapsområden, andra fakulteter eller universitet eller expertorganisationer utanför universitetet. I fråga om externa handledare gäller det att följa det egna doktorandprogrammets praxis och komma överens om praktiska frågor innan en handledare utses för uppdraget.

Doktorsavhandlingen utgör kärnan i forskarstudierna, men i examen ingår också studier för disciplinspecifikt kunnande och expertfärdigheter. I den helhet som doktorsutbildningen utgör har också forskarskolan, doktorandprogrammet, fakulteten och vetenskapssamfundet egna roller. Forskarskolan och doktorandprogrammen ordnar undervisning som lämpar sig för doktorsexamen och informerar om undervisningen. Doktorandprogrammets och hemfakultetens rådgivningspersonal vägleder vid behov doktoranden i händelse av problem i samband med handledningen och i händelse av andra rättsskyddsfrågor.

Både handledare och doktorander förutsätts bekanta sig med Forskningsetiska delegationens anvisningar om god vetenskaplig praxis.

En god handledningsrelation kan byggas upp på flera olika sätt. Forskningen om handledning och handledningstraditionen har lyft fram följande principer för god handledning:

• Det är viktigt att doktoranden hittar sin plats i gemenskapen och upplever sig vara ansvarig för sitt arbete inför någon.
• Det är viktigt att doktoranden redan i början av studierna blir medveten om vilket slags arbete det är fråga om.
• Doktoranden bör regelbundet få respons på sina framsteg.
• Att forska och att skriva vetenskapligt är färdigheter som man lär sig genom att öva. Doktoranden bör vänja sig vid att forska och skriva redan från första början. Uppfattningen att det går att tänka ut en doktorsavhandling i huvudet och sedan bara skriva ned den på papper har utifrån forskning om handledning visat sig vara ett ytterst farligt antagande med tanke på slutförandet av doktorsavhandlingen.

Förutom att bedriva forskning ska doktoranden också tillägna sig andra, ofta oskrivna, färdigheter för verksamhet i forskarsamhället. Många färdigheter och rutiner är redan självklara för handledaren. För doktoranden är det däremot svårt att lära sig forskarsamhällets rutiner genom att läsa böcker. Handledaren ska se till att doktoranden också lär sig forskarens rutiner: hur ansöka om finansiering, hur komma med på vetenskapliga konferenser, var lönar det sig att publicera, hur förbereda ett manuskript för att publiceras och hur komma in i forskarnätverk inom det egna vetenskapsområdet.

Man föreställer sig ofta handledning som endast diskussioner och samtal på tu man hand med handledarna. För det självständiga arbetet lönar det sig trots allt söka handledning på flera håll. Några exempel på var du kan få handledning:

• Konferenser, kongresser, seminarier och symposier: forma gärna din framställning i en sådan form att det går att kommentera den.
• Kollegialt stöd från andra doktorander: litteraturcirklar, grupper för ömsesidiga kommentarer och andra former av kollegialt stöd med låg tröskel som deltagarna själva kommer överens om lämpar sig bra för den som arbetar självständigt.
• Doktorandens uppföljningsgrupp: medlemmarna i uppföljningsgruppen ger dig respons på ditt arbete minst en gång i året.
• Studier som ingår i examen: responsen på dem styr också arbetet med doktorsavhandlingen.
• Studerande inom andra områden eller vänner: även den som inte är insatt i forskningsarbetet kan komma med bra iakttagelser om textens förståelighet.

Diskutera regelbundet handledningen som en helhet med dina handledare.

På grund av forskningsarbetets karaktär är det viktigt att genast i början av studierna göra upp ett schema för hur doktorsavhandlingen ska framskrida och när den ska bli klar. Särskilt i början är det viktigt att följa hur schemat genomförs.