Årlig uppföljning av forskarstudier

Den årliga uppföljningen gäller alla närvaroanmälda doktorander. Uppföljningen görs i Thessa med en årsrapport som lämnas in en gång per kalenderår. Rapporten ska utarbetas i god tid innan följande möte med din uppföljningsgrupp, så att handledaren eller handledarna och uppföljningsgruppen hinner läsa den innan mötet.

Om du anmält dig som frånvarande behöver du inte lämna in någon årsrapport. När du närvaroanmäler dig igen ska du göra årsrapporten och ordna en träff med uppföljningsgruppen så snart som möjligt.

Om du redan lämnat in din doktorsavhandling för förhandsgranskning, behöver du inte lämna in någon rapport.

Syftet med den årliga uppföljningen är att följa hur ett avhandlingsprojekt framskrider och ge stöd för att doktorsavhandlingen ska bli färdig inom utsatt tid. I samband med uppföljningen kontrolleras att handledningsarrangemangen fungerar, och vid behov avtalas åtgärder om arbetet av någon anledning inte går framåt enligt planerna.

När årsrapporterna gås igenom beaktas alltid föräldraledigheter, lång sjukfrånvaro och andra naturliga fördröjningar som beror på doktorandens livssituation. Om handledningsarrangemangen är i skick och arbetet går framåt enligt planerna trots eventuella avbrott, behöver du inte oroa dig för den årliga uppföljningen. Det handlar om ett kontrollmoment där universitetet vill försäkra sig om att det går bra för dig och att du har allt du behöver för att slutföra din examen.

Årsrapporten lämnas in via din profil i Thessa. Mer detaljerade anvisningar om att skriva en årsrapport hittar du vid behov bland anvisningarna för Thessa.

Årsrapporten ska göras innan uppföljningsgruppen träffas. Handledarna och medlemmarna i uppföljningsgruppen kan redan i detta skede kommentera rapportutkastet i Thessa, så att eventuella oklarheter kan rättas till innan mötet.

Uppföljningsgruppen behandlar rapporten tillsammans med dig under mötet. Din uppgift är att som avslutning på mötet anteckna gruppens gemensamma sammanfattning av slutsatserna från mötet i slutet av rapporten. I sammanfattningen ska de som deltagit i mötet anges och en bedömning av hur arbetet fortskrider inkluderas.

När du sparar sammanfattningen stängs årsrapporten och en ny rapporteringsperiod inleds. Medlemmarna i uppföljningsgruppen får information per e-post om den sparade sammanfattningen.

Om handledaren eller handledarna är nöjda med årsrapporten kan du fortsätta med dina doktorandstudier som tidigare. Om det däremot framgår av årsrapporten att avhandlingsarbetet inte framskrider enligt planerna och inga tillräckliga skäl föreligger, beslutar ledningsgruppen för ditt doktorandprogram om åtgärder efter att de har hört medlemmarna i uppföljningsgruppen.

Sådana eventuella åtgärder kan, beroende på situationen, till exempel vara ändringar i handledningsarrangemangen eller effektiverade stödåtgärder, där orsakerna till fördröjningen utreds och lösningar på situationen eftersöks. Du kan också ombes komplettera rapporten, till exempel med en uppdaterad studie- eller forskningsplan.

Precis som alla studier överlag, förväntas också doktorandstudierna vara målinriktade. Om ditt avhandlingsarbete har legat på is en längre tid, är årsuppföljningen ett bra tillfälle att visa att du tänkt aktivera dig igen och att du har tydliga planer på hur du tänkt slutföra examen.

Om du inte lämnar in en årsrapport, avslutas din handledningsrelation. Detta kan också ske om du inte lämnar in eventuellt efterfrågade kompletteringsuppgifter, eller om uppgifterna betraktas som bristfälliga.

Även om din handledningsrelation upphör kan du om du vill närvaroanmäla dig, och du har till exempel rätt att delta i kurser. Du kan alltså uppdatera din kompetens och utveckla din forskningsplan och på så sätt visa att du trots förseningen är redo att slutföra den doktorsavhandling som du påbörjat.

Om din handledningsrelation av någon orsak upphör, kan du ansöka om återaktivering enligt följande:

1. Avtala med din/a handledare om att uppdatera din forsknings- och studieplan och om hur avhandlingsarbetet ska fortsätta efter avbrottet. Uppdatera årsrapporten i Thessa tillsammans med handledaren och bifoga en studie- och forskningsplan som handledarna har godkänt.
2. Om din handledare inte godkänner dina planer eller om du inte har någon handledare alls längre, uppdatera årsrapporten i Thessa och bifoga en uppdaterad studie- och forskningsplan. Sammankalla sedan uppföljningsgruppen – gruppen ger då, utgående från årsrapporten och efter att ha diskuterat med dig, din ansvarsperson och ledningsgruppen för doktorandprogrammet en rekommendation om att fortsätta arbetet eller avbryta studierna och om eventuella ändringar i handledningsrelationerna.
3. Om du inte har någon uppföljningsgrupp uppdaterar du din studie- och forskningsplan och kontaktar din ansvarsperson. Ansvarspersonen tar upp saken till diskussion i ledningsgruppen för doktorandprogrammet.

Lämpar sig inget av dessa sätt i din situation? I oklara fall kan du alltid kontakta Stöd för doktorsutbildningen för mer detaljerade råd.

I rektors beslut HY/801/00.00.06.00/2017 samt rektors beslut HY/1720/00.00.06.00/2021 beslutas det om handledning av doktorander och uppföljning av studierna samt om verksamhetsmodeller för syftet.