Väitöstilaisuudet ja koronavirustilanne

Kuvituskuva: Väitöstilaisuudet ja koronavirustilanne
Tiedote 24.01.2022

Päivitys 24.1.2022: Etelä-Suomen aluehallintovirasto on kieltänyt kaikki yleisötilaisuudet 31.1.2022 asti. Kaikki väitöstilaisuudet tulee rajoituksen jatkuessa järjestää etäväitöksinä. Paikalla salissa saavat olla ainoastaan väittelijä, vastaväittäjä, kustos, tiedekunnan edustaja/t, yliopiston av-tukihenkilö sekä väittelijän niin halutessa 12 henkilökohtaista tukihenkilöä. Koronapassia ei tarvitse esittää. Koska tilaisuuksiin ei toistaiseksi voi osallistua yleisöä, myöskään väitöskahveja ei toistaiseksi tule yliopiston tiloissa järjestää.

31.1.2022 jälkeen järjestettäviä väitöksiä koskevat tarkemmat ohjeet päivitetään tälle sivulle heti, kun on tiedossa millaisina sisätiloissa järjestettäviä yleisötilaisuuksia koskevat rajoitukset jatkuvat tämän jälkeen. Kaikki väitöstilaisuudet on toistaiseksi syytä suunnitella siten, että ne voidaan tarvittaessa muuttaa etätilaisuuksiksi tai siirtää myöhempään ajankohtaan.

Koronavirustilanne Suomessa ja maailmalla vaikuttaa myös väitöstilaisuuksien järjestämiseen. Tältä sivulta löydät aina kootut ajantasaiset ohjeet koronan vaikutuksista väitösjärjestelyihin. Yksityiskohtaisemmat tiedot järjestelyjä koskien löytyvät väitöstilaisuuden järjestämisen ohjeesta.

Millaisia väitöksiä poikkeusaikana voi järjestää?

31.1.2022 asti kaikki väitökset tulee järjestää etäväitöksinä:

  • Etäväitöksessä yleisö osallistuu tilaisuuteen ainoastaan verkon kautta.
  • Käytössä on kahdensuuntainen etäyhteys, jonka kautta tilaisuuteen etänä voi tarvittaessa osallistua myös kuka tahansa tilaisuuden keskeisistä toimijoista: väittelijä, vastaväittäjä ja/tai kustos ja mahdolliset muut arvosanalautakunnan jäsenet.
  • Paikan päällä väitössalissa saavat olla ainoastaan väittelijä, vastaväittäjä, kustos, mahdolliset muut arvosanalautakunnan jäsenet, yliopiston av-tukihenkilö sekä väittelijän niin halutessa 1-2 henkilökohtaista tukihenkilöä.
  • Paikallaolijoiden tulee käyttää maskia koko tilaisuuden ajan. Puhuessa maskin suhteen voi käyttää omaa harkintaa, sillä maskin käyttö saattaa heikentää äänen kuuluvuutta tilaisuutta etäyhteyden päässä seuraaville.
  • Salissa ei koskaan saa olla paikalla henkilöitä, joilla on lieviäkään hengitystieinfektion oireita.
  • Käsidesinfiointiaine ja kehotus sen käyttämiseen sekä ennen että jälkeen väitöstilaisuuden ovat aina esillä väitöksiin käytettävien salien edessä.

Vastaväittäjien matkustamista koskevat kulloinkin voimassaolevat matkustusrajoitukset (THL). Pandemiatilanteen jatkuessa yliopisto suosittelee, että ulkomaisten vastaväittäjien osallistuminen väitöstilaisuuksiin toteutetaan etäyhteydellä myös silloin, kun matkustusrajoitukset periaatteessa sallisivat Suomeen saapumisen.

31.1.2022 jälkeen järjestettäviä väitöksiä koskevat ohjeet päivitetään tälle sivulle heti, kun on tiedossa millaisina sisätiloissa järjestettäviä yleisötilaisuuksia koskevat rajoitukset jatkuvat tämän jälkeen. Kaikki väitöstilaisuudet on toistaiseksi syytä suunnitella siten, että ne voidaan tarvittaessa muuttaa etätilaisuuksiksi tai siirtää myöhempään ajankohtaan.

Mikäli olet epävarma oman väitöksesi tilanteesta, ota yhteyttä kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin.

Miksi etäväitös?

Pandemiatilanne ja rajoitukset muuttuvat jatkuvasti ja väitöksen suunnittelu etäväitöksenä on myös väittelijän turva. Kun väitös on suunniteltu niin, että käytössä on kahdensuuntainen etäyhteys, ollaan varauduttu yllättäviin muutoksiin: etäväitökseen voi osallistua, vaikka olisi kotona karanteenissa tai jumissa ulkomailla. Etäväitöstä ei tarvitse perua ja siirtää myöhemmäksi, vaikka rajoituksiin tulisi yllättäviä muutoksia.

Väitöspäivän sopiminen

Väitöksiä voidaan poikkeustilanteen jatkuessa järjestää vain rajallinen määrä päivässä. Sovi väitöspäivästä vastaväittäjän ja muiden arvosanalautakunnan jäsenten kanssa hyvissä ajoin. Suosittelemme, että väitöspäivää sovittaessa sovitaan alustavasti myös varavaihtoehto tai kaksi.

Mikäli suunniteltu väitöspäivä on jo täynnä, päivää voidaan joutua siirtämään. Suositut perjantai- ja lauantaipäivät täyttyvät nopeasti pitkäksi aikaa eteenpäin, joten sopivaa väitöspäivää miettiessä on syytä joustavasti harkita myös muita arkipäiviä.

Kun väitöspäivä on sovittu

  • Kun olet saanut väittelyluvan ja väitöksen ajankohta on sovittu, ota aina ensimmäisenä yhteyttä oman kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin. Jatko-opintopalvelut vahvistavat väitöspäivän ja antavat sinulle tarkemmat ohjeet seuraavista askelista.
  • Älä tee tilavarausta tai muita tilaisuuteen liittyviä järjestelyjä ennen kuin olet ollut yhteydessä jatko-opintopalveluihin väitöspäivän vahvistamiseksi ja saanut tarkemmat ohjeet. Väitösten järjestelyt vaativat poikkeustilanteen jatkuessa poikkeuksellisen paljon koordinointia (yleisörajoitukset, turvavälit, siivous, etäyhteydet), joten on ehdottoman tärkeää, että väitösjärjestelyissä ei edetä "omin luvin", jotta tieto järjestelyistä kulkee kaikille tarvittaville tahoille.
  • Tilavaraus ottaa toistaiseksi vastaan ainoastaan tiedekunnan jatko-opintopalvelujen kanssa sovittuja varauspyyntöjä. Tilavarauksia ei tehdä väittelijöille, jotka eivät vielä ole saaneet väittelylupaa.
  • Väitöksen alkamisajaksi ilmoitetaan tiedotuksessa perinteisesti tasatunti, mutta itse tilaisuus on syytä aloittaa vasta akateemisen vartin kuluttua (esim. klo 13 > todellinen aloitusaika klo 13.15). Käytännöstä on tärkeää pitää kiinni myös etäväitöksissä, jotta akateemiseen varttiin tottunut, viime tipassa saapuva yleisö ei häiritse tilaisuuden aloitusta.

Etäväitösten tekniset järjestelyt

Yliopisto huolehtii etäväitösten teknisistä järjestelyistä ja tarvittavasta av-tuesta. Omatoimisesti toteutetut etäväitökset ovat ehdottomasti kiellettyjä.

  • Kun väitöspäivä on sovittu, saat tiedekunnan jatko-opintopalveluista tarkemmat ohjeet etäväitöksen varaamiseen.
  • Etäyhteys väitöstilaisuudessa toteutetaan Zoom-palvelun kautta.
  • Tilavarausvahvistuksen yhteydessä saat tiedoksesi etäväitöksessä tarvittavat linkit. Linkkejä on kaksi: arvosanalautakunnan linkki ja yleisölinkki.
  • Käytä aina tilavarauksesta saamiasi linkkejä – omien korvaavien linkkien luominen on ehdottomasti kiellettyä.
  • Muista jakaa arvosanalautakunnan linkki ja ohjeet kaikille niille arvosanalautakunnan jäsenille, jotka osallistuvat väitökseen etäyhteydellä.
  • Muista lisätä yleisölinkki viimeistään 3 viikkoa ennen väitöstä täytettävälle E-thesiksen väitöstietolomakkeelle, jonka kautta linkki päätyy yleisön tiedoksi yliopiston tapahtumakalenteriin.
  • Jokaiselle väitökselle nimetään av-tukihenkilö, joka on aina paikalla väitöksessä ja auttaa tarvittaessa myös yhteyksien testaamisessa etukäteen.
  • Huom! HUS:in tiloissa väittelevien lääketieteellisen tiedekunnan väittelijöiden tekninen tuki hoidetaan HUS:in oman av-tuen toimesta ja käytettävät tekniset järjestelmät saattavat poiketa muista yliopiston väitöksistä.
Huomioi myös nämä:
  • Etäyhteydellä tilaisuuteen osallistuvilla keskeisillä henkilöillä tulisi olla käytössä kiinteä internet-liittymä, webbikamera sekä mieluusti mikrofonilla varustetut kuulokkeet äänenlaadun takaamiseksi.
  • Etäyhteydet toteutetaan luentosalien kiinteillä PC-koneilla. Esimerkiksi oman kannettavan käyttäminen ei ole sallittua. Jos tarvitset väitöksessä normaalista poikkeavia ohjelmistoja, ota väitössalin vahvistuttua yhteyttä yliopiston tietotekniikkakeskukseen (helpdesk@helsinki.fi) – tarvitsemasi ohjelmisto voidaan todennäköisesti etäasentaa luentosalin PC:lle ennen väitöstäsi.

Väitöskirjan jakelu, riiputus ja tiedotus poikkeustilanteen jatkuessa

Väitöskirjasta vaadittavat painetut kappaleet tulee jaella normaalisti poikkeustilanteesta huolimatta. Suosittelemme jakelun hoitamista ensisijaisesti postitse, sillä kaikki rakennukset eivät välttämättä ole poikkeusaikana auki. Tarvittavat osoitteet löydät väitöskirjan julkaisua ja tiedotusta koskevien normaaliajan ohjeiden yhteydestä.

Väitöskirjoja ei poikkeustilanteen jatkuessa riiputeta julkisesti yliopiston päärakennuksella. Myös riiputuskappale tulee kuitenkin toimittaa normaalisti. Unigrafia toimittaa  riiputuskappaleet päärakennuksen vahtimestareille, jotka lähettävät kappaleet edelleen tiedekuntiin. Jos painatat kirjan muualla kuin Unigrafiassa ja toimitat riiputuskappaleen itse, voit lähettää riiputuskappaleen suoraan kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin samalla kun toimitat tiedekunnan kappaleen.

Riiputuksen ollessa tauolla on erityisen tärkeää muistaa täyttää E-thesiksen sivuilta löytyvä väitöstietolomake viimeistään kolme viikkoa ennen väitöstilaisuutta. Tiedot päätyvät tätä kautta myös yliopiston tapahtumakalenteriin. Täytä väitöstietolomake vasta kun olet saanut yliopiston tilavarauksesta tiedoksesi tarvittavan yleisölinkin, sillä sitä kysytään lomakkeella.

Vesi ja väitöskahvit

Vahtimestarit toimittavat väitössaleihin vesipulloja väittelijää, vastaväittäjää ja kustosta varten poikkeustilanteen jatkuessa toistaiseksi.

Koska tilaisuuksiin ei toistaiseksi voi osallistua yleisöä, myöskään väitöskahveja ei toistaiseksi tule yliopiston tiloissa järjestää.

Etäväitöksen pukeutuminen ja protokolla

Väitös on normaaliaikoina juhlava tilaisuus. Jotta juhlallisuus ei poikkeustilanteessa liikaa kärsisi, suosittelemme noudattamaan myös etäväitöksissä mahdollisuuksien mukaan tavallisten väitösten pukeutumiskoodia, vaikka osa osallistujista osallistuisikin tilaisuuteen etäyhteyden kautta. Sovi pukeutumisesta etukäteen yhdessä kustoksen ja vastaväittäjän kanssa.

Tarkoituksena on muutenkin, että etäyhteyksin toteutettavat väitökset seuraavat soveltaen samaa protokollaa kuin tavalliset väitöstilaisuudet. Kannattaa kuitenkin huomioida, että etäväitöksissä alun ja lopun tavallisesti seisten pidettävät osuudet voi tarvittaessa hyvin pitää istuen. Jos osiot pidetään seisten, on tärkeää muistaa ennen tilaisuutta tarkistaa, että myös seisoessa puhuja näkyy kamerassa ja ääni kuuluu mikrofonin kautta kunnolla.

Jos haluat, väitöksen Zoom-yhteys voidaan kustoksen päätettyä tilaisuuden pitää hetken aikaa auki verkon kautta osallistuvan yleisön onnitteluja varten. Sovi asiasta tarvittaessa ennen tilaisuuden alkua väitöksen av-tukihenkilön kanssa.

Lue lisää väitösten protokollasta ja traditioista yliopiston Tervetuloa väitöstilaisuuteen -verkkosivulla.

Karonkka

Karonkka ei ole yliopiston virallinen tilaisuus ja jokainen väittelijä vastaa karonkkaansa liittyvistä päätöksistä itse. Muistutamme kuitenkin, että myös karonkan järjestelyissä on syytä noudattaa erityistä harkintaa ja huolellisuutta sekä huomioida viranomaisten asettamat rajoitukset ja hygieniasuositukset.

Mikäli vastaväittäjä ei ole paikalla väitöstilaisuudessa, tai koronatilanne ei muuten sitä salli, karonkkaa ei välttämättä tarvitse järjestää väitöspäivän iltana, vaan sen voi halutessaan järjestää myöhemmin. Huomaathan kuitenkin, että tiedekunnat eivät korvaa etäyhteydellä väitökseen osallistuvan vastaväittäjän matkakuluja karonkkaan. Jos vastaväittäjä ei pääse paikalle karonkkaan, on kuitenkin kohteliasta kiittää häntä puheosiossa. On myös suositeltavaa järjestää vastaväittäjälle mahdollisuus esittää puheenvuoro joko etäyhteydellä tai videotervehdyksellä.

Mihin asti ohjeet ovat voimassa?

Väitöksistä annetut poikkeusohjeet ovat voimassa toistaiseksi. Tilannetta ja Suomen viranomaisten mahdollisesti tekemiä muutoksia pandemiaa koskeviin rajoituksiin kuitenkin seurataan jatkuvasti. Mikäli viranomaisten linjaukset muuttuvat ja yliopisto tekee uusien linjausten nojalla muutoksia yliopiston palautumissuunnitelmaan, päivitetään myös yltä löytyviä, eri toimijoiden kesken sovittuja väitöstilaisuuksia koskevia toimintaohjeita tarvittavilta osin.

Tiedekuntien jatko-opintopalvelujen yhteystiedot:

Seuraa tilannetta:

Tiedote 24.01.2022

Lue lisää tiedotteita