Tänker du lämna in din avhandling i år?

En student lämnar in sin avhandling bara en gång, men vikten av det här steget kan inte överskattas. Eftersom så mycket tid ägnas åt själva avhandlingen, ska det vara så snabbt, enkelt och ändamålsenligt som möjligt att lämna in den. Det här är målet med det förnyade systemet E-thesis. Det förnyade systemet E-thesis för inlämning och bedömning av avhandlingar tas i bruk stegvis.

E-thesis är det förnyade systemet för inlämning och bedömning av avhandlingar. Systemet tas i bruk stegvis: i en del fakulteter från och med den första augusti 2024 och i andra fakulteter från och med den första januari 2025. Tidsschemat för när systemet tas i bruk vid din fakultet eller ditt utbildningsprogram hittar du på projektets Flammasidor. Till en början är det endast möjligt att lämna in avhandlingar för högre högskoleexamina, men i ett senare skede kommer det även att vara möjligt att lämna in kandidatavhandlingar.

Utvecklingen av E-thesis har kretsat kring en enkel och meningsfull användarupplevelse. En tydlig, enkel och tillgänglig inlämningsprocess minskar antalet e-postmeddelanden, filer och stress. Studenterna har inkluderats i utvecklingen redan från början, bland annat i form av en workshop för att kartlägga servicestigen. För att säkerställa att användarupplevelsen är meningsfull har tjänsten testats, bland annat vid ett test- och responstillfälle som ordnades i Kajsahuset.

Hur fungerar E-thesis? Förenklat är inlämningsprocessen indelad i tre delar: först kontrolleras personuppgifterna, sedan fylls uppgifterna om avhandlingen i och till sist lämnas alla filer som är relaterade till avhandlingen in. Så enkelt är det. Efter inlämningen kan studenten ta det lugnt och invänta meddelandet om att bedömningen är färdig.

E-thesis är tänkt att vara en "all in one-tjänst" där studenten förutom att lämna in själva avhandlingen kan lämna in sammandraget, kontrollera uppgifterna om mognadsprovet samt välja ett lämpligt publiceringsavtal för sin avhandling, allt på ett och samma ställe. Utöver avhandlingen är det möjligt att ladda upp andra bilagor och ange en webbadress, till exempel om en del av avhandlingen finns på nätet.

Systemet E-thesis är inte tänkt att enbart vara en tjänst för inlämning av avhandlingar, utan även för bedömning av dem. När en avhandling lämnas in, skickas ett meddelande automatiskt till granskarna. Granskarna ger sin bedömning i systemet, och efter bedömningen får studenten ett meddelande per e-post om att bedömningen är klar. Informationen om den färdiga avhandlingen förmedlas automatiskt till publikationsarkivet Helda och får en permanent webbadress. Om studenten ger publiceringstillstånd finns avhandlingen tillgänglig i pdf-format, och länken till Helda kan exempelvis användas vid jobbsökning.

Eftersom användarupplevelsen i E-thesis ska vara så enkel och meningsfull som möjlig görs bruksanvisningar för studenterna. Vill du provläsa de kommande bruksanvisningarna för E-thesis – anmäl dig för att delta! Har du frågor om E-thesis? Kontakta digitutkielmat@helsinki.fi.