Hakeminen Mobility Online -portaalissa

Tästä ohjeesta löydät tarkat tekniset ohjeet vaihtoon hakemisesta Mobility Online -portaalissa Helsingin yliopiston vaihtohaussa. Olethan ennen tämän ohjeen lukemista jo lukenut huolella yleiset ohjeet hakemisesta ja hakukierroksen hakuilmoituksen sekä tutustunut suunnitteluohjeisiin ja vaihtokohteisiin. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua ota yhteyttä liikkuvuuspalveluihin. Tukea hakemuksen tekemiseen saat myös hakuklinikoilta.

Hakijaksi rekisteröityminen Mobility Online -järjestelmässä

Hakuportaalissa on kaksi eri tapaa etsiä tiedot riippuen siitä mihin vaihto-ohjelmaan haet.

  1. Jos haet yliopiston/tiedekuntasi/koulutusohjelmasi/tieteenalasi omiin vaihtosopimuksiin perustuvia vaihtopaikkoja, valitse tämä hakemuslomake, kun hakuaika on käynnissä. Kesäkursseille on oma hakulomake
  2. Jos haet Erasmus-harjoitteluun (Erasmus SMP) tai apurahaa lyhytkurssiin tai freemover-vaihtoon, älä valitse alasvetovalikon vaihtoehtoja, vaan klikkaa yläreunan "Erasmus SMP…" -banneria ja valitse avautuvalta sivulta ohjelma johon haet. Katso alla olevasta kuvasta mallia. Rekisteröitymislomakkeelle pääset tämän linkin eli hakuportaalin kautta, kun hakuaika on käynnissä.Mobility Online portal picture
     

Mobility Online hakuportaalissa voit myös selata eri hakukohteita. Valitse lukuvuodeksi aina se vuosi, jonka ajaksi haet ulkomaille. Valitse sen jälkeen alareunasta "Show exchange details", jolloin tehdyn rajauksen mukaiset vaihtoehdot avautuvat. Poikkeus: jos haet vaihtoon kalenterivuodeksi 2022 (esim. Afrikka kohteet) tai jos haet kesäkurssiapurahaa kesälle 2021, valitse lukuvuodeksi 2021-2022.

Mobility Online portal valinta

 

Näet Erasmus-vaihtokohteen Display details -kohdasta (lomake-ikonista), joka löytyy vaihtoyliopistojen nimen vasemmalta puolelta, onko sopimus voimassa omaan opintovaiheeseesi. Samasta kohdasta löydät myös esim. kielitaitovaatimukset ja muita huomautuksia.

 

Kirjaudu järjestelmään yliopiston käyttäjätunnuksellasi (sama tunnus, jolla kirjaudut esimerkiksi sähköpostiisi).

Yhdellä rekisteröitymislomakkeella voit hakea vain yliopisto/yhden tiedekunnan ja oppiaineen/koulutusohjelman kohteisiin. Mikäli haluat hakea vaihtoon useamman tiedekunnan kautta tai useamman yksikön paikkoja, pitää sinun aina tehdä rekisteröityminen uudelleen ja valita toinen tiedekunta/oppiaine/koulutusohjelma vaihtoehdoksi.

 

 

Rekisteröitymislomakkeen täyttäminen

Lomakkeen henkilötiedot tulevat automaattisesti Oodista. Jos Oodin tiedoissa on virheitä, esimerkiksi vanha osoite, tee mahdolliset korjaukset ensin WebOodissa ja tee sitten vasta rekisteröityminen. Osoitetta ei voi itse päivittää Mobility Online -järjestelmään vaan tietojen on tultava Oodista. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Osoitetiedot voidaan mahdollisen valinnan jälkeen päivittää liikkuvuuspalveluista käsin kun ne on ensin korjattu Weboodiin.
Mobility Online- hakuportaalin hakemuslomkkeen ensimäinen osa

Data concerning current studies at the University of Helsinki

  • Total number of credits: Täytä tieto suoritettujen opintopisteiden määrästä kokonaisuudessaan. Tällä tarkoitetaan hakuaikaan mennessä suoritettujen opintopisteiden kokonaismäärää Helsingin yliopiston opintosuoritusotteellasi. Jos sinulla on JOO-opintoja toisesta korkeakoulusta, laske kyseessä olevat opintopisteet mukaan kokonaismäärään ja liitä JOO-opintojen opintosuoritusote mukaan hakemukseesi ylimääräisena liitteenä.
    Jos sinulla on kandidaatintutkinto toisesta korkeakoulusta, liitä kandidaatintutkinnon opintosuoritusote mukaan hakemukseesi ylimääräisenä liitteenä.
  • Weighted Grade Point Average (GPA):  Painotettu keskiarvo kaikista Weboodiin kirjatuista numeroarvioiduista opintosuorituksista. Keskiarvoa laskettaessa huomioidaan ainoastaan suoritukset, jotka on arvioitu asteikolla 0-5. Painotetun keskiarvon voi laskea esim. Excelillä, katso englanninkielinen ohjevideo. Voit myös käyttää apuna exceliin rakennettua laskukaavaa GPA:lle, Jos yksittäiset opintojaksot on koostettu kokonaisuudeksi, laske keskiarvoon mukaan suoraan kokonaisuuden arvosana. Keskiarvo lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Esimerkki:
kurssi a): 2 op, arvosana 4,
kurssi b): 3 op, arvosana 2,
kurssi c): 4 op, arvosana 5,
4 x 2 op + 2 x 3 op + 5 x 4 op = 34 / 9 op = 3,78

  • During the time of your studies at the University of Helsinki, have you had a pause due to military service, parental leave, sickness etc.? Please specify: Täytä tähän kohtaan tieto mahdollisesta tauosta tutkinto-opiskelusi aikana (esimerkiksi asevelvollisuus, perhevapaa, sairaus, kokopäiväinen työskentely, toisen tutkinnon suorittaminen tai muu sellainen syy). Opintojen etenemistahti on yksi vaihtovalintoihin vaikuttavista tekijöistä, minkä takia on tärkeää, että ilmoitat mahdollisista tauoista. Jos et ole lisännyt selvitystä tauon syystä ja kestosta, opintojen etenemistahtisi lasketaan opiskeluvuosien perusteella alkaen ajankohdasta, jolloin sait opinto-oikeuden Helsingin yliopistossa.

Previous participation in student mobility

  • Täytä tieto mahdollisista aikaisemmista opinnoista ulkomailla. Tällä tarkoitetaan korkeakouluopintoihin kuuluvaa ulkomaan opiskelijavaihtojaksoa. Jos olet ollut vaihdossa ennen korkeakouluopintoja sitä ei tarvitse mainita.

Data concerning the stay abroad (NB! the stated order is binding!)

Hakulomakeen osa Planed studies abroad

  • Valitse ensiksi tiedekunta ja mahdollinen laitos/koulutusohjelma/suuntautuminen jonka sopimuksella haluat hakea vaihtoon. (Kaikkien tasojen vaihtokohteita voi lisätä samalle lomakkeelle). Jos haet kahden tiedekunnan / oppiaineen/koulutusohjelman sopimuksilla joudut täyttämään kaksi lomaketta. Jos tiedekuntaasi ei löydy listalta, jätä silloin tiedekunta tyhjäksi ja valitse hakukohde merkitsemättä tiedekuntaa.
  • Tämän jälkeen voit valita ensisijaisen hakukohteen yliopiston/tiedekunna/koulutusohjelman tarjonnan mukaan
  • Valitse Planned Field of Study of host University sen mukaan mitä alaa tulet opiskelemaan vaihtokohteessa. Huomio että sopimuksen taso (esim oppiaine/ tiedekunta) voi rajata alaa jota sopimuksella voi opiskella.
  • Stay from / Stay to: Arvioi vaihtoaikasi päivämäärät kuluvan lukuvuoden tietojen mukaan mikäli seuraavan lukuvuoden tietoja ei ole vielä saatavilla. Vaihtoaikaan kuuluu orientaatio, kurssit ja loppukoe eli esimerkiksi vaihdon jälkeistä loma-aikaa ei lasketa mukaan vaihtoaikaan.

    • Yliopistonlaajuiset ja yksikkökohtaiset sopimukset (University bilateral agreements ja Faculty and Unit bilateral agreements -ohjelmat): Tiedot löytyvät vaihtokohteiden kuvauksista. Jos kuvauksessa lukee esim. syyskuu-tammikuun loppu, valitse päivämääriksi 1.9.-31.1.
    • Muut vaihto-ohjelmat: Löydät tiedon yleensä kohdeyliopiston verkkosivuilta. 
  • Valitse Semester of Stay sen mukaan mikä on päivämäärien mukaan HY:n vastaavaa lukukausi.
  • Valitse mahdollinen 2., 3. ja 4. hakukohteesi ja vastaa samoihin kohtiin niiden osalta.
  • Are you applying for other exchange destinations with more than one form at the same time where the applications are for different Faculties, departments or subjects? Tämä kohta on pakko täyttää jos täytät enemmän kuin yhden hakulomakkeen / hakukierros
  • If you are not chosen for exchange, are you interested in hearing about other possibilities available in your target country or target area? Tällä tarkoitetaan sitä, että jos sinua ei valita vaihtoon toivomiisi kohteisiin, sinulle voidaan harkinnanvaraisesti hyvän hakemuksesi perusteella tarjota jälkikäteen mahdollisuutta tulla valituksi sellaiseen vaihtokohteeseen, jossa on edelleen tilaa. Jos vastaat ”kyllä”, sinulle voidaan antaa mahdollisuus tulla valituksi valintapäätösten yhteydessä ilmoitettavaan/ilmoitettaviin yliopistoihin toivomaksesi ajaksi ilman uutta, erillistä hakemusta. Saat 1-2 viikkoa aikaa harkita päätöstä tiedon saamisen jälkeen. Jos haluat ottaa tarjotun mahdollisuuden vastaan, sinun on tehtävä uusi opintosuunnitelma, mutta muuta ei tarvita - saat sen jälkeen myönteisen valintapäätöksen sinulle tarjottuun yliopistoon. Kyllä-vastaus ei vähennä mahdollisuuksiasi tulla valituksi hakemuksessasi listaamiisi hakukohteisiin.

Language competence

  • Täytä pääasiallinen opiskelukieli eli kieli, joilla opiskelet vaihtokohteessa (Huom! Kielitaidon arviointiin käytetään vaihtovalinnoissa kielitaitovaatimusten mukaisia tietoja eli esimerkiksi tarvittaessa opintosuoritusotetta/erillistä kielitaitotodistusta, joka sinun tulee ladata myöhemmässä vaiheessa hakemuksesi liitteeksi.) Mobility Onlinessa voi merkitä vain yhden opiskelukielen/kohdeyliopisto. Jos olet hakemassa yliopistoon, jossa opiskelet kahdella kielellä, merkitse tähän pääasiallinen opiskelukieli. 
  • If your language skills do not yet meet the language....  Voit esim. mainita tässä kesken olevat kielikurssit Helsingin yliopistossa
  • Merkitse myös jos ajoitta suorittaa opintoja eri kielillä vaihdon aikana esim. englanti ja japani.

Emergency contact information

  • Täytä yhteyshenkilön tiedot hätätapauksen varalta. Tarvitsemme tiedon, jotta tiedämme keneen otamme yhteyttä, jos sinulle tapahtuu jotain vaihdon aikana.

Other information

  • Special arrangements: Täytä tarvittaessa tieto mahdollisen lisätuen tarpeesta. Erasmus-opiskelijavaihdossa ja muissa opetushallituksen rahoittamissa ohjelmissa on mahdollista saada esteettömyystukea, jos sinulla on erityistarpeita. Lisätietoa löydät Vaihdon rahoitus -ohjeen kohdasta "Esteettömyystuki".
  • Anna lupa My contact data käyttöön niin että liikkuvuuspalvelut voivat lähettää sinulle tietoa vaihtoon liittyen. (Vahvasti suositeltu)

Kun olet valmis, lähetä rekisteröitymislomake painamalla ”Send registration form” -painiketta. HUOM! Tämän jälkeen voit itse muokata joitakin lomakkeen tietoja siihen asti että olet vahvistanut hakemuksen valmiiksi ja lähettänyt sen liikkuvuuspalveluille. Mikäli haluat päivittää tietoja tämän jälkeen ota yhteyttä osoitteeseen studentexchange@helsinki.fi.

Saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen automaattiviestin hakuprosessista sekä linkin Mobility Online -hakemuksesi kirjautumissivulle. Lue saamasi ohjeet huolellisesti – olet tässä kohtaa täyttänyt vasta rekisteröitymislomakkeen, joka EI ole vielä valmis hakemus!

 

Hakuprosessin eteneminen rekisteröitymislomakkeen täytön jälkeen

Kirjaudu sisään Mobility Online -tilillesi sähköpostin linkin kautta tai osoitteessa https://kvl.it.helsinki.fi. Mobility Onlineen kirjaudutaan yliopiston käyttäjätunnuksilla (sama, jolla kirjaudut esim. sähköpostiin).

Application selection -näkymässä näet jokaisen rekisteröimäsi hakulomakkeen. Jos valitsit useamman kohteen samaan rekisteröintilomakkeeseen, näet tässä näkymässä ainoastaan 1. kohteen tiedot. Valitse käsiteltävä hakemus. Vasemman yläkulman valikosta pääset takaisin Application selection -näkymään.

Show Application Work-Flow -näkymässä näet hakemuksesi tiedot. Hakemuksesi tiedoissa näkyy Necessary steps, eli kohdat, jotka sinun pitää käydä läpi ennen kuin hakemuksesi on valmis (Huom! Seuraavat kohdat tulee täyttää järjestyksessä; osa niistä ei ole valittavissa ennen kuin edellinen on täytetty)
Hakuportaalin näkymä hakemuksesta

  • Display Application Data: Tästä pääset halutessasi tarkastelemaan rekisteröitymislomakkeesi tietoja sekä tekemään joitakin muutoksia tietoihin.
  • Download Application Form: Lataa ja tallenna hakemuslomake (hakemuksesi kooste) koneellesi pdf-tiedostona. Hakemuslomaketta ei tarvitse allekirjoittaa tai liittää hakemukseen.
  • Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, possible learning agreement and learning agreement): Liitä tähän palautuskansioon hakuohjeissa mainitut vaadittavat liitteet pdf-tiedostoina (opintosuoritusote, perustelukirje ja mahdollinen opintosuunnitelma ja kielitodistus).
  • Submit application with attachments: Vahvista linkkiä painamalla ja painamalla "click to update" painiketta jonka jälkeen raksitat ruudun, että olet ladannut kaikki tarvittavat liitteet hakemukseen. Tämän jälkeen liikkuvuuspalvelut tietävät, että hakemuksesi on sinun mielestä valmis ja palautettu käsiteltäväksi.

 

Hakemuksen lähettäminen

Hakemus liitteineen täytetään vain sähköisesti Mobility Online -järjestelmässä.

Lataa hakuohjeissa listatut liitteet Mobility Online -hakemukseesi (perustelukirje, opintosuoritusote ja mahdollinen opintosuunnitelma ja kielitaitotodistus). Liitteet ladataan hakemukseesi kohdasta ” Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, )”. Liitteitä ei tarvitse allekirjoittaa.

Kun olet ladannut kaikki tarvittavat liitteet, lähetä hakemus kohdasta "submit application with attachments". Merkitse rasti ruutuun ja paina sen jälkeen “save” -painiketta. Hakemuksesi on nyt valmis. Noin viikon kuluessa haku deadlinesta näet liikkuvuuspalvelujen tekemän ruksin hakemuksesi kohdassa "Application documents received". Se tarkoittaa, että hakemuksesi on kunnossa. Jos hakemuksesi ei ole kunnossa, niin sinuun otetaan yhteyttä ja voit pyynnön perusteella vielä täydentää hakemustasi annetun määräajan kuluessa.

Saat tiedon valintapäätöksestä sähköpostitse hakuilmoituksessa kerrottuun päivämäärään mennessä. Tieto valintapäätöksestä saapuu englanninkielisenä ja lähettäjä on studentexchange@helsinki.fi. Viestissä ilmoitettu päätös koskee aina kaikkia samalle hakemuslomakkeelle listaamiasi kohteita.

Teknisiä ongelmia?

Sähköinen rekisteröitymislomake hakee osan hakemuksesi tiedoista suoraan Weboodista, joten Weboodin käyttökatko estää näin hakemuksen tekemisen. Huomioi siis mahdolliset etukäteen tiedossa olevat Weboodin käyttökatkot.

Erikoismerkit (^¨½*’) salasanassa voivat aiheuttaa kirjautumisongelmia. Jos yliopiston salasanassasi on erikoismerkkejä ja et pääse järjestelmään sisään, sinun tulee vaihtaa yliopiston salasanasi (AD-tunnus) helpdeskin kotisivuilla.

Tukea hakemuslomakkeen täyttämiseen ja teknisiin ongelmatilanteisiin saa liikkuvuuspalveluista saat sähköpostilla osoitteesta studentexchange@helsinki.fi.  Kiireellisessä tapauksessa voit myös soittaa +358 2941 22401 (10-15).Kun lähetät viestin, liitä mukaan mahdollisimman tarkka ongelmakuvaus (mihin ohjelmaan haet, missä tilanteessa ongelma ilmeni, mahdollinen virheilmoitusteksti Mobility Onlinesta).