Hakeminen Mobility Online -portaalissa

Vaihtohakemus aloitetaan rekisteröitymällä hakijaksi. Rekisteröitymislomakkeelle pääset tämän linkin eli hakuportaalin kautta, kun hakuaika on käynnissä.

Hakuportaalissa on kolme eri tapaa etsiä tiedot riippuen siitä mihin vaihto-ohjelmaan haet.

1. Jos haet tiedekuntasi/koulutusohjelmasi/tieteenalasi omiin vaihtosopimuksiin perustuvia vaihtopaikkoja, valitse alasvetovalikoista vaihto-ohjelma (exchange programme), lukuvuosi (academic year) sekä Faculty -valikosta oma tiedekuntasi ja tarvittaessa oma koulutusohjelmasi/osasto, johon koulutusohjelmasi kuuluu. Tähän luokkaan kuuluvat Erasmus (SMS), Nordplus, Swiss-European Mobility ja Faculty and Unit bilateral agreements -nimiset vaihto-ohjelmat.
2. Jos haet yliopistonlaajuisia vaihtopaikkoja, toimi muutoin edellä mainitulla tavalla, mutta jätä alasvetovalikossa Faculty -kohta tyhjäksi, jotta saat hakuportaalista näkyviin kaikkien tiedekuntien opiskelijoille tarkoitetut vaihtosopimukset. Tähän luokkaan kuuluvat Erasmus university-wide, University bilateral agreements-, Erasmus+ globaaliliikkuvuus- ja kesäkurssipaikat (summer courses).
3. Jos haet North2North tai Erasmus-harjoitteluun (Erasmus SMP) tai apurahaa lyhytkurssiin tai freemover-vaihtoon, älä valitse alasvetovalikon vaihtoehtoja, vaan klikkaa yläreunan "North2North, Erasmus SMP…" -banneria ja valitse avautuvalta sivulta ohjelma johon haet. Katso vieressä olevasta kuvasta mallia.

Valitse lukuvuodeksi aina se vuosi, jonka ajaksi haet ulkomaille. Valitse sen jälkeen alareunasta "Show exchange details", jolloin tehdyn rajauksen mukaiset vaihtoehdot avautuvat. Poikkeus: jos haet vaihtoon kalenterivuodeksi 2021 (esim. Australian kohteet) tai jos haet kesäkurssiapurahaa kesälle 2020, valitse lukuvuodeksi 2020-2021.

Näet Erasmus-vaihtokohteen Display details -kohdasta (lomake-ikonista), joka löytyy vaihtoyliopistojen nimen vasemmalta puolelta, onko sopimus voimassa omaan opintovaiheeseesi. Samasta kohdasta löydät myös esim. kielitaitovaatimukset ja muita huomautuksia.

Valitse ensisijainen vaihtokohteesi klikkaamalla vihreää palloa vasemmassa reunassa haluamasi kohteen vieressä (mahdollinen 2. ja 3. hakukohde merkitään hakemukseen vasta myöhemmin), jolloin pääset sivulle, johon merkitään omat tietosi.

Kirjaudu järjestelmään yliopiston käyttäjätunnuksellasi (sama tunnus, jolla kirjaudut esimerkiksi sähköpostiisi).

Yhdellä rekisteröitymislomakkeella voit hakea vain saman vaihto-ohjelman kohteisiin ja Erasmus-haussa ainoastaan yhden yksikön paikkoja. Mikäli haluat hakea vaihtoon useamman vaihto-ohjelman kautta tai useamman yksikön Erasmus-paikkoja, pitää sinun aina tehdä rekisteröityminen uudelleen etsimällä hakukohteesi hakuportaalista.

Lomakkeen henkilötiedot tulevat automaattisesti Oodista. Jos Oodin tiedoissa on virheitä, esimerkiksi vanha osoite, tee mahdolliset korjaukset ensin WebOodissa ja tee sitten vasta rekisteröityminen. Osoitetta ei voi itse päivittää Mobility Online -järjestelmään vaan tietojen on tultava Oodista. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Osoitetiedot voidaan mahdollisen valinnan jälkeen päivittää liikkuvuuspalveluista käsin kun ne on ensin korjattu Weboodiin.

Data concerning current studies at the University of Helsinki

• Total number of credits: Täytä tieto suoritettujen opintopisteiden määrästä kokonaisuudessaan. Tällä tarkoitetaan hakuaikaan mennessä suoritettujen opintopisteiden kokonaismäärää Helsingin yliopiston opintosuoritusotteellasi. Jos sinulla on JOO-opintoja toisesta korkeakoulusta, laske kyseessä olevat opintopisteet mukaan kokonaismäärään ja liitä JOO-opintojen opintosuoritusote mukaan hakemukseesi ylimääräisena liitteenä.
  Jos sinulla on kandidaatintutkinto toisesta korkeakoulusta, liitä kandidaatintutkinnon opintosuoritusote mukaan hakemukseesi ylimääräisena liitteenä.
• Weighted Grade Point Average (GPA):  Painotettu keskiarvo kaikista Weboodiin kirjatuista numeroarvioiduista opintosuorituksista. Keskiarvoa laskettaessa huomioidaan ainoastaan suoritukset, jotka on arvioitu asteikolla 0-5. Painotetun keskiarvon voi laskea esim. excelillä, katso englanninkielinen ohjevideo. Jos yksittäiset opintojaksot on koostettu kokonaisuudeksi, laske keskiarvoon mukaan suoraan kokonaisuuden arvosana. Keskiarvo lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Esimerkki:
kurssi a): 2 op, arvosana 4,
kurssi b): 3 op, arvosana 2,
kurssi c): 4 op, arvosana 5,
4 x 2 op + 2 x 3 op + 5 x 4 op = 34 / 9 op = 3,78

• During the time of your studies at the University of Helsinki, have you had a pause due to military service, parental leave, sickness etc.? Please specify: Täytä tähän kohtaan tieto mahdollisesta tauosta tutkinto-opiskelusi aikana (esimerkiksi asevelvollisuus, perhevapaa, sairaus, kokopäiväinen työskentely, toisen tutkinnon suorittaminen tai muu sellainen syy). Opintojen etenemistahti on yksi vaihtovalintoihin vaikuttavista tekijöistä, minkä takia on tärkeää, että ilmoitat mahdollisista tauoista. Jos et ole lisännyt selvitystä tauon syystä ja kestosta, opintojen etenemistahtisi lasketaan opiskeluvuosien perusteella alkaen ajankohdasta, jolloin sait opinto-oikeuden Helsingin yliopistossa.

Previous participation in student mobility

• Täytä tieto mahdollisista aikaisemmista opinnoista ulkomailla. Tällä tarkoitetaan korkeakouluopintoihin kuuluvaa ulkomaan opiskelijavaihtojaksoa. Jos olet ollut vaihdossa ennen korkeakouluopintoja, esim. lukiossa, voit halutessasi mainita siitä. Lukioaikainen vaihto ei vaikuta mahdollisuuksiisi tulla valituksi.

Data concerning the stay abroad (NB! the stated order is binding!)

• Ensisijaisen hakukohteesi nimi tulee automaattisesti lomakkeelle.
• Planned study level at the host institution: Merkitse minkä opintovaiheen kursseja suunnittelet suorittavasi vaihdon aikana (BA=bachelor's degree, MA=master's degree). Huomioi, että vaihtoyliopistolla voi olla omia linjauksia sen suhteen, minkä opintovaiheen kursseja voit vaihdon aikana suorittaa. Lue lisää Haku ja Hakeminen -ohjeen kohdasta "Mille tutkintotasolle vaihtoni sijoittuu?".
• Stay from / Stay to: Arvioi vaihtoaikasi päivämäärät kuluvan lukuvuoden tietojen mukaan mikäli seuraavan lukuvuoden tietoja ei ole vielä saatavilla. Vaihtoaikaan kuuluu orientaatio, kurssit ja loppukoe eli esimerkiksi vaihdon jälkeistä loma-aikaa ei lasketa mukaan vaihtoaikaan.
  • Yliopistonlaajuiset ja yksikkökohtaiset sopimukset (University bilateral agreements ja Faculty and Unit bilateral agreements -ohjelmat): Tiedot löytyvät vaihtokohteiden kuvauksista. Jos kuvauksessa lukee esim. syyskuu-tammikuun loppu, valitse päivämääriksi 1.9.-31.1.
  • Muut vaihto-ohjelmat: Löydät tiedon yleensä kohdeyliopiston verkkosivuilta.
• Valitse mahdollinen 2. tai 3. hakukohteesi ja vastaa samoihin kohtiin niiden osalta.
• Are you applying for other exchange destinations/programmes at the same time / Your preferred order of these exchange destinations/programmes, if you are applying for several programmes at the same time? Jos haet vaihtoon usean eri vaihto-ohjelman kautta, vastaa rekisteröitymislomakkeessa, millaiseen prioriteettijärjestykseen asetat kohteet. Esim. 1. Erasmus, 2. Afrikka, 3. Nordplus. Jos haet vaihtoon saman vaihto-ohjelman kautta monella eri rekisteröitymislomakkeella ja hakemuksella (esimerkiksi kahden eri yksikön Erasmus-vaihtopaikkoja), merkitse prioriteettilistaan myös mihin Erasmus-kohteeseen toivot ensisijaisesti tulevasi valituksi. Esim. 1. Pariisi, 2. Toulouse, 3. Milano, tai vastaava listaus. Ilmaise ja perustele prioriteettijärjestyksesi myös perustelukirjeessäsi. Prioriteettilistasi otetaan huomioon, kun vaihtovalintoja tehdään. Sinulle tarjotaan kuitenkin vain yhtä paikkaa. Prioriteettilistasi ei vähennä mahdollisuuksiasi tulla valituksi ykköskohteeseesi.
• If you are not chosen for exchange, are you interested in hearing about other possibilities available in your target country or target area? Tällä tarkoitetaan sitä, että jos sinua ei valita vaihtoon toivomiisi kohteisiin, sinulle voidaan harkinnanvaraisesti hyvän hakemuksesi perusteella tarjota jälkikäteen mahdollisuutta tulla valituksi sellaiseen vaihtokohteeseen, jossa on edelleen tilaa. Jos vastaat ”kyllä”, sinulle voidaan antaa mahdollisuus tulla valituksi valintapäätösten yhteydessä ilmoitettavaan/ilmoitettaviin yliopistoihin toivomaksesi ajaksi ilman uutta, erillistä hakemusta. Saat 1-2 viikkoa aikaa harkita päätöstä tiedon saamisen jälkeen. Jos haluat ottaa tarjotun mahdollisuuden vastaan, sinun on tehtävä uusi opintosuunnitelma, mutta muuta ei tarvita - saat sen jälkeen myönteisen valintapäätöksen sinulle tarjottuun yliopistoon. Kyllä-vastaus ei vähennä mahdollisuuksiasi tulla valituksi hakemuksessasi listaamiisi hakukohteisiin.

Language competence

• Täytä pääasiallinen opiskelukieli eli kieli, joilla opiskelet vaihtokohteessa (Huom! Kielitaidon arviointiin käytetään vaihtovalinnoissa kielitaitovaatimusten mukaisia tietoja eli esimerkiksi tarvittaessa opintosuoritusotetta/erillistä kielitaitotodistusta, joka sinun tulee ladata myöhemmässä vaiheessa hakemuksesi liitteeksi.) Mobility Onlinessa voi merkitä vain yhden opiskelukielen/kohdeyliopisto. Jos olet hakemassa yliopistoon, jossa opiskelet kahdella kielellä, merkitse tähän pääasiallinen opiskelukieli. 
• Kesken olevat kielikurssit Helsingin yliopistossa
  Muissa kuin Erasmus- ja Nordplus-ohjelmissa hakulomakkeessa kysytään, osallistutko parhaillaan Helsingin yliopistossa jollekin kielikurssille ja jos niin mille. Kysymykseen vastaaminen riittää. Liikkuvuuspalvelut varmistaa tarvittaessa ilmoitetun tiedon suoraan kurssin opettajalta. Kesken olevasta kielikurssista ei tarvitse hakea erikseen todistusta kurssin opettajalta.

Emergency contact information

• Täytä yhteyshenkilön tiedot hätätapauksen varalta. Tarvitsemme tiedon, jotta tiedämme keneen otamme yhteyttä, jos sinulle tapahtuu jotain vaihdon aikana.

Other information

• Special arrangements: Täytä tarvittaessa tieto mahdollisen lisätuen tarpeesta. Erasmus-opiskelijavaihdossa ja muissa opetushallituksen rahoittamissa ohjelmissa on mahdollista saada esteettömyystukea, jos sinulla on erityistarpeita. Lisätietoa löydät Vaihdon rahoitus -ohjeen kohdasta "Esteettömyystuki".

Kun olet valmis, lähetä rekisteröitymislomake painamalla ”Send registration form” -painiketta. HUOM! Tämän jälkeen et voi enää itse muokata lomakkeen tietoja. Mikäli haluat päivittää tietoja jälkikäteen, ota yhteyttä osoitteeseen kvl-admin@helsinki.fi.

Saat antamaasi sähköpostiosoitteeseen automaattiviestin hakuprosessista sekä linkin Mobility Online -hakemuksesi kirjautumissivulle. Lue saamasi ohjeet huolellisesti – olet tässä kohtaa täyttänyt vasta rekisteröitymislomakkeen, joka EI ole vielä valmis hakemus!

Kirjaudu sisään Mobility Online -tilillesi sähköpostin linkin kautta tai osoitteessa https://kvl.it.helsinki.fi. Mobility Onlineen kirjaudutaan yliopiston käyttäjätunnuksilla (sama, jolla kirjaudut esim. sähköpostiin).

Application selection -näkymässä näet jokaisen rekisteröimäsi hakulomakkeen. Jos valitsit useamman kohteen samaan rekisteröintilomakkeeseen, näet tässä näkymässä ainoastaan 1. kohteen tiedot. Valitse käsiteltävä hakemus. Vasemman yläkulman valikosta pääset takaisin Application selection -näkymään.

Show Application Work-Flow -näkymässä näet hakemuksesi tiedot. Hakemuksesi tiedoissa näkyy Necessary steps, eli kohdat, jotka sinun pitää käydä läpi ennen kuin hakemuksesi on valmis (Huom! Seuraavat kohdat tulee täyttää järjestyksessä; osa niistä ei ole valittavissa ennen kuin edellinen on täytetty):

• Display Application Data: Tästä pääset halutessasi tarkastelemaan rekisteröitymislomakkeesi tietoja.
• Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, application form): Liitä tähän palautuskansioon hakuohjeissa mainitut vaadittavat liitteet pdf-tiedostoina (opintosuoritusote, perustelukirje, mahdollinen kielitodistus). Liitä tähän myös järjestelmässä seuraavaksi täyttämäsi opintosuunnitelma ja hakemuslomake (Learning Agreement ja Application Form).
• Complete Learning Agreement: Ks. ohjeet alta.
• Download Learning Agreement (2./3.choice): Ks. ohjeet alta.
• Download Application Form: Lopuksi lataa ja tallenna hakemuslomake (hakemuksesi kooste) koneellesi pdf-tiedostona ja liitä se kohtaan ”Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, application form)”. Hakemuslomaketta ei tarvitse allekirjoittaa.

Learning Agreement eli opintosuunnitelma tehdään Mobility Onlinessa painamalla Complete Learning Agreement -linkkiä Mobility Online -hakemuksessasi.

Kun olet valinnut Complete Learning Agreement, pääset syöttämään opintosuunnitelmasi tiedot:

• Klikkaa Enter further courses -linkkiä ja pääset syöttämään kurssi kerrallaan valitsemiesi kurssien tiedot. 
• Tallenna kunkin kurssin tiedot painamalla Create -painiketta.
• Voit muokata jälkikäteen kurssien tietoja painamalla Update record -ikonia (lomake-ikoni) kurssin nimen vieressä.
• Voit poistaa kursseja painamalla Delete record -ikonia (roskakori-ikoni) kurssin nimen vieressä.
• Jos haet useaan kohteeseen samalla hakemuksella, laadi erilliset opintosuunnitelmat jokaiseen kohteeseen aloittaen hakemuksesi kohdasta Complete Learning Agreement for the 2./3. choice.
• Lataa opintosuunnitelma(t) kohdasta Download Learning Agreement ja Download Learning Agreement for your 2./3. choice.
• Kun olet ladannut opintosuunnitelman/opintosuunnitelmat koneellesi Download Learning Agreement -kohdasta, tallenna se/ne itsellesi pdf-tiedostona ja lataa opintosuunnitelma(t) sitten hakemuksesi liitteeksi. Opintosuunnitelma(t) ladataan liitteeksi kohdasta Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, application form).
• Huom! Pelkästään kurssien syöttäminen järjestelmässä ei riitä, vaan opintosuunnitelma tulee ladata liitteeksi pdf-tiedostona yllä olevien ohjeiden mukaan. Jos sinut valitaan vaihtoon, pääset myöhemmässä vaiheessa tarvittaessa päivittämään opintosuunnitelmaa.
• Opintosuunnitelmaa ei tarvitse allekirjoittaa tässä hakuvaiheessa.

Puutteellisen opintosuunnitelman palauttaminen, esimerkiksi ainoastaan kohdeyliopiston kurssien listaaminen ja Helsingin ylipiston osuuden jättäminen tyhjäksi, tarkoittaa että hakemuksesi ei ole valmis. Puutteellisella opintosuunnitelmalla ei ole mahdollista tulla valituksi. Teethän siis opintosuunnitelman huolellisesti!
 

Hakemus liitteineen täytetään vain sähköisesti Mobility Online -järjestelmässä.

Lataa hakuohjeissa listatut liitteet Mobility Online -hakemukseesi (opintosuunnitelma, perustelukirje, hakemuslomake, opintosuoritusote ja mahdollinen kielitaitotodistus). Liitteet ladataan hakemukseesi kohdasta ” Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, application form)”. Liitteitä ei tarvitse allekirjoittaa.

Kun olet ladannut kaikki tarvittavat liitteet, lähetä hakemus kohdasta "submit application with attachments". Merkitse rasti ruutuun ja paina sen jälkeen “save” -painiketta. Hakemuksesi on nyt valmis. Noin viikon kuluessa näet liikkuvuuspalvelujen tekemän ruksin hakemuksesi kohdassa "Application documents received". Se tarkoittaa, että hakemuksesi on kunnossa. Jos hakemuksesi ei ole kunnossa, niin sinuun otetaan yhteyttä ja voit pyynnön perusteella vielä täydentää hakemustasi annetun määräajan kuluessa.

Saat tiedon valintapäätöksestä sähköpostitse hakuilmoituksessa kerrottuun päivämäärään mennessä. Tieto valintapäätöksestä saapuu englanninkielisenä ja lähettäjä on studentexchange@helsinki.fi. Viestissä ilmoitettu päätös koskee aina kaikkia samalle hakemuslomakkeelle listaamiasi kohteita.

Sähköinen rekisteröitymislomake hakee osan hakemuksesi tiedoista suoraan Weboodista, joten Weboodin käyttökatko estää näin hakemuksen tekemisen. Huomioi siis mahdolliset etukäteen tiedossa olevat Weboodin käyttökatkot.

Erikoismerkit (^¨½*’) salasanassa voivat aiheuttaa kirjautumisongelmia. Jos yliopiston salasanassasi on erikoismerkkejä ja et pääse järjestelmään sisään, sinun tulee vaihtaa yliopiston salasanasi (AD-tunnus) helpdeskin kotisivuilla.

Tukea hakemuslomakkeen täyttämiseen ja teknisiin ongelmatilanteisiin saa liikkuvuuspalveluista Mobility Onlinen käytön tuesta sähköpostitse kvl-admin@helsinki.fi tai puhelimitse 02941 22953. Kun lähetät viestin, liitä mukaan mahdollisimman tarkka ongelmakuvaus (mihin ohjelmaan haet, missä tilanteessa ongelma ilmeni, mahdollinen virheilmoitusteksti Mobility Onlinesta).