Korona: tietoa vaihtoon lähtijöille ja vaihdossa oleville

Liikkuvuuspalvelut on kerännyt tähän ohjeita ja tietoa koronaviruksen vaikutuksesta opiskelijavaihtoihin. Seuraathan ulkoministeriön matkustustiedotteita sekä vaihtokohteesi ja -maasi tiedotusta tässä jatkuvasti muuttuvassa tilanteessa. On erittäin tärkeää noudattaa viranomaisten ja vaihtokohteen antamia ohjeistuksia.

Ohjeet lukuvuodeksi 2020-2021 vaihtoon valituille ja lukuvuodeksi 2021-2022 vaihtoon hakeville

Päivitetty 10.11.2020 klo 10:45

Liikkuvuuspalvelut ei pysty ennakoimaan, miten koronavirus mahdollisesti vaikuttaa tuleviin vaihtoihin. Keväällä 2021 ja lukuvuonna 2021-2022 alkavien vaihtojen tilanne pystytään pääsääntöisesti arvioimaan vasta hieman ennen vaihtoajan alkua. Alta löydät ohjeistusta siihen, miten valmistautua vaihtoon näinä poikkeuksellisina aikoina

Sen jälkeen, kun sinut on valittu Helsingin yliopistossa vaihtoon:

Tee vaihtoyliopiston hakemus normaalisti, jos vaihtoyliopistosi ei muuta ilmoita. Helsingin yliopisto ilmoittaa vaihtoyliopistoosi, että olet Helsingin yliopiston valitsema hakija.

  • Jos tarvitset leimoja ja allekirjoituksia vaihtoyliopistosi hakemukseen, voit pyytää niitä lähettämällä lomakkeet osoitteeseen studentexchange@helsinki.fi.
  • Tässä poikkeustilanteessa vaihtoyliopiston hakemuksessa käytetään Weboodista saatavaa opintorekisteriotetta ja opiskelutodistusta. Tämä koskee poikkeustilanteen voimassaolon ajan kaikkia vaihtokohteita.
  • Et tarvitse opintorekisteriotteen tai opiskelutodistuksen paperiversiota poikkeustilanteen aikana. Liikkuvuuspalvelut sopii tästä tarvittaessa vaihtoyliopistosi kanssa. Ota tarvittaessa yhteyttä liikkuvuuspalveluihin.

Vaihtoon valmistautuminen:

  • Sen jälkeen, kun sinut on valittu vaihtoon, osallistu liikkuvuuspalveluiden järjestämään lähtöorientaatioon.
  • Tässä epävarmassa tilanteessa COVID-19 pandemian aikana ohjeistamme sinua tekemään vain välttämättömät maksut vaihtojaksoon liittyen, esimerkiksi vakuutus. Älä sitoudu vuokrasopimukseen vaihtokohteessa tai luovu Helsingin-asunnostasi aiemmin kuin on tarpeen.
  • Vaihdon toteutumiseen vaikuttavat Helsingin yliopiston ja vaihtoyliopiston päätösten lisäksi viranomaisten (esimerkiksi Ulkoministeriön) päätökset Suomessa ja vaihtomaassa.
  • Hanki kattava matkavakuutus. Kun hankit vakuutuksen, tarkista vakuutuksen tarjoama kriisiturva. 
  • Kun olet saanut vaihtoyliopistosta hyväksymistiedon ja hankit sen jälkeen lentoliput, osta niihin peruutus- tai muutosturva. 
  • Tee matkustusilmoitus ennen lähtöäsi. 
  • Huomaathan, että vaihdon peruuntuminen tarkoittaa sitä, ettei liikkuvuuspalveluiden myöntämää apurahaa makseta. Jos vaihtosi peruuntuu, vastaat itse jo tehdyistä vaihdon kuluistasi.
  • Jos vaihtoyliopisto tai kohdemaa edellyttää pakollista koronatestausta maahantulon edellytyksenä, käy koronatestissä yksityisellä lääkärillä omalla kustannuksellasi. Myös mahdollisen karanteenin asumiskustannukset täytyy maksaa itse.
  • Jos vaihtoyliopisto tai kohdemaa ilmoittaa sinulle pakollisesta karanteenista maahan saapuessa, välitä saamasi viesti heti osoitteeseen studentexchange@helsinki.fi, jotta voimme päivittää vaihtoaikasi Mobility Onlinessa. Vaihdon alkamisen aikaistuminen voi vaikuttaa apurahan maksupäivään. Erasmus-vaihtojen kohdalla pakollinen karanteeni voidaan huomioida vaihtoapurahassa.
  • Muiden opiskelijoiden kokemuksia korona-ajan opiskelijavaihdoista löytyy instagramista. 

Voiko vaihdon keskeyttää, lyhentää tai perua omasta toiveesta?

  • Vaihdon saa halutessaan keskeyttää itse. Jos haluat keskeyttää vaihdon tai palata Suomeen ja tehdä täältä käsin etänä vaihtoyliopiston tehtäviä (jos vaihtoyliopiston oma ohjeistus sen sallii), ota mahdollisimman pian yhteyttä Helsingin yliopiston liikkuvuuspalveluihin, studentexchange@helsinki.fi. Vaihdon keskeytys voi vaikuttaa liikkuvuusapurahaasi.
  • Jos sinut on valittu vaihtoon koko lukuvuodeksi, voit tarvittaessa pyytää liikkuvuuspalveluita lyhentämään vaihtosi pelkkään syys- tai kevätlukukauteen. Tämä edellyttää, että vaihtoyliopistosi hyväksyy opiskelijoita myös pelkän lukukauden kestävään vaihtoon.
  • Vaihdon saa halutessaan perua itse. Vaihdon perumiselle ei ole aikarajaa.

Voiko vaihdon siirtää myöhempään ajankohtaan itse tai vaihtoyliopiston pyynnöstä?

  • Vaihdon ajankohtaa ei voi omasta toiveesta vaihtaa syyslukukaudesta kevätlukukauteen ilman vaihtoyliopistosta johtuvaa syytä. Mikäli vaihtokohteesi ilmoittaa, että syyslukukauden vaihtoasi on siirrettävä tai se on peruttava, ota heti yhteyttä liikkuvuuspalveluihin. Jos vaihtoyliopistosi peruu vaihtosi syyslukukaudelta, voit pyytää Helsingin yliopistoa selvittämään vaihtoyliopistoltasi, onko vaihdon siirtäminen samaan yliopistoon mahdollista kevätlukukaudeksi. Jos vaihtoyliopisto ilmoittaa, että vaihdon siirtäminen kevätlukukaudeksi ei ole mahdollista esimerkiksi vaihtoyliopistosi kurssien ja asuntolan ruuhkaantumisen vuoksi, vaihtosi peruuntuu.
  • Koko lukuvuodeksi vaihtoon valittujen kohdalla syyslukukauden peruuntuminen tarkoittaa vaihtoajan lyhentymistä tai peruuntumista, jos siirtäminen kevääksi ei ole mahdollista.
  • Vaihdon siirtäminen lukuvuodelta toiselle ei ole mahdollista.

Voiko vaihdon toteuttaa Suomesta käsin etänä, jos vaihtoyliopisto peruu fyysisen vaihdon ja ehdottaa tilalle online-vaihtoa?

  • Jos vaihtoyliopisto tarjoaa peruuntuvan fyysisen vaihdon tilalle online-vaihtoehdon ja haluaisit hyödyntää tämän mahdollisuuden, ota heti yhteyttä liikkuvuuspalveluihin. Liikkuvuuspalvelut päättää vaihtoyliopiston antamien tietojen perusteella, onko online-vaihtoehto mahdollinen.
  • Online-vaihto tarkoittaa sitä, että suoritat vaihtoyliopiston tarjoamia kursseja Suomesta käsin.
  • Kokonaan online-muodossa toteutuvaan vaihtoon ei makseta vaihtoapurahaa.

Jos vaihtopaikka lukuvuodelle 2020-2021 tai 2021-2022 peruuntuu:

  • Jos vaihtosi peruuntuu, huomioithan, että COVID-19 pandemian takia liikkuvuuspalvelut ei valitettavasti pysty tarjoamaan vaihtoajalle lukuvuonna 2020-2021 tai vaihtoajalle lukuvuonna 2021-2022 valituille opiskelijoille korvaavaa vaihtopaikkaa tässä poikkeavassa tilanteessa. 

Uuden vaihtopaikan hakeminen:

  • COVID-19 pandemian aikana perutut tai peruuntuneet vaihdot eivät vaikuta kielteisesti mahdollisuuksiin tulla valituksi myöhemmissä vaihtohauissa. Jos haluat hakea myöhemmin uudestaan vaihtoon samaan tai eri kohteeseen, hakemuksesi arvioidaan samojen valintakriteerien mukaisesti kuin muiden hakijoiden.

Yliopiston tiedote koronaviruksen vaikutuksista

Koronaviruksen vaikutus opiskeluun Q & A

Ulkoministeriön ohjeet koronaviruspandemian aikana

Vaihtoa suunnittelevien tulee seurata tarkkaan Suomen ulkoministeriön ajankohtaisia ohjeita. Vaihtoon lähtevien on nyt erityisen tärkeää tehdä matkustusilmoitus, sillä silloin saat ajankohtaista tietoa kohdemaasi tilanteessa. Ulkoministeriön sivuilta löytyvät kaikkien maiden matkustustiedotteet

 

THL:n ajankohtaista tietoa koronaviruksesta

Ohjeet keväänä 2020 Erasmus-vaihdossa olleille

Nordplus

Mikäli vaihtosi keskeytyi kokonaan, etkä suorita lainkaan opintoja vaihtoyliopistossasi, sinun ei tarvitse palauttaa vaihtoyliopiston opintosuoritusotetta liikkuvuuspalveluille. Ilmoita tällöin opintopisteiden puuttumisesta osoitteeseen studentexchange@helsinki.fi mahdollista lisäselvitystä varten ja palauta vaihtoaikatodistus Mobility Onlineen. Vaihtoaikatodistukseen liittyvä ohjeistus ja muut vaihdosta palaavan perusohjeet löytyvät täältä.

Erasmus

Tämä osio koskee sinua, joka olit Erasmus-vaihdossa korona-poikkeustilan käynnistyessä. Erasmus+ ohjelman rahoittaja Euroopan Komissio on linjannut, että vaihdossa koronan aikana olleet saavat pääsääntöisesti pitää heille jo maksetun apurahan, kunhan he palauttavat vaihtoon liittyvät dokumentit. Palautettavat dokumentit vaihtelevat riippuen siitä keskeytyikö vaihtosi kokonaan, niin ettet suorita mitään opintoja vaihtoyliopistossasi vai jatkatko vaihto-opintojasi etäopintoina joko vaihtokohteessa tai kotimaassa.

Kaikkia Erasmus-vaihdossa olleita pyydämme tässä poikkeustilanteessakin täyttämään vaihtopalautteen, johon saat kutsun sähköpostitse suunnitellun vaihdon päättymispäivämäärän jälkeen sekä tekemään OLS-kielitestin toisen vaiheen, johon kutsu tulee myös sähköpostitse (paitsi jos sait ensimmäisestä testistä tulokseksi C2, jolloin testin toista osaa ei tehdä).

Vaihdon keskeytyminen (ei opintoja vaihtoyliopistossa)

Mikäli vaihtosi keskeytyi kokonaan, etkä suorita lainkaan opintoja vaihtoyliopistossasi tarvitsemme sinulta kaksi dokumenttia:

1) Alkuperäisen hyväksytyn opintosuunnitelman eli learning agreementin

2) Vaihtoaikatodistuksen, johon on kirjattu vaihdon todellinen päättymispäivämäärä, eli päivä jolloin keskeytit opintosi vaihtokohteessa ja palasit Suomeen. Tätä varten löydät Mobility Online-tililtäsi lomakkeen Letter of Confirmation, jonka voit lähettää vaihtoyliopistoosi ja pyytää heidän edustajaansa sen allekirjoittamaan

Mikäli vaihtoyliopistosi edustajalla ei ole käytössään sähköistä allekirjoitusta, voi dokumentteihin liittää esim sähköpostin, josta hyväksyntä ilmenee.

Lataa nämä dokumentit Mobility Online- tilillesi mahdollisimman pian ja viimeistään toukokuun loppuun mennessä.

Vaihdon jatkuminen etäopintoina vaihtokohteessa tai Suomessa

Mikäli jatkat vaihto-opintojasi etäopintoina, pyydämme sinulta kolmea dokumenttia vaihto-opintojesi päättymisen jälkeen:

1) Alkuperäisen hyväksytyn opintosuunnitelman eli learning agreementin

2) Vaihtoaikatodistuksen, jolta näkyy sekä kotiinpaluupäivämäärä (mikäli kotiinpaluusi aikaistui) sekä etäopintojen suunniteltu päättymispäivämäärä. Löydät lomakkeen täältä

3) Opintosuoritusote vaihtoyliopistostasi, jolta ilmenee vaihdossa suoritetut opinnot (ml etäopinnot)

Lataa nämä dokumentit Mobility Online -tilillesi vaihto-opintojesi päätyttyä

Mikäli aikaistettu kotiinpaluu vaihtokohteesta on aiheuttanut kohtuuttomia lisäkuluja, voit raportoida niistä oheisella lomakkeella. Huomaathan kuitenkin, että esim. vuokrakulut vaihtokohteessa eivät ole aikaistetusta paluusta johtuva lisäkustannus. Toimita lomake liikkuvuuspalveluihin osoitteeseen studentexchange@helsinki.fi

Koronaviruksen vaikutus kevään 2020 opiskelijavaihtoihin

Tästä tiedotteesta voit lukea, miten koronavirus vaikuttaa kevään 2020 opiskelijavaihtoihin.

Huom! Kevätlukukautena 2020 vaihdossa oleville/olleille järjestetään 27.5.2020 paluuorientaatio ZOOM-yhteydellä. Tarkemmat tiedot löytyvät täältä.