Kuvituskuva: Väitöstilaisuudet ja koronavirustilanne

Väitöstilaisuudet ja koronavirustilanne

27.11.2020
Teologian ja uskonnontutkimuksen tohtoriohjelma
Oikeustieteen tohtoriohjelma
Filosofian, taiteiden ja yhteiskunnan tutkimuksen tohtoriohjelma
Historian ja kulttuuriperinnön tohtoriohjelma
Kielentutkimuksen tohtoriohjelma (HELSLANG)
Sukupuolen, kulttuurin ja yhteiskunnan tutkimuksen tohtoriohjelma (SKY)
Sosiaalitieteiden tohtoriohjelma
Poliittisten, yhteiskunnallisten ja alueellisten muutosten tohtoriohjelma (PYAM)
Taloustieteen tohtoriohjelma
Koulun, kasvatuksen, yhteiskunnan ja kulttuurin tohtoriohjelma
Psykologian, oppimisen ja kommunikaation tohtoriohjelma
Alkeishiukkasfysiikan ja maailmankaikkeuden tutkimuksen tohtoriohjelma (PAPU)
Geotieteiden tohtoriohjelma (GeoDoc)
Ilmakehätieteiden tohtoriohjelma (ATM-DP)
Kemian ja molekyylitutkimuksen tohtoriohjelma (CHEMS)
Matematiikan ja tilastotieteen tohtoriohjelma (Domast)
Materiaalitutkimuksen ja nanotieteiden tohtoriohjelma (MATRENA)
Tietojenkäsittelytieteen tohtoriohjelma (DoCS)
Biolääketieteellinen tohtoriohjelma (DPBM)
Kliininen tohtoriohjelma (KLTO)
Väestön terveyden tohtoriohjelma (DOCPOP)
Suun terveystieteen tohtoriohjelma (FINDOS)
Lääketutkimuksen tohtoriohjelma (DPDR)
Integroivien biotieteiden tohtoriohjelma (ILS)
Aivot ja mieli -tohtoriohjelma
Kliinisen eläinlääketieteen tohtoriohjelma (CVM)
Luonnonvaraisten eliöiden tutkimuksen tohtoriohjelma (LUOVA)
Kasvitieteen tohtoriohjelma (DPPS)
Uusiutuvien luonnonvarojen kestävän käytön tohtoriohjelma (AGFOREE)
Mikrobiologian ja biotekniikan tohtoriohjelma
Ruokaketjun ja terveyden tohtoriohjelma
Ympäristöalan tieteidenvälinen tohtoriohjelma (DENVI)

Tätä tiedotetta päivitetään tilanteen muuttuessa. Päivitetty viimeksi 27.11.2020: Yliopisto on päättänyt, että kaikki väitökset välillä 30.11.2020–10.1.2021 toteutetaan etäväitöksinä. Päätöksen taustalla on pääkaupunkiseudun heikentynyt koronatilanne sekä pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmän asettamat uudet rajoitukset. Yliopiston tiloissa väitöstilaisuudessa saavat olla paikalla ainoastaan väittelijä, vastaväittäjä, kustos ja mahdolliset tiedekunnan edustajat sekä av-tukihenkilö ja väittelijän läheiset (yhteensä enintään 10 henkilöä). Suurelle yleisölle väitökset ovat tänä aikana avoimia ainoastaan verkon kautta.

Koronavirustilanne Suomessa ja maailmalla vaikuttaa myös väitöstilaisuuksien järjestämiseen. Tältä sivulta löydät aina ajantasaiset ohjeet koronan vaikutuksista väitösjärjestelyihin.

Millaisia väitöksiä poikkeusaikana voi järjestää?

Syyslukukaudelle 2020 ei pääsääntöisesti enää ole mahdollista sopia kokonaan uusia väitöksiä. Jo sovitut väitökset toteutetaan etäväitöksinä. Tiedekuntien jatko-opintopalvelut ovat yhteydessä kaikkiin loppuvuoden väittelijöihin tarkempien ohjeiden antamiseksi.

Kevätlukukaudella 2021 (10.1.2021 jälkeen) voidaan järjestää kolmentyyppisiä väitöksiä:

  • Tavallisessa väitöksessä väittelijä, vastaväittäjä ja koko arvosanalautakunta sekä yleisö ovat paikalla väitössalissa. Väitös ei ole seurattavissa verkon kautta.
  • Tavallinen väitös, joka striimataan lisäksi verkossa: väittelijä, vastaväittäjä ja koko arvosanalautakunta sekä yleisö ovat paikalla väitössalissa, mutta väitös avataan lisäksi yleisön seurattavaksi verkossa videostriimin kautta. Videostriimi on yhdensuuntainen, eikä sen kautta voi keskustella tai esittää kysymyksiä. Videostriimi tavallisen väitöksen lisänä on kuitenkin hyvä tapa avata tilaisuus saliin poikkeusaikana mahtuvaa yleisöä laajemmalle kuulijakunnalle.
  • Etäväitöksessä väittelijä, vastaväittäjä ja/tai joku muista arvosanalautakunnan jäsenistä osallistuu väitökseen kahdensuuntaisella etäyhteydellä. Myös yleisön osallistuminen voidaan tässä tapauksessa toteuttaa tarvittaessa pelkästään etäyhteyden kautta.

Väittelijä ja kustos päättävät väitöstyypin keskusteltuaan vastaväittäjän ja väitökseen nimettyjen tiedekunnan edustajien kanssa.

Riippumatta siitä, onko suunnitteilla etäväitös vai tavallinen väitös, tutustu tällä sivulla oleviin ohjeisiin huolella ja ota aina väitöstyypin ja väitöspäivän alustavasti valittuasi yhteyttä kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin ennen kuin etenet väitösjärjestelyissä.

Milloin etäväitös?

Kaikki väitökset toteutetaan etäväitöksinä 10.1.2021 asti. Kevätlukukukaudella 2021 osin kahdensuuntaisella etäyhteydellä toteutettavaan väitökseen on syytä varautua esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

  • Vastaväittäjäsi asuu ulkomailla.
  • Sinä tai joku arvosanalautakunnan jäsenistä kuulutte pandemian riskiryhmään.
  • Yleisön halutaan osallistuvan tilaisuuteen ainoastaan verkon kautta.

Osallistujien terveys ja turvallisuus ovat väitösjärjestelyissä etusijalla. Väitössalissa ei koskaan saa olla paikalla henkilöitä, joilla on lieviäkään hengitystieinfektion oireita. Mikäli vastaväittäjä ei halua matkustaa Suomeen, vaikka kulloinkin voimassaolevat matkustusrajoitukset sen sallisivat, hänen toiveitaan on kunnioitettava.

Pandemiatilanteen jatkuessa yliopisto suosittelee vahvasti, että ulkomaisten vastaväittäjien osallistuminen väitöstilaisuuksiin toteutetaan etäyhteydellä. Jos vastaväittäjä kuitenkin matkustaa Helsinkiin rajoitusten alaisesta maasta (muualta kuin Ruotsista ja Virosta, joista työmatkustaminen on sallittua ilman erityisiä toimenpiteitä), hänen tulee käydä kotimaassaan koronatestissä enintään 72 h ennen Suomeen saapumista.

Yleisön osallistuminen

30.11.2020–10.1.2021: Väitökset ovat suuren yleisön seurattavissa ainoastaan verkossa.

  • Paikan päällä väitössalissa saavat olla ainoastaan väittelijä, vastaväittäjä, kustos, mahdolliset muut arvosanalautakunnan jäsenet, av-tukihenkilö sekä muutamia väittelijän kutsumia läheisiä. Salissa saa yhteensä olla paikalla korkeintaan 10 henkilöä.
  • Kutsuvieraiden tulee noudattaa maskisuositusta sekä huolehtia turvavälien säilymisestä.
  • Käsidesinfiointiaine ja kehotus sen käyttämiseen sekä ennen että jälkeen väitöstilaisuuden ovat aina esillä väitöksiin käytettävien salien edessä.
  • Väitössalien ulkopuolella on yleisölle ohjeet yhteystietojen jättämiseen mahdollisten altistusten jäljittämistä varten. Yliopisto huolehtii yhteystietojen keräämisestä ja asianmukaisesta säilyttämisestä. Kustosten toivotaan muistuttavan yleisöä yhteystietojen jättämisestä. Yhteystietoja säilytetään 2 viikkoa väitöstilaisuuden jälkeen.

Kevätlukukausi 2021 (10.1.2021 jälkeen): Yleisöä voi osallistua väitöstilaisuuksiin paikan päällä voimassa olevat turvallisuusmääräykset ja rajoitukset huomioiden:

  • Kullekin luentosalille on turvavälien varmistamiseksi määritelty salikohtainen henkilökapasiteetti, joka on noin puolet normaaliajan kapasiteetista. Salikohtaiset tiedot löydät Helsingin yliopiston opetustilat -verkkosivulta.
  • Väitöstilaisuudelle pyritään varaamaan sali, johon mahtuu vähintään 20 henkilöä riittävät turvavälit huomioiden. Mikäli väitös jouduttaisiin järjestämään salissa, jossa yleisölle on alle 20 paikkaa, väitöksen tulee olla seurattavissa kahdensuuntaisella etäyhteydellä, jotta sen voidaan katsoa olevan julkinen tilaisuus.
  • Turvavälit ja kunkin salin sallittu yleisömäärä on merkitty väitöskäytössä oleviin saleihin näkyvästi ja niitä tulee noudattaa. Voit halutessasi varata enintään 5–10 istumapaikkaa haluamillesi henkilöille (esim. ohjaajat, perheenjäsenet). Jos haluat varata paikkoja, merkitse varatut paikat esim. lapuilla ennen tilaisuuden alkua. Loput paikat täytetään saapumisjärjestyksessä. Mikäli ohjeistusta ei noudateta, vahtimestarit voivat tarvittaessa puuttua tilanteeseen.
  • Käsidesinfiointiaine ja kehotus sen käyttämiseen sekä ennen että jälkeen väitöstilaisuuden ovat aina esillä väitöksiin käytettävien salien edessä.
  • Väitössalien ulkopuolella on yleisölle ohjeet yhteystietojen jättämiseen mahdollisten altistusten jäljittämistä varten. Yliopisto huolehtii yhteystietojen keräämisestä ja asianmukaisesta säilyttämisestä. Kustosten toivotaan muistuttavan yleisöä yhteystietojen jättämisestä. Yhteystietoja säilytetään 2 viikkoa väitöstilaisuuden jälkeen.

Maskisuositus

Yliopiston julkisissa tiloissa liikkuville yliopistolaisille ja vierailijoille suositellaan vahvasti kasvomaskin käyttöä. Suositus koskee myös väitöstilaisuuksia. Kaikkien yliopiston tiloissa liikkuvien toivotaan ottavan maskisuositus vakavasti ja noudattavan sitä, ellei ole erityistä terveydellistä syytä olla käyttämättä maskia.

Sekä väittelijän, vastaväittäjän ja kustoksen että yleisön on mahdollista saada maski yliopistolta, mikäli heillä ei ole mukana omaa maskia. Maskeja on jaossa väitössalien ulkopuolella ennen tilaisuuksien alkua.

Yleisö käyttää maskia koko tilaisuuden ajan. Väittelijä, vastaväittäjä ja kustos käyttävät maskia ainakin saliin tullessaan ja sieltä poistuessaan. Suosittelemme maskin käyttöä koko tilaisuuden ajan, mutta puheenvuorojen aikana maskin suhteen voi käyttää omaa harkintaa, sillä maskin käyttö saattaa heikentää äänen kuuluvuutta ja tuottaa siten ongelmia erityisesti niissä tilanteissa, joissa vastaväittäjä tai jokin muu taho osallistuu tilaisuuteen etäyhteydellä.

Yleisön turvavälien lisäksi on tärkeää huolehtia, että riittävät turvavälit säilyvät tilaisuuksissa myös väittelijän, vastaväittäjän ja kustoksen välissä.

Miten toimin?

  • Kun olet saanut väittelyluvan ja väitöksen ajankohta on sovittu, ota aina ensimmäisenä yhteyttä oman kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin. Jatko-opintopalvelut vahvistavat väitöspäivän ja antavat sinulle tarkemmat ohjeet seuraavista askelista.
  • Älä tee tilavarausta tai muita tilaisuuteen liittyviä järjestelyjä ennen kuin olet ollut yhteydessä jatko-opintopalveluihin väitöspäivän vahvistamiseksi ja saanut tarkemmat ohjeet. Väitösten järjestelyt vaativat pandemiatilanteen jatkuessa poikkeuksellisen paljon koordinointia (yleisörajoitukset, turvavälit, siivous, etäyhteydet), joten on ehdottoman tärkeää, että väitösjärjestelyissä ei tänä aikana edetä "omin luvin".
  • Tilavaraus ottaa toistaiseksi vastaan ainoastaan tiedekunnan jatko-opintopalvelujen kanssa sovittuja varauspyyntöjä. Tilavarauksia ei tehdä väittelijöille, jotka eivät vielä ole saaneet väittelylupaa.
  • Etäyhteyksiä vaativien väitösten tekniset järjestelyt: yliopisto huolehtii etäväitösten teknisistä järjestelyistä ja tarvittavasta av-tuesta. Saat etäväitöksessä tarvittavat linkit ja tarkemmat tekniset ohjeet tiedoksi tilavarauksen vahvistuksen yhteydessä. Av-tukihenkilö on paikalla väitöksessä.
  • Etäyhteyttä vaativia väitöksiä voidaan järjestää yhtenä päivänä vain rajallinen määrä. Mikäli suunniteltu väitöspäivä on jo täynnä, päivää voidaan joutua siirtämään. Suositut perjantai- ja lauantaipäivät täyttyvät nopeasti, joten väitöspäivää miettiessä on syytä joustavasti harkita myös muita arkipäiviä. Perjantaipäivät ovat tällä hetkellä pääsääntöisesti täyteen varattuja n. 2 kuukaudeksi eteenpäin.
  • Mikäli suunnitteilla on tavallinen väitös, väitöksen ajankohdan voi sopia vapaammin. Arkipäivisin pidettäviä väitöksiä suositellaan alkavaksi klo 13 perinteisen klo 12 sijaan. Lauantaisin yliopiston rakennuksista auki on ainoastaan Porthania. Kun väitöspäivä on päätetty, ota yhteyttä tiedekuntasi jatko-opintopalveluihin tarkempien ohjeiden saamiseksi.
  • Väitöksen alkamisajaksi ilmoitetaan tiedotuksessa perinteisesti tasatunti, mutta itse tilaisuus on syytä aloittaa vasta akateemisen vartin kuluttua (esim. klo 13 > todellinen aloitusaika klo 13.15). Käytännöstä on tärkeää pitää kiinni myös etäväitöksissä, jotta akateemiseen varttiin tottunut, viime tipassa saapuva yleisö ei häiritse tilaisuuden aloitusta.
  • Mikäli suunnitteilla on tavallinen väitös, johon halutaan videostriimi, etene kuten tavallisen väitöksen kohdalla. Huomaathan kuitenkin, että striimaukseen sopivia saleja on rajallisesti, joten emme voi aina taata, että striimaus onnistuu suunniteltuna päivänä. Väittelijä ja kustos käynnistävät striimin itse tilaisuuden alussa. Saat tarkemmat ohjeet tilavarausvahvistuksen yhteydessä. Striimin käynnistäminen vaatii yliopiston tulostuskortin.

Mitä jos suunnitelmat muuttuvat?

Korona-aikana tehdyt suunnitelmat voivat muuttua yllättäen. Jos väitös on suunniteltu järjestettäväksi tavallisena, mutta jollekin osallistujista tulee yllättävä este (esim. altistuminen, karanteeni, sairastuminen, matkustusrajoitusten muuttuminen), ota välittömästi yhteyttä oman kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin.

Tällaisissa tapauksissa on mahdollista, että väitös joudutaan siirtämään myöhempään ajankohtaan, sillä tavallisen väitöksen muuttaminen etäväitökseksi lyhyellä varoitusajalla ei usein ole mahdollista. Mitä aiemmin olet meihin yhteydessä, sitä parempi.

Jakelu, riiputus ja tiedotus poikkeustilanteen jatkuessa

Väitöskirjoja ei poikkeustilanteen jatkuessa riiputeta yliopiston päärakennuksella. Vaadittavat painetut kappaleet tulee kuitenkin jaella normaalisti, riiputuskappale mukaan lukien.

Riiputuksen ollessa tauolla on erityisen tärkeää muistaa täyttää E-thesiksen sivuilta löytyvä väitöstietolomake viimeistään kolme viikkoa ennen väitöstilaisuutta. Tiedot päätyvät tätä kautta myös yliopiston tapahtumakalenteriin.

Jos väitöksesi on yleisön seurattavissa verkon kautta, täytä väitöstietolomake vasta kun olet saanut tiedoksesi tarvittavat yleisölinkit, sillä niitä kysytään lomakkeella.

Vesi, väitöskahvit ja karonkka

Vahtimestarit toimittavat poikkeusaikana väitössaleihin vesipulloja väittelijää, vastaväittäjää ja kustosta varten. Vettä ei siis toistaiseksi tarvitse erikseen tilata.

Väitöskahvien järjestäminen yliopiston tiloissa on kokonaan kielletty ainakin 10.10.2021 asti.

Karonkka ei ole yliopiston virallinen tilaisuus ja jokainen väittelijä vastaa karonkkaansa liittyvistä päätöksistä itse. Muistutamme kuitenkin, että myös karonkan järjestelyissä on syytä noudattaa erityistä huolellisuutta ja huomioida Suomen hallituksen asettamat kokoontumisrajoitukset ja hygieniasuositukset.

Mihin asti ohjeet ovat voimassa?

Väitöksistä annettuja poikkeusohjeita noudatetaan yliopistolla tällä tietoa lukuvuoden 2020-2021 loppuun asti. Tilannetta ja Suomen hallituksen mahdollisesti tekemiä muutoksia pandemiaa koskeviin rajoituksiin kuitenkin seurataan jatkuvasti. Mikäli hallituksen linjaukset muuttuvat ja yliopisto tekee uusien linjausten nojalla muutoksia palautumissuunnitelmaan, päivitetään myös yltä löytyviä, eri toimijoiden kesken sovittuja väitöstilaisuuksia koskevia toimintaohjeita tarvittavilta osin.

Tiedekuntien jatko-opintopalvelujen yhteystiedot:

Seuraa tilannetta: