Hakeminen Mobility Onlinessa

1. Jos haet yliopiston/tiedekuntasi/koulutusohjelmasi omiin vaihtosopimuksiin perustuvia vaihtopaikkoja, valitse tämä hakulomake, kun hakuaika on käynnissä. Kesäkursseille on oma hakulomake. Jos haet Erasmus-harjoitteluun (Erasmus SMT) tai apurahaa lyhytkurssiin tai freemover-vaihtoon löydät hakulomakkeet täältä.
2. Kirjaudu järjestelmään yliopiston käyttäjätunnuksellasi (sama tunnus, jolla kirjaudut esimerkiksi sähköpostiisi).
3. Valitse lukuvuodeksi aina se vuosi, jonka ajaksi haet ulkomaille. Poikkeus: jos haet vaihtoon kalenterivuodeksi 2024, valitse 2023-2024 tai jos haet kesäkurssiapurahaa kesälle 2023, valitse lukuvuodeksi 2022-2023.
4. Yhdellä rekisteröitymislomakkeella voit hakea vain yhden tiedekunnan/koulutusohjelman kohteisiin. Mikäli haluat hakea vaihtoon useamman tiedekunnan tai koulutusohjelman paikkoja, pitää sinun aina tehdä rekisteröityminen uudelleen ja valita toinen tiedekunta/koulutusohjelma vaihtoehdoksi.

Lomakkeen henkilötiedot tulevat automaattisesti Sisusta. Jos Sisun tiedoissa on virheitä, esimerkiksi vanha osoite, tee mahdolliset korjaukset ensin Sisussa ja tee sitten vasta rekisteröityminen. Osoitetta ei voi itse päivittää Mobility Online -järjestelmään vaan tietojen on tultava Sisusta. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. 

Data concerning current studies at the University of Helsinki

• Total number of credits: Tieto suoritettujen opintopisteiden määrästä tulee suoraan Sisusta ja sisältää kaikki rekisterissä olevat opintopisteet. Pistemäärää ei voi itse muuttaa. Tarkistamme opintopisteiden määrän opintosuoritusotteelta, koska opintopisteiden määrä on jossain tapauksissa siirtynyt Sisusta Mobility Onlineen väärin. Mobility Onlinessa näkyvä väärä opintopistemäärä ei vaikuta hakuun. Jos sinulla on JOO-opintoja toisesta korkeakoulusta, eikä niitä vielä näy HY:n opintorekisterissä, liitä JOO-opintojen opintosuoritusote mukaan hakemukseesi ylimääräisenä liitteenä. Jos sinulla on kandidaatintutkinto toisesta korkeakoulusta, liitä kandidaatintutkinnon opintosuoritusote mukaan hakemukseesi ylimääräisenä liitteenä
• Weighted Grade Point Average (GPA):  Kopioi tähän kenttään keskiarvo, joka löytyy Sisusta lataamassasi kaikkien opintojen opintosuoritusotteessa. Painotettu keskiarvo muodostuu kaikista Sisuun kirjatuista numeroarvioiduista opintosuorituksista.
• During the time of your studies at the University of Helsinki, have you had a pause due to military service, parental leave, sickness etc.? Please specify: Täytä tähän kohtaan tieto mahdollisesta tauosta tutkinto-opiskelusi aikana (esimerkiksi asevelvollisuus, perhevapaa, sairaus, kokopäiväinen työskentely, toisen tutkinnon suorittaminen tai muu sellainen syy). Opintojen etenemistahti on yksi vaihtovalintoihin vaikuttavista tekijöistä, minkä takia on tärkeää, että ilmoitat mahdollisista tauoista. Jos et ole lisännyt selvitystä tauon syystä ja kestosta, opintojen etenemistahtisi lasketaan opiskeluvuosien perusteella alkaen ajankohdasta, jolloin sait opinto-oikeuden Helsingin yliopistossa.

Previous participation in student mobility

• Täytä tieto mahdollisista aikaisemmista opinnoista ulkomailla tai jos sinut on aikaisemmin valittu HY:ssa opiskelijavaihtoon. Tällä tarkoitetaan korkeakouluopintoihin kuuluvaa ulkomaan opiskelijavaihtojaksoa. Jos olet ollut vaihdossa ennen korkeakouluopintoja sitä ei tarvitse mainita.

Data concerning the stay abroad (NB! the stated order is binding!)

• Valitse ensiksi tiedekunta, jonka sopimuksella haluat hakea vaihtoon. Lisää Iso-Britannian kohteiden osalta mahdollinen laitos/koulutusohjelma/suuntautuminen. Jos haet yliopistonlaajuisella sopimuksella, valitse tiedekuntasi Helsingin yliopistossa. (Kaikkien tasojen vaihtokohteita voi lisätä samalle lomakkeelle). Jos haet kahden tiedekunnan sopimuksilla joudut täyttämään kaksi lomaketta. Huom! Jos haet yliopistontasoisen sopimuksen kautta, etkä löydä listasta omaa tiedekuntaasi, voit jättää tämän Faculty-kohdan tyhjäksi. Se ei ole pakollinen kenttä.
• Tämän jälkeen voit valita ensisijaisen hakukohteen yliopiston/tiedekunnan/koulutusohjelman tarjonnan mukaan
• Valitse Planned Field of Study of host University sen mukaan mitä alaa tulet opiskelemaan vaihtokohteessa. Huomio, että sopimuksen taso (esim. tiedekunta/oppiaine) voi rajata aloja, joita sopimuksella voi opiskella.
• Stay from / Stay to: Arvioi vaihtoaikasi päivämäärät kuluvan lukuvuoden tietojen mukaan, mikäli seuraavan lukuvuoden tietoja ei ole vielä saatavilla. Vaihtoaikaan kuuluu orientaatio, kurssit ja loppukoe eli esimerkiksi vaihdon jälkeistä loma-aikaa ei lasketa mukaan vaihtoaikaan.
  • Yliopistonlaajuiset ja yksikkökohtaiset sopimukset (University bilateral agreements ja Faculty and Unit bilateral agreements -ohjelmat): Tiedot löytyvät vaihtokohteiden kuvauksista. Jos kuvauksessa lukee esim. syyskuu-tammikuun loppu, valitse päivämääriksi 1.9.-31.1.
  • Muut vaihto-ohjelmat: Löydät tiedon yleensä kohdeyliopiston verkkosivuilta. 
• Valitse Semester of Stay sen mukaan mikä on päivämäärien mukaan HY:n vastaava lukukausi.
• Valitse mahdollinen 2., 3. ja 4. hakukohteesi ja vastaa samoihin kohtiin niiden osalta.
• Are you applying for other exchange destinations with more than one form at the same time where the applications are for different Faculties, departments or subjects? Tämä kohta on pakko täyttää jos täytät enemmän kuin yhden hakulomakkeen / hakukierros
• If you are not chosen for exchange, are you interested in hearing about other possibilities available in your target country or target area? Tällä tarkoitetaan sitä, että jos sinua ei valita vaihtoon toivomiisi kohteisiin, sinulle voidaan harkinnanvaraisesti hyvän hakemuksesi perusteella tarjota jälkikäteen mahdollisuutta tulla valituksi sellaiseen vaihtokohteeseen, jossa on edelleen tilaa. Jos vastaat ”kyllä”, sinulle voidaan antaa mahdollisuus tulla valituksi valintapäätösten yhteydessä ilmoitettavaan/ilmoitettaviin yliopistoihin toivomaksesi ajaksi ilman uutta, erillistä hakemusta. Saat 1-2 viikkoa aikaa harkita päätöstä tiedon saamisen jälkeen. Jos haluat ottaa tarjotun mahdollisuuden vastaan, sinun on tehtävä uusi opintosuunnitelma, mutta muuta ei tarvita - saat sen jälkeen myönteisen valintapäätöksen sinulle tarjottuun yliopistoon. Kyllä-vastaus ei vähennä mahdollisuuksiasi tulla valituksi hakemuksessasi listaamiisi hakukohteisiin.
• Which Faculty at the host university do you mainly wish to take courses from? Please list them for all the destinations you are applying to. Valinnainen kenttä, mutta erityisesti Euroopan ulkopuolisissa kohteissa olisi hyvä listata, mistä tiedekunnasta olet valinnut kurssisi. 

Language competence

• Täytä pääasiallinen opiskelukieli eli kieli, joilla opiskelet vaihtokohteessa (Huom! Kielitaidon arviointiin käytetään vaihtovalinnoissa kielitaitovaatimusten mukaisia tietoja eli esimerkiksi tarvittaessa opintosuoritusotetta/erillistä kielitaitotodistusta, joka sinun tulee ladata myöhemmässä vaiheessa hakemuksesi liitteeksi.) Mobility Onlinessa voi merkitä vain yhden opiskelukielen/kohdeyliopisto. Jos olet hakemassa yliopistoon, jossa opiskelet kahdella kielellä, merkitse tähän pääasiallinen opiskelukieli. Lisää myös kielitaitotasosi kyseisestä kielestä CEFR-skaalan mukaan.
• If your language skills do not yet meet the language....  Voit esim. mainita tässä kesken olevat kielikurssit Helsingin yliopistossa
• Merkitse myös jos aioit suorittaa opintoja eri kielillä vaihdon aikana esim. englanti ja japani.

Emergency contact information

• Täytä yhteyshenkilön tiedot hätätapauksen varalta. Tarvitsemme tiedon, jotta tiedämme keneen otamme yhteyttä, jos sinulle tapahtuu jotain vaihdon aikana.

Other information

• Special arrangements: Täytä tarvittaessa tieto mahdollisen lisätuen tarpeesta. Erasmus-opiskelijavaihdossa ja muissa opetushallituksen rahoittamissa ohjelmissa on mahdollista saada esteettömyystukea, jos sinulla on erityistarpeita. Lisätietoa löydät Vaihdon rahoitus -ohjeen kohdasta "Esteettömyystuki".
• Anna lupa My contact data käyttöön niin että kansainvälisen koulutusyhteistyön palvelut voivat lähettää sinulle tietoa vaihtoon liittyen. (Vahvasti suositeltu)

Kun olet valmis, lähetä rekisteröitymislomake painamalla ”Send registration form” -painiketta. HUOM! Tämän jälkeen voit itse muokata joitakin lomakkeen tietoja siihen asti että olet vahvistanut hakemuksen valmiiksi ja lähettänyt sen kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluille. Mikäli haluat päivittää tietoja tämän jälkeen ota yhteyttä osoitteeseen studentexchange@helsinki.fi.

Saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen automaattiviestin hakuprosessista sekä linkin Mobility Online -hakemuksesi kirjautumissivulle. Lue saamasi ohjeet huolellisesti – olet tässä kohtaa täyttänyt vasta rekisteröitymislomakkeen, joka EI ole vielä valmis hakemus!

Kirjaudu sisään Mobility Online -tilillesi sähköpostin linkin kautta tai osoitteessa https://kvl.it.helsinki.fi. Mobility Onlineen kirjaudutaan yliopiston käyttäjätunnuksilla (sama, jolla kirjaudut esim. sähköpostiin).

Application selection -näkymässä näet jokaisen rekisteröimäsi hakulomakkeen. Jos valitsit useamman kohteen samaan rekisteröintilomakkeeseen, näet tässä näkymässä ainoastaan 1. kohteen tiedot. Valitse käsiteltävä hakemus. Vasemman yläkulman valikosta pääset takaisin Application selection -näkymään.

Show Application Work-Flow -näkymässä näet hakemuksesi tiedot. Hakemuksesi tiedoissa näkyy Necessary steps, eli kohdat, jotka sinun pitää käydä läpi ennen kuin hakemuksesi on valmis (Huom! Seuraavat kohdat tulee täyttää järjestyksessä; osa niistä ei ole valittavissa ennen kuin edellinen on täytetty)

• Display Application Data: Tästä pääset halutessasi tarkastelemaan rekisteröitymislomakkeesi tietoja sekä tekemään joitakin muutoksia tietoihin.
• Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, possible learning agreement and learning agreement): Liitä tähän palautuskansioon hakuohjeissa mainitut vaadittavat liitteet pdf-tiedostoina (opintosuoritusote, perustelukirje ja mahdollinen opintosuunnitelma ja kielitodistus).
• Submit application with attachments: Vahvista linkkiä painamalla ja painamalla "click to update" painiketta jonka jälkeen raksitat ruudun, että olet ladannut kaikki tarvittavat liitteet hakemukseen. Tämän jälkeen kansainvälisen koulutusyhteistyön palvelut tietävät, että hakemuksesi on sinun mielestä valmis ja palautettu käsiteltäväksi.

Hakemus liitteineen täytetään vain sähköisesti Mobility Online -järjestelmässä.

Lataa hakuohjeissa listatut liitteet Mobility Online -hakemukseesi (perustelukirje, opintosuoritusote ja mahdollinen opintosuunnitelma ja kielitaitotodistus). Liitteet ladataan hakemukseesi kohdasta ”Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, )”. Liitteitä ei tarvitse allekirjoittaa.

Kun olet ladannut kaikki tarvittavat liitteet, lähetä hakemus kohdasta "submit application with attachments". Merkitse rasti ruutuun ja paina sen jälkeen “save” -painiketta. Hakemuksesi on nyt valmis. Noin viikon kuluessa hakudeadlinesta näet kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluiden tekemän ruksin hakemuksesi kohdassa "Application documents received". Se tarkoittaa, että hakemuksesi on kunnossa. Jos hakemuksesi ei ole kunnossa, niin sinuun otetaan yhteyttä ja voit pyynnön perusteella vielä täydentää hakemustasi annetun määräajan kuluessa.

Saat tiedon valintapäätöksestä sähköpostitse hakuilmoituksessa kerrottuun päivämäärään mennessä. Tieto valintapäätöksestä saapuu englanninkielisenä ja lähettäjä on studentexchange@helsinki.fi. Viestissä ilmoitettu päätös koskee aina kaikkia samalle hakemuslomakkeelle listaamiasi kohteita.

Sähköinen rekisteröitymislomake hakee osan hakemuksesi tiedoista suoraan Sisusta, joten Sisun käyttökatko estää näin hakemuksen tekemisen. Huomioi siis mahdolliset etukäteen tiedossa olevat Sisun käyttökatkot.

Erikoismerkit (^¨½*’) salasanassa voivat aiheuttaa kirjautumisongelmia. Jos yliopiston salasanassasi on erikoismerkkejä ja et pääse järjestelmään sisään, sinun tulee vaihtaa yliopiston salasanasi (AD-tunnus) helpdeskin kotisivuilla.

Tukea hakemuslomakkeen täyttämiseen ja teknisiin ongelmatilanteisiin saa kansainvälisen koulutusyhteistyön palveluilta sähköpostilla osoitteesta studentexchange@helsinki.fi. Kiireellisessä tapauksessa voit myös soittaa +358 2941 22401 (12-14). Kun lähetät viestin, liitä mukaan mahdollisimman tarkka ongelmakuvaus (mihin ohjelmaan haet, missä tilanteessa ongelma ilmeni, mahdollinen virheilmoitusteksti Mobility Onlinesta).