Väitöstilaisuudet ja koronavirustilanne

Kuvituskuva: Väitöstilaisuudet ja koronavirustilanne
Tiedote 07.09.2021

Tätä tiedotetta päivitetään aina linjausten muuttuessa. Seuraathan tilannetta.  Päivitys 7.9.2021: Kahden metrin turvavälivaatimuksesta luovutaan. Yliopiston sisätiloissa järjestettäviin yli kymmenen hengen tilaisuuksiin voidaan ottaa osallistujia enintään 50 % normaalista käytettävissä olevista istuma- tai seisomapaikkojen määrästä. Edellä esitetyt henkilömäärät edellyttävät, että asiakkaiden ja toimintaan osallistuvien sekä seurueiden on tosiasiallisesti mahdollista välttää lähikontakti toisiinsa ja että turvallisuus voidaan varmistaa noudattaen opetus- ja kulttuuriministeriön ja Terveyden ja hyvinvoinninlaitoksen 31.5.2021 antamaa ohjetta."

Koronavirustilanne Suomessa ja maailmalla vaikuttaa myös väitöstilaisuuksien järjestämiseen. Tältä sivulta löydät aina ajantasaiset ohjeet koronan vaikutuksista väitösjärjestelyihin.

Millaisia väitöksiä poikkeusaikana voi järjestää?

Osallistujien terveys ja turvallisuus ovat väitösjärjestelyissä etusijalla. Väitökset voi suunnitella ja järjestää lähiväitöksinä, mutta tilaisuus pitää pystyä vaihtamaan etäväitökseksi tilanteen niin vaatiessa.

  • Etäväitöksessä on käytössä kahdensuuntainen etäyhteys, jonka kautta tilaisuuteen voi tarvittaessa osallistua etänä kuka tahansa tilaisuuden keskeisistä toimijoista: väittelijä, vastaväittäjä ja/tai kustos ja mahdolliset muut arvosanalautakunnan jäsenet. Myös yleisö voi halutessaan osallistua tilaisuuteen verkossa.*
  • Voit halutessasi varata enintään 5 istumapaikkaa haluamillesi henkilöille (esim. ohjaajat, perheenjäsenet). Jos haluat varata paikkoja, merkitse varatut paikat esim. lapuilla ennen tilaisuuden alkua. Loput paikat täytetään saapumisjärjestyksessä. Mikäli ohjeistusta ei noudateta, vahtimestarit voivat tarvittaessa puuttua tilanteeseen.
  • Salissa ei koskaan saa olla paikalla henkilöitä, joilla on lieviäkään hengitystieinfektion oireita.
  • Kaikkien paikallaolijoiden tulee noudattaa yliopiston maskisuositusta sekä huolehtia turvavälien säilymisestä. Suosittelemme maskin käyttöä koko tilaisuuden ajan, mutta puheenvuorojen aikana maskin suhteen voi käyttää omaa harkintaa, sillä maskin käyttö heikentää äänen kuuluvuutta etäyhteydellä tilaisuutta seuraaville. Yleisön turvavälien lisäksi on tärkeää huolehtia, että riittävät turvavälit säilyvät tilaisuuksissa myös väittelijän, vastaväittäjän ja kustoksen välissä
  • Käsidesinfiointiaine ja kehotus sen käyttämiseen sekä ennen että jälkeen väitöstilaisuuden ovat aina esillä väitöksiin käytettävien salien edessä.
  • Väitössalien ulkopuolella on paikallaolijoille ohjeet yhteystietojen jättämiseen mahdollisten altistusten jäljittämistä varten. Yliopisto huolehtii yhteystietojen keräämisestä ja asianmukaisesta säilyttämisestä. Kustosten toivotaan muistuttavan yleisöä yhteystietojen jättämisestä. Yhteystietoja säilytetään 2 viikkoa väitöstilaisuuden jälkeen.

Vastaväittäjien matkustamista koskevat kulloinkin voimassaolevat matkustusrajoitukset (THL). Pandemiatilanteen jatkuessa yliopisto suosittelee, että ulkomaisten vastaväittäjien osallistuminen väitöstilaisuuksiin toteutetaan etäyhteydellä myös silloin, kun matkustusrajoitukset periaatteessa sallisivat Suomeen saapumisen.

* Mikäli väitöksen hetkellä voimassaolevat kokoontumisrajoitukset sallivat vähintään 20 hengen yleisön osallistumisen paikan päällä, väitöstä ei ole pakko avata verkkoon suuren yleisön seurattavaksi. Jos et halua, että väitöksesi on seurattavissa verkossa, jätä väitöksen yleisölinkki ilmoittamatta, kun täytät viimeistään 3 viikkoa ennen väitöstä täytettävän E-thesiksen väitöstietolomakkeen. Suosittelemme kuitenkin, että yleisölinkki julkaistaan – verkossa tavoitat laajemman yleisön ja vähennät saliin kohdistuvaa yleisöpainetta.

Miksi etäväitös?

Pandemiatilanne ja rajoitukset muuttuvat jatkuvasti ja väitöksen suunnittelu etäväitöksenä on myös väittelijän turva. Kun väitös on suunniteltu niin, että käytössä on kahdensuuntainen etäyhteys, ollaan varauduttu yllättäviin muutoksiin: etäväitökseen voi osallistua, vaikka olisi kotona karanteenissa tai jumissa ulkomailla. Etäväitöstä ei tarvitse perua ja siirtää myöhemmäksi, vaikka rajoituksiin tulisi yllättäviä muutoksia.

Väitöspäivän sopiminen

Väitöksiä voidaan poikkeustilanteen jatkuessa järjestää vain rajallinen määrä päivässä. Sovi väitöspäivästä vastaväittäjän ja muiden arvosanalautakunnan jäsenten kanssa hyvissä ajoin. Suosittelemme, että väitöspäivää sovittaessa sovitaan alustavasti myös varavaihtoehto tai kaksi.

Mikäli suunniteltu väitöspäivä on jo täynnä, päivää voidaan joutua siirtämään. Suositut perjantai- ja lauantaipäivät täyttyvät nopeasti pitkäksi aikaa eteenpäin, joten sopivaa väitöspäivää miettiessä on syytä joustavasti harkita myös muita arkipäiviä.

Kun väitöspäivä on sovittu

  • Kun olet saanut väittelyluvan ja väitöksen ajankohta on sovittu, ota aina ensimmäisenä yhteyttä oman kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin. Jatko-opintopalvelut vahvistavat väitöspäivän ja antavat sinulle tarkemmat ohjeet seuraavista askelista.
  • Älä tee tilavarausta tai muita tilaisuuteen liittyviä järjestelyjä ennen kuin olet ollut yhteydessä jatko-opintopalveluihin väitöspäivän vahvistamiseksi ja saanut tarkemmat ohjeet. Väitösten järjestelyt vaativat poikkeustilanteen jatkuessa poikkeuksellisen paljon koordinointia (yleisörajoitukset, turvavälit, siivous, etäyhteydet), joten on ehdottoman tärkeää, että väitösjärjestelyissä ei edetä "omin luvin", jotta tieto järjestelyistä kulkee kaikille tarvittaville tahoille.
  • Tilavaraus ottaa toistaiseksi vastaan ainoastaan tiedekunnan jatko-opintopalvelujen kanssa sovittuja varauspyyntöjä. Tilavarauksia ei tehdä väittelijöille, jotka eivät vielä ole saaneet väittelylupaa.
  • Väitöksen alkamisajaksi ilmoitetaan tiedotuksessa perinteisesti tasatunti, mutta itse tilaisuus on syytä aloittaa vasta akateemisen vartin kuluttua (esim. klo 13 > todellinen aloitusaika klo 13.15). Käytännöstä on tärkeää pitää kiinni myös etäväitöksissä, jotta akateemiseen varttiin tottunut, viime tipassa saapuva yleisö ei häiritse tilaisuuden aloitusta.

Etäväitösten tekniset järjestelyt

Yliopisto huolehtii etäväitösten teknisistä järjestelyistä ja tarvittavasta av-tuesta. Omatoimisesti toteutetut etäväitökset ovat ehdottomasti kiellettyjä.

  • Kun väitöspäivä on sovittu, saat tiedekunnan jatko-opintopalveluista tarkemmat ohjeet etäväitöksen varaamiseen.
  • Etäyhteys väitöstilaisuudessa toteutetaan Zoom-palvelun kautta.
  • Tilavarausvahvistuksen yhteydessä saat tiedoksesi etäväitöksessä tarvittavat linkit. Linkkejä on kaksi: arvosanalautakunnan linkki ja yleisölinkki (poikkeuksena osa alkukevään väitöksistä, joissa sekä arvosanalautakunta että yleisö käyttävät samaa linkkiä – jos olet saanut varausvahvistuksen yhteydessä vain yhden linkin, käytä tätä linkkiä molempiin tarkoituksiin).
  • Käytä aina tilavarauksesta saamiasi linkkejä – omien korvaavien linkkien luominen on ehdottomasti kiellettyä.
  • Muista jakaa arvosanalautakunnan linkki ja ohjeet kaikille niille arvosanalautakunnan jäsenille, jotka osallistuvat väitökseen etäyhteydellä.
  • Muista lisätä yleisölinkki viimeistään 3 viikkoa ennen väitöstä täytettävälle E-thesiksen väitöstietolomakkeelle, jonka kautta linkki päätyy yleisön tiedoksi yliopiston tapahtumakalenteriin.
  • Jokaiselle väitökselle nimetään av-tukihenkilö, joka on aina paikalla väitöksessä ja auttaa tarvittaessa myös yhteyksien testaamisessa etukäteen.
  • Huom! HUS:in tiloissa väittelevien lääketieteellisen tiedekunnan väittelijöiden tekninen tuki hoidetaan HUS:in oman av-tuen toimesta ja käytettävät tekniset järjestelmät saattavat poiketa muista yliopiston väitöksistä.
Huomioi myös nämä:
  • Etäyhteydellä tilaisuuteen osallistuvilla keskeisillä henkilöillä tulisi olla käytössä kiinteä internet-liittymä, webbikamera sekä mieluusti mikrofonilla varustetut kuulokkeet äänenlaadun takaamiseksi.
  • Etäyhteydet toteutetaan luentosalien kiinteillä PC-koneilla. Esimerkiksi oman kannettavan käyttäminen ei ole sallittua. Jos tarvitset väitöksessä normaalista poikkeavia ohjelmistoja, ota väitössalin vahvistuttua yhteyttä yliopiston tietotekniikkakeskukseen (helpdesk@helsinki.fi) – tarvitsemasi ohjelmisto voidaan todennäköisesti etäasentaa luentosalin PC:lle ennen väitöstäsi.

Väitöskirjan jakelu, riiputus ja tiedotus poikkeustilanteen jatkuessa

Väitöskirjasta vaadittavat painetut kappaleet tulee jaella normaalisti poikkeustilanteesta huolimatta. Suosittelemme jakelun hoitamista ensisijaisesti postitse, sillä kaikki rakennukset eivät välttämättä ole poikkeusaikana auki. Tarvittavat osoitteet löydät väitöskirjan julkaisua ja tiedotusta koskevien normaaliajan ohjeiden yhteydestä.

Väitöskirjoja ei poikkeustilanteen jatkuessa riiputeta julkisesti yliopiston päärakennuksella. Myös riiputuskappale tulee kuitenkin toimittaa normaalisti. Unigrafia toimittaa  riiputuskappaleet päärakennuksen vahtimestareille, jotka lähettävät kappaleet edelleen tiedekuntiin. Jos painatat kirjan muualla kuin Unigrafiassa ja toimitat riiputuskappaleen itse, voit lähettää riiputuskappaleen suoraan kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin samalla kun toimitat tiedekunnan kappaleen.

Riiputuksen ollessa tauolla on erityisen tärkeää muistaa täyttää E-thesiksen sivuilta löytyvä väitöstietolomake viimeistään kolme viikkoa ennen väitöstilaisuutta. Tiedot päätyvät tätä kautta myös yliopiston tapahtumakalenteriin. Täytä väitöstietolomake vasta kun olet saanut yliopiston tilavarauksesta tiedoksesi tarvittavan yleisölinkin, sillä sitä kysytään lomakkeella.

Vesi ja väitöskahvit

Vahtimestarit toimittavat poikkeusaikana väitössaleihin vesipulloja väittelijää, vastaväittäjää ja kustosta varten. Vettä ei siis toistaiseksi tarvitse erikseen tilata.

Väitöskahvien järjestäminen yliopiston tiloissa on sallittua. Myös väitöskahveilla tulee ehdottomasti noudattaa turvavälejä ja hygieniasuosituksia. Jos haluat järjestää väitöstilaisuuden yhteyteen kahvituksen, voit tilata tarjoilut sen rakennuksen Unicafesta, jossa väitöstilaisuus järjestetään – tai, jos rakennuksessa ei ole omaa ravintolaa, lähimmästä Unicafen toimipisteestä.

Anna väitöskahveja tilatessa Unicafelle arvio osallistujien lukumäärästä sekä suuntaa antava arvio väitöstilaisuuden päättymisajasta (Unicafe on toki tietoinen siitä, että väitöstilaisuuksien tarkkaa päättymisaikaa on vaikea arvioida). Tilauslomakkeen ja ravintoloiden yhteystiedot löydät Unicafen verkkosivuilta.

Huomaathan, että yliopisto ei korvaa väitöskahveista koituvia kustannuksia vaan sinun tulee huolehtia mahdollisen kahvituksen kustannuksista itse.

Etäväitöksen pukeutuminen ja protokolla

Väitös on normaaliaikoina juhlava tilaisuus. Jotta juhlallisuus ei poikkeustilanteessa liikaa kärsisi, suosittelemme noudattamaan myös etäväitöksissä mahdollisuuksien mukaan tavallisten väitösten pukeutumiskoodia, vaikka osa osallistujista osallistuisikin tilaisuuteen etäyhteyden kautta. Sovi pukeutumisesta etukäteen yhdessä kustoksen ja vastaväittäjän kanssa.

Tarkoituksena on muutenkin, että etäyhteyksin toteutettavat väitökset seuraavat soveltaen samaa protokollaa kuin tavalliset väitöstilaisuudet. Kannattaa kuitenkin huomioida, että etäväitöksissä alun ja lopun tavallisesti seisten pidettävät osuudet voi tarvittaessa hyvin pitää istuen. Jos osiot pidetään seisten, on tärkeää muistaa ennen tilaisuutta tarkistaa, että myös seisoessa puhuja näkyy kamerassa ja ääni kuuluu mikrofonin kautta kunnolla.

Jos haluat, väitöksen Zoom-yhteys voidaan kustoksen päätettyä tilaisuuden pitää hetken aikaa auki verkon kautta osallistuvan yleisön onnitteluja varten. Sovi asiasta tarvittaessa ennen tilaisuuden alkua väitöksen av-tukihenkilön kanssa.

Lue lisää väitösten protokollasta ja traditioista yliopiston Tervetuloa väitöstilaisuuteen -verkkosivulla.

Karonkka

Karonkka ei ole yliopiston virallinen tilaisuus ja jokainen väittelijä vastaa karonkkaansa liittyvistä päätöksistä itse. Muistutamme kuitenkin, että myös karonkan järjestelyissä on syytä noudattaa erityistä harkintaa ja huolellisuutta sekä huomioida Suomen hallituksen asettamat rajoitukset ja hygieniasuositukset.

Mikäli vastaväittäjä ei ole paikalla väitöstilaisuudessa, tai koronatilanne ei muuten sitä salli, karonkkaa ei välttämättä tarvitse järjestää väitöspäivän iltana, vaan sen voi halutessaan järjestää myöhemmin. Huomaathan kuitenkin, että tiedekunnat eivät korvaa etäyhteydellä väitökseen osallistuvan vastaväittäjän matkakuluja karonkkaan. Jos vastaväittäjä ei pääse paikalle karonkkaan, on kuitenkin kohteliasta kiittää häntä puheosiossa. On myös suositeltavaa järjestää vastaväittäjälle mahdollisuus esittää puheenvuoro joko etäyhteydellä tai videotervehdyksellä.

Mihin asti ohjeet ovat voimassa?

Väitöksistä annetut poikkeusohjeet ovat voimassa toistaiseksi. Tilannetta ja Suomen viranomaisten mahdollisesti tekemiä muutoksia pandemiaa koskeviin rajoituksiin kuitenkin seurataan jatkuvasti. Mikäli viranomaisten linjaukset muuttuvat ja yliopisto tekee uusien linjausten nojalla muutoksia yliopiston palautumissuunnitelmaan, päivitetään myös yltä löytyviä, eri toimijoiden kesken sovittuja väitöstilaisuuksia koskevia toimintaohjeita tarvittavilta osin.

Tiedekuntien jatko-opintopalvelujen yhteystiedot:

Seuraa tilannetta:

Tiedote 07.09.2021

Lue lisää tiedotteita