Teologinen tiedekunta: esitarkastuksen käynnistäminen

Esitarkastuksen käynnistäminen edellyttää ohjaajien ja vastuuhenkilön puoltoa. Ohjaajat ja vastuuhenkilö myös huolehtivat sopivien esitarkastajien etsimisestä. Tästä syystä on tärkeää, että kerrot ohjaajillesi ja vastuuhenkilölle hyvissä ajoin suunnitelmistasi jättää käsikirjoitus esitarkastukseen, jotta nämä ehtivät tutustua työn viimeisimpään versioon ja sopivien esitarkastajien etsiminen voidaan aloittaa.

Kun jätät työn tarkastukseen, tiedekunnan tohtorikoulutuksen palvelut on yhteydessä ohjaajiisi ja vastuuhenkilöön, ja pyytää vastuuhenkilöltä virallista ehdotusta työn tarkastajiksi.

Muista myös nämä:

• Sinun tulee olla ilmoittautunut läsnäolevaksi opiskelijaksi tarkastusprosessin käynnistämisestä aina valmistumispäivään saakka.
• Huolehdi siitä, että olet suorittanut tutkintoon kuuluvat opinnot ja tarvittavat kokonaisuudet on rekisteröity. Ainakin tutkintovaatimusten 30 opintopisteen kokonaisuus Tieteenalaopinnot (uuden tutkintorakenteen mukaiset opinnot) tulee olla suoritettuna ennen esitarkastuksen käynnistämistä. Joskus rekisteröinnissä voi kestää, mutta älä huolehdi – esitarkastuksen käynnistämistä ei tarvitse sen takia lykätä. Jos kokonaisuudet eivät ole suunniteltuun väitöskirjan jättöpäivään mennessä ehtineet rekisteriin asti, meille riittää, että ohjaajasi vahvistaa meille sähköpostitse, että on hyväksynyt kokonaisuudet ja lähettänyt ne rekisteröitäväksi.

Opinnäytteet jätetään tarkastukseen tiedekunnan tohtorikoulutuksen palveluihin viimeistään maanantaina kaksi viikkoa ennen seuraavaa tiedekuntaneuvoston kokousta. Tarkat jättöpäivät ja tiedekuntaneuvoston kokousaikataulut löydät alempaa tältä sivulta. Opinnäytteet jätetään tarkastukseen sähköisesti:

• Lähetä käsikirjoitus pdf-muodossa tarkistettavaksi jatko-opintopalvelujen omaan Ouriginal-sähköpostiosoitteseen (teol-tohtorikoulutus.hy@analyysi.urkund.fi). Ouriginal (entinen Urkund) toimittaa tämän jälkeen meille muutamassa päivässä raportin käsikirjoituksestasi. Me lähetämme Ouriginalin tarkistusraportin edelleen vastuuhenkilöllesi, joka käy sen läpi ja liittää esitarkastajaehdotukseen vahvistuksensa tehdystä alkuperäisyystarkastuksesta. Raportti lähetetään vastuuhenkilölle vasta siinä yhteydessä, kun häneltä pyydetään esitarkastajaehdotusta – ei siis tarvitse huolestua siitä, jos vastuuhenkilö ei ole saanut raporttia heti työn Ouriginaliin lähetettyäsi. Lähetä käsikirjoitus Ouriginaliin mielellään viimeistään suunniteltua jättöpäivää edeltävänä perjantaina, sillä Ouriginal-raportin valmistuminen voi kestää muutaman päivän. Ei haittaa, vaikka tekisit käsikirjoitukseen vielä pieniä muutoksia sen jälkeen, kun olet toimittanut sen Ouriginaliin.
• Täytä taustatietosi e-lomakkeelle viimeistään sinä jättöpäivänä, johon tähtäät.
• Toimita käsikirjoitus samana päivänä yhtenä pdf-tiedostona osoitteeseen teol-tohtorikoulutus@helsinki.fi. Artikkeliväitöskirjan käsikirjoitus sisältää väitöskirjan yhteenvedon sekä julkaistut ja julkaisemattomat artikkelit (julkaistut artikkelit julkaisuasussaan), liitä mukaan samaan tiedostoon myös mahdollinen yhteisartikkeliselvitys. Mikäli käsikirjoitus on liian suuri lähetettäväksi sähköpostilla, käytäthän Funet Filesenderiä.
• Kun olet täyttänyt lomakkeen ja lähettänyt meille käsikirjoituksen, pyydämme ohjaajiltasi ja vastuuhenkilöltäsi ehdotusta esitarkastajiksi. Ehdotuksen tulee saapua jatko-opintopalveluihin viimeistään tiedekuntaneuvoston kokousta edeltävän viikon maanantaina. Ellei ehdotusta saada ajoissa, asian käsittely voi siirtyä myöhempään kokoukseen.
• Kun saamme ehdotuksen, lähetämme sen sinulle hyväksyttäväksi. Vastaathan mahdollisimman ripeästi. 

Jos väitöskirjasi on artikkeliväitöskirja, huomioi lisäksi nämä:

• Jos väitöskirja sisältää yhteisjulkaisuja, joilla on sinun lisäksesi muita kirjoittajia, sisällytä käsikirjoitukseen selvitys siitä, mikä on ollut sinun osuutesi kussakin julkaisussa. Sisällöltään selvityksen tulee olla sellainen, että esitarkastajien on mahdollista arvioida väittelijän oman työpanoksen riittävyys.
• Lähetä yhteisartikkeliselvitys myös erillisenä tiedostona samassa sähköpostiviestissä väitöskirjakäsikirjoituksen kanssa osoitteeseen teol-tohtorikoulutus@helsinki.fi.
• Selvityksen tulee olla kaikkien kirjoittajien hyväksymä. Pyydäthän siis kanssakirjoittajiltasi vahvistukset, että he hyväksyvät antamasi selvityksen ja välität tiedot hyväksymisestä tiedekunnan jatko-opintopalveluihin (vahvistukseksi käy esimerkiksi välitetty sähköpostiviesti). Tätä tietoa selvityksen hyväksymisestä ei tarvitse sisällyttää käsikirjoitukseen.
• Jos on todennäköistä, että esitarkastajat ovat ulkomaisia, laadithan selvityksen englanniksi.

Jos väitöskirjasi on ollut esitarkastuksessa jo aiemmin ja tarkastus on tuolloin rauennut, huomioi lisäksi nämä:

• Esitarkastuksen käynnistämiselle uudelleen tarvitaan aina ohjaajien ja vastuuhenkilön hyväksyntä, samalla tapaa kuin ensimmäiselläkin kerralla. Tästä syystä on tärkeää, että kerrot heille hyvissä ajoin suunnitelmistasi jättää käsikirjoitus uudelleen tarkastukseen, jotta he ehtivät tutustua työn korjattuun versioon ja esitarkastajista sopiminen voidaan aloittaa.
• Kun jätät väitöskirjan uudelleen tarkastukseen, toimita meille samalla kirjallinen selvitys käsikirjoitukseen edellisen tarkastuskerran jälkeen tekemistäsi keskeisistä korjauksista.

Käsikirjoituksen ulkoasu

Kaikki opinnäytteet jätetään tarkastukseen pdf-muodossa. Mahdolliset erilliset tiedostot tulee yhdistää yhdeksi pdf-tiedostoksi (mikäli sinulla on ongelmia tämän kanssa, autamme tarvittaessa).

Tiedekunta ei ole antanut käsikirjoituksen ulkomuotoa koskevia ohjeita. Väittelijä voi siis käyttää omaa harkintaansa, mutta lukemisen ja käsittelyn helppous ovat varmasti hyviä lähtökohtia. Väitöskäsikirjoituksen kansilehdellä pitäisi olla seuraavat tiedot: työn nimi, väittelijän nimi ja tohtoriohjelman nimi.

Esitarkastusvaiheen käsikirjoituksissa suositellaan pistekokoa 12 ja riviväliä 1,5–2. Marginaalien on syytä olla reilut, jotta tarkastajat voivat halutessaan tulostaa opinnäytteen ja tehdä marginaaleihin helposti merkintöjä.

Väitöskirjakäsikirjoituksiin sisällytetään nimiölehden jälkeen enintään 1–2 sivun pituinen suomen-, ruotsin- tai englanninkielinen tiivistelmä. Tiivistelmää varten ei ole erillistä lomaketta, vaan se on vapaamuotoinen. Tiivistelmään sisällytetään tiedot aiheesta, käytetyistä menetelmistä ja tärkeimmistä tuloksista. Tiedot esitetään sanallisesti (ei kaavoja, erikoissymboleja eikä kuvioita).

Kevätlukukausi 2024

Syyslukukausi 2024

Kevätlukukausi 2025

• Esitarkastajat saavat lausunnon antamiseen aikaa kaksi kuukautta (kesäaikaan kolme, sillä myös tarkastajien on saatava pitää kesälomaa).
• Kun olemme lähettäneet käsikirjoituksen tarkastajille, ilmoitamme sinulle tarkan määräpäivän, johon mennessä lausuntojen pitäisi saapua.
• Jos lausunnot myöhästyvät, me huolehdimme tarkastajien hoputtamisesta. Jos lausuntoja ei ala kuulua, voit myös aina kysellä meiltä tilannetta.
• Esitarkastajat lähettävät lausuntonsa kahden kuukauden kuluessa suoraan tiedekunnalle – eivät opiskelijalle, opiskelijan vastuuhenkilölle eivätkä ohjaajalle. Kun olemme saaneet molemmat lausunnot, lähetämme niistä pikimmiten kopiot sinulle, ohjaajillesi ja vastuuhenkilöllesi.
• Sinulla on oikeus esittää tiedekuntaneuvostolle huomautuksia lausunnoista ennen kuin väittelyluvan myöntämisestä päätetään. Annamme sinulle tästä tarkemmat ohjeet samassa yhteydessä, kun lähetämme lausunnot sinulle.
• Jos esitarkastajat puoltavat lausunnoissa väittelyluvan myöntämistä, pyydämme vastuuhenkilöltäsi ja ohjaajiltasi ehdotusta arvosanalautakunnan jäseniksi (vastaväittäjä, kustos ja tiedekunnan edustaja/t).
• Väittelylupa pyritään saamaan tiedekuntaneuvoston käsittelyyn mahdollisimman nopeasti – ilmoitamme sinulle väittelyluvan käsittelyn aikatauluista samalla, kun saat lausunnot.

• Jos jompikumpi tai molemmat tarkastajat antavat kielteisen lausunnon, esitarkastus pääsääntöisesti raukeaa. Rauennut tarkastus voidaan käynnistää uudelleen, kun olet tehnyt käsikirjoitukseen tarvittavat korjaukset ja ohjaajat ja vastuuhenkilö puoltavat tarkastuksen käynnistämistä uudelleen.
• Tiedekunta voi pyytää tehtävään samoja tai eri esitarkastajia harkintansa mukaan. Pääsääntöisesti suosituksena on, että ainakin toinen ensimmäisen kierroksen esitarkastajista nimetään tehtävään myös toisella tarkastuskierroksella.
• Uusi tarkastuskierros etenee samalla tavalla kuin ensimmäinenkin ja korjattu käsikirjoitus tulee jättää tarkastukseen samoja ohjeita ja aikatauluja noudattaen.
• Jos saat kielteisen lausunnon, älä huolestu liikaa – useimmiten kyse on vain siitä, että väitöskirja on jätetty esitarkastukseen vähän liian hätäisesti ja kaipaa vielä hiomista.