Humanistinen tiedekunta: esitarkastuksen käynnistäminen

Esitarkastuksen käynnistäminen edellyttää ohjaajien puoltoa. Ohjaajat ja vastuuhenkilö myös huolehtivat sopivien esitarkastajien ja tiedekunnan edustajan etsimisestä. Tästä syystä on tärkeää, että kerrot ohjaajillesi ja vastuuhenkilöllesi hyvissä ajoin suunnitelmistasi jättää käsikirjoitus esitarkastukseen, jotta nämä ehtivät tutustua työn viimeisimpään versioon ja sopivien esitarkastajien etsiminen voidaan aloittaa.

Kun jätät työn tarkastukseen, tiedekunnan tohtorikoulutuksen palvelut on yhteydessä vastuuhenkilöösi ja ohjaajiisi, ja pyytää vastuuhenkilöltä virallista ehdotusta työn tarkastajiksi. Jos sinulle ei ole nimetty omaa vastuuhenkilöä, älä hätäile – me sovimme ohjaajiesi kanssa kuka virallisen ehdotuksen sinun tapauksessasi tekee.

Humanistisessa tiedekunnassa nimetään esitarkastuksen käynnistämisen yhteydessä tarkastajien lisäksi myös tiedekunnan edustaja, jonka tehtävä on valvoa, että tiedekunnan säädöksiä noudatetaan väitöskirjan esitarkastuksessa, julkisessa tarkastuksessa ja arvosanalautakunnassa. Tiedekunnan edustajaksi nimetään tiedekunnan professori tai tiedekuntaan työsuhteessa oleva dosentti, joka ei ole toiminut väitöskirjan ohjaajana ja tuntee hyvin tiedekunnan käytännöt väitöskirjojen tarkastuksessa. Puolueettomuuden varmistamiseksi tiedekunnan edustaja nimetään pääsääntöisesti väittelijän oman tieteenalan ulkopuolelta. Tiedekunnan edustajan nimeämisessä noudatetaan yleisiä esteellisyysperiaatteita (mm. lähisukulaisuus, lähiesihenkilösuhde).

Muista myös nämä:

• Sinun tulee olla ilmoittautunut läsnäolevaksi opiskelijaksi tarkastusprosessin käynnistämisestä aina valmistumispäivään saakka.
• Huolehdi siitä, että olet suorittanut tutkintoon kuuluvat opinnot ja tarvittavat kokonaisuudet on rekisteröity. Ainakin tutkintovaatimusten kokonaisuus Tieteenalaopinnot tulee olla suoritettuna ja rekisteröitynä kokonaisuudeksi ennen opinnäytteen jättämistä esitarkastukseen. Joskus rekisteröinnissä voi kestää, mutta älä huolehdi – esitarkastuksen käynnistämistä ei tarvitse sen takia lykätä. Jos kokonaisuudet eivät ole suunniteltuun väitöskirjan jättöpäivään mennessä ehtineet rekisteriin asti, meille riittää, että ohjaajasi vahvistaa meille sähköpostitse, että on hyväksynyt kokonaisuudet ja lähettänyt ne rekisteröitäväksi.

Opinnäytteet jätetään tarkastukseen tiedekunnan tohtorikoulutuksen palveluihin viimeistään maanantaina kaksi viikkoa ennen seuraavaa tiedekuntaneuvoston kokousta. Tarkat jättöpäivät ja tiedekuntaneuvoston kokousaikataulut löydät alempaa tältä sivulta. Opinnäytteet jätetään tarkastukseen sähköisesti:

• Täytä taustatietosi e-lomakkeelle viimeistään sinä jättöpäivänä, johon tähtäät.
• Toimita käsikirjoitus samana päivänä yhtenä pdf-tiedostona osoitteeseen hum-postgrad@helsinki.fi. Artikkeliväitöskirjan käsikirjoitus sisältää väitöskirjan yhteenvedon sekä julkaistut ja julkaisemattomat artikkelit (julkaistut artikkelit julkaisuasussaan), liitä mukaan samaan tiedostoon myös mahdollinen yhteisartikkeliselvitys. Mikäli käsikirjoitus on liian suuri lähetettäväksi sähköpostilla, käytäthän Funet Filesenderiä.
• Kun olet täyttänyt lomakkeen ja lähettänyt meille käsikirjoituksen, pyydämme ohjaajiltasi ja vastuuhenkilöltäsi ehdotusta esitarkastajiksi ja tiedekunnan edustajaksi. Ehdotuksen tulee saapua jatko-opintopalveluihin viimeistään tiedekuntaneuvoston kokousta edeltävän viikon maanantaina. Ellei ehdotusta saada ajoissa, asian käsittely voi siirtyä myöhempään kokoukseen.
• Kun saamme ehdotuksen, lähetämme sen sinulle hyväksyttäväksi. Vastaathan mahdollisimman ripeästi. 

Jos väitöskirjasi on artikkeliväitöskirja, huomioi lisäksi nämä:

• Jos väitöskirja sisältää yhteisjulkaisuja, joilla on sinun lisäksesi muita kirjoittajia, sisällytä käsikirjoitukseen selvitys siitä, mikä on ollut sinun osuutesi kussakin julkaisussa. Sisällöltään selvityksen tulee olla sellainen, että esitarkastajien on mahdollista arvioida väittelijän oman työpanoksen riittävyys.
• Lähetä yhteisartikkeliselvitys myös erillisenä tiedostona samassa sähköpostiviestissä väitöskirjakäsikirjoituksen kanssa osoitteeseen hum-postgrad@helsinki.fi.
• Selvityksen tulee olla kaikkien kirjoittajien hyväksymä. Pyydäthän siis kanssakirjoittajiltasi vahvistukset, että he hyväksyvät antamasi selvityksen ja välität tiedot hyväksymisestä tiedekunnan jatko-opintopalveluihin (vahvistukseksi käy esimerkiksi välitetty sähköpostiviesti). Tätä tietoa selvityksen hyväksymisestä ei tarvitse sisällyttää käsikirjoitukseen.
• Jos on todennäköistä, että esitarkastajat ovat ulkomaisia, laadithan selvityksen englanniksi.

Jos väitöskirjasi on ollut esitarkastuksessa jo aiemmin ja tarkastus on tuolloin rauennut, huomioi lisäksi nämä:

• Esitarkastuksen käynnistämiselle uudelleen tarvitaan aina ohjaajien ja vastuuhenkilön hyväksyntä.
• Kun jätät väitöskirjan uudelleen tarkastukseen, toimita meille samalla kirjallinen selvitys käsikirjoitukseen edellisen tarkastuskerran jälkeen tekemistäsi keskeisistä korjauksista.

Käsikirjoituksen ulkoasu

Kaikki opinnäytteet jätetään tarkastukseen pdf-muodossa. Mahdolliset erilliset tiedostot tulee yhdistää yhdeksi pdf-tiedostoksi (mikäli sinulla on ongelmia tämän kanssa, autamme tarvittaessa).

Tiedekunta ei ole antanut käsikirjoituksen ulkomuotoa koskevia ohjeita. Väittelijä voi siis käyttää omaa harkintaansa, mutta lukemisen ja käsittelyn helppous ovat varmasti hyviä lähtökohtia. Väitöskäsikirjoituksen kansilehdellä pitäisi olla seuraavat tiedot: työn nimi, väittelijän nimi ja tohtoriohjelman nimi. 

Esitarkastusvaiheen käsikirjoituksissa suositellaan pistekokoa 12. Marginaalien on syytä olla reilut, jotta tarkastajat voivat halutessaan tulostaa opinnäytteen ja tehdä marginaaleihin helposti merkintöjä.

Väitöskirjakäsikirjoituksiin sisällytetään nimiölehden jälkeen enintään 1–2 sivun pituinen suomen-, ruotsin- tai englanninkielinen tiivistelmä. Tiivistelmää varten ei ole erillistä lomaketta, vaan se on vapaamuotoinen. Tiivistelmään sisällytetään tiedot aiheesta, käytetyistä menetelmistä ja tärkeimmistä tuloksista. Tiedot esitetään sanallisesti (ei kaavoja, erikoissymboleja eikä kuvioita).

Syyslukukausi 2025

Kevätlukukausi 2026

• Esitarkastajat saavat lausunnon antamiseen aikaa neljä viikkoa, loma-ajat huomioiden.
• Kun olemme lähettäneet käsikirjoituksen tarkastajille, ilmoitamme sinulle tarkan määräpäivän, johon mennessä lausuntojen pitäisi saapua.
• Jos lausunnot myöhästyvät, me huolehdimme tarkastajien hoputtamisesta. Jos lausuntoja ei ala kuulua, voit myös aina kysellä meiltä tilannetta.
• Esitarkastajat lähettävät lausuntonsa suoraan tiedekunnalle – eivät väitöskirjatutkijalle, väitöskirjatutkijan vastuuhenkilölle eivätkä ohjaajalle. Kun olemme saaneet molemmat lausunnot, lähetämme niistä sähköpostitse pikimmiten kopiot sinulle, ohjaajillesi ja vastuuhenkilölle sekä tiedekunnan edustajalle.
• Perustellusta syystä esitarkastuslausuntojen kirjoittaminen voi viedä kauemminkin, joten väittelijän ei kannata vielä tässä vaiheessa tehdä sitovia aikataulusuunnitelmia väitöksensä suhteen. Väittelijän kuuluu tehdä esitarkastajien ehdottamat korjaukset ennen väitöskirjan lopullista valmistumista, joten myös tähän on hyvä varata aikaa jo etukäteissuunnitelmissa.
• Sinulla on oikeus esittää tiedekuntaneuvostolle huomautuksia lausunnoista ennen kuin väittelyluvan myöntämisestä päätetään. Annamme sinulle tästä tarkemmat ohjeet samassa yhteydessä, kun lähetämme lausunnot sinulle.
• Jos esitarkastajat puoltavat lausunnoissa väittelyluvan myöntämistä, pyydämme vastuuhenkilöltäsi ja ohjaajiltasi ehdotusta arvosanalautakunnan jäseniksi (vastaväittäjä, kustos ja tiedekunnan edustaja).
• Kun olet saanut väittelylupaa puoltavat lausunnot, voit myös varata tilan väitöstilaisuudellesi. Tästä saat ohjeita samalla kun saat puoltavat lausunnot tiedoksesi.
• Väittelylupa pyritään saamaan tiedekuntaneuvoston käsittelyyn mahdollisimman nopeasti – ilmoitamme sinulle väittelyluvan käsittelyn aikatauluista samalla, kun saat lausunnot.
• Vasta kun tiedekuntaneuvosto on myöntänyt väittelyluvan puoltavien esitarkastuslausuntojen perusteella, voi väittelijä edetä väitöskirjan painatukseen. Lue ensin yleiset ohjeet väittelyluvasta ja väitöskirjan julkaisemisesta.

• Jos jompikumpi tai molemmat tarkastajat antavat kielteisen lausunnon, esitarkastus pääsääntöisesti raukeaa. Saat tästä tietoa samalla kun saat lausunnot.
• Esitarkastusmenettelyn rauettua väittelijä voi pyytää uutta esitarkastusta, kun käsikirjoitukseen on tehty hylkäävässä esitarkastuslausunnossa tarkoitettuja tai muita muutoksia, ja ohjaajat ja vastuuhenkilö puoltavat esitarkastuksen käynnistämistä uudelleen.
• Tiedekunta voi pyytää tehtävään samoja tai eri esitarkastajia harkintansa mukaan. Pääsääntöisesti suosituksena on, että ainakin toinen ensimmäisen kierroksen esitarkastajista nimetään tehtävään myös toisella tarkastuskierroksella.
• Uusi tarkastuskierros etenee samalla tavalla kuin ensimmäinenkin ja korjattu käsikirjoitus tulee jättää tarkastukseen samoja ohjeita ja aikatauluja noudattaen.
• Jos saat kielteisen lausunnon, älä huolestu liikaa – useimmiten kyse on vain siitä, että väitöskirja on jätetty esitarkastukseen vähän liian hätäisesti ja kaipaa vielä hiomista.