Ansökan i Mobility Online

1. Om du söker utbytesplatser på universitets-/fakultets-/utbildningsprogramsnivå ska du välja att fylla i denna ansökningsblankett då ansökningstiden pågår. Sommarkurser har ett eget ansökningsblankett. Du hittar ansökningsblanketter för andra utbytesprogram och praktikstipendier (t.ex. Erasmus-praktik och freemover-utbyten) på deras egna sidor i Studietjänsten under Studera utomlands.
2. Logga in i systemet med universitetets användarnamn (samma användaruppgifter som du t.ex. använder för att logga in på din e-post eller Flamma).
3. Välj alltid det läsår under vilket du vill åka på utbyte. OBS! Om du ansöker om utbyte för kalenderåret 2027 ska du välja läsåret 2026-2027 eller för sommarkurser 2026 ska du välja läsåret 2025-2026.
4. Med ett registreringsformulär kan du söka till platser på fakultets- eller enhetsnivå. Om du är studerande vid ett gemensamt program mellan fakulteter vid Helsingfors universitet och vill söka på utbyte via flera fakulteters/enheters utbytesavtal måste du alltid registrera dig på nytt med ett nytt formulär.

Personuppgifterna i formuläret kommer automatiskt från Sisu. Om uppgifterna i Sisu är felaktiga ska du först korrigera dem i Sisu och sedan först fylla i formuläret. Du kan inte korrigera uppgifter direkt i Mobility Online utan uppgifterna hämtas från Sisu. Fält märkta med asterisk (*) är obligatoriska.

Personal data

• Special arrangements: Om du behöver specialarrangemang ska du meddela det. För Erasmus-studentutbyte och i andra program finansierade av Utbildningsstyrelsen kan du få tillgänglighetsstöd om du har särskilda behov. Läs mera under ”Tillgänglighetsstöd” på sidan Finansiering av ditt utbyte.

Studies at the University of Helsinki

• Total number of credits: Informationen om antalet avlagda studiepoäng kommer direkt från Sisu och inkluderar alla studiepoäng som finns i studieregistret. Det går inte att ändra antalet studiepoäng i ansökan. Om du har avlagt JOO-studier vid en annan högskola, bifoga studieutdraget över JOO-studierna till din ansökan som extra bilagor om studiepoängen inte ännu syns i studieregistret.
• Weighted Grade Point Average (GPA): Kopiera till det här fältet medeltalet som finns på ditt studieutdrag som du laddat ner från Sisu. Det vägda medeltalet bildas av alla studieprestationer med nummerbedömning som registrerats i Sisu.
• Previous participation in student mobility: Fyll i uppgifter om eventuella tidigare studievistelser utomlands. Med studievistelser avses utbytesperioder utomlands inom ramen för högskolestudier. Om du har varit på utbyte före dina högskolestudier, t.ex. i gymnasiet, behöver du inte nämna det.

Exchange destinations

• Välj först det fakultet under vilket du ansöker om en utbytesplats. Om du ansöker om en utbytesplats på universitetsnivå, välj ditt fakultet vid Helsingfors universitet. (På samma formulär kan du fylla i platser från alla nivåer). Ifall du inte ser din fakultet på listan, kan du lämna frågan tom.
  • Om du är studerande vid ett gemensamt program mellan fakulteter vid Helsingfors universitet (t.ex. ECGS) och ansöker om utbytesplats via två fakulteters utbytesavtal måste du fylla i två formulär och välja vilken ansökan du prioriterar.
• Välj Planned field of study at the host university enligt det vetenskapsområdet du planerar att studera under utbytet. Märk att avtalets nivå (t.ex. fakultet) kan begränsa de ämnen du kan studera vid utbytesdestinationen.
• Stay from / Stay to: Om uppgifterna för nästa läsår ännu inte finns tillgängliga ska du bedöma datumen för ditt utbyte utifrån de uppgifter som finns för pågående läsåret. I utbytesperioden ingår introduktion/orientering, kurser och slutprov. Eventuell ledighet efter utbytet räknas inte med.
  • Utbytesavtal på universitetsnivå och utbytesavtal på enhetsnivå (University bilateral agreements och Faculty and Unit bilateral agreements): informationen finns i beskrivningarna av utbytesuniversiteten på sidan Utbytesplatser. Om det t.ex. står september–slutet av januari ska du skriva 1.9–31.1.
  • Övriga utbytesprogram: i regel finns informationen på utbytesuniversitetets webbplats
• Välj Semester of stay enligt vilket av HU:s terminer är närmast de datum som ditt utbyte pågår.
• Välj ditt eventuella andra-, tredje- och fjärdehandsalternativ och besvara samma frågor.

• List the Faculty/School/Department/Campus from which you plan to take your courses. For Japan, list the exchange programme instead. Ett obligatoriskt fält där du per destination kan ange vilket fakultet/skola/institution/program du har valt dina kurser från.

  Additional information

• If you are not chosen for exchange, are you interested in hearing about other possibilities available in your target country or target area? Om du inte blir antagen till de utbytesuniversitet du har ansökt till kan du eventuellt, om du har en bra ansökan, erbjudas en utbytesplats i efterhand bland de platser som inte ännu har fyllts. Om du svarar ”ja” på frågan kan du eventuellt bli antagen till ett utbytesuniversitet för den önskade utbytesperioden utan att du behöver göra en ny, skild ansökan. Du får 1–2 veckor tid att bestämma dig efter att du har fått meddelandet. Om du vill ta emot erbjudandet måste du göra en ny studieplan, annat behövs inte. Sedan får du ett beslut om att du har blivit antagen till universitetet där du erbjöds en plats. Om du svarar ”ja” minskar det inte på dina chanser att få åka på utbyte till något av de universitet som du sökt till.
• Ge tillstånd till att My contact data may be used for sending scientific and study-related information så att Enheten för internationellt utbildningssamarbete kan skicka information relaterat till ditt utbyte. (Rekommenderas starkt) 

Language skills

• Ange det språk du huvudsakligen kommer att studera på vid utbytesuniversitetet (OBS! Språkkunskaper kan bevisas t.ex. med ett studieutdrag eller separat språkintyg vid behov, se sidan Språkkrav. Du ska i ett senare skede ladda upp utdraget/intyget som bilaga till din ansökan.) I Mobility Online kan du bara ange ett studiespråk per utbytesuniversitet. Om du söker till ett universitet där du kommer att studera på två språk ska du ange det huvudsakliga studiespråket. Ange också din språknivå enligt CEFR-skalan.
• If your language skills do not yet meet the language requirement for your host university... Kan du t.ex. nämna pågående språkkurser vid Helsingfors universitet.

Emergency contact information

• Meddela vem som kan kontaktas i en nödsituation. Vi behöver informationen så att vi vet vem vi ska kontakta om det händer dig något under utbytet.

När du är färdig ska du skicka registreringsformuläret genom att klicka på knappen ”Send registration form”. OBS! Efter detta kan du själv redigera en del av uppgifterna på formuläret enda tills du bekräftar att du bekräftat att du skickat in ansökan till Enheten för internationellt utbildningssamarbete. Om du efter det vill uppdatera uppgifterna ska du kontakta studentexchange@helsinki.fi.

Du får ett automatiskt e-post meddelande om ansökningsprocessen och en länk till inloggningssidan i Mobility Online. Läs anvisningarna noga. I det här skedet har du bara fyllt i registreringsformuläret och det är INTE en färdig ansökan!

Logga in på ditt Mobility Online-konto via länken i e-postmeddelandet eller på adressen https://mobility.it.helsinki.fi/ . Du loggar in med ditt vanliga användarnamn (användaruppgifterna som du t.ex. loggar in med på din e-post).

I vyn Application selection ser du alla ansökningsformulär som du har registrerat. Om du har valt fler än ett alternativ i registreringsformuläret, visas bara det första alternativets uppgifter i denna vy. Välj vilken ansökan som ska behandlas. Från menyn uppe till vänster kommer du tillbaka till vyn Application selection.

Vyn Show Application Work-Flow visar uppgifterna i din ansökan. I uppgifterna ser du Necessary steps, dvs. det du ännu ska göra innan din ansökan är färdig (OBS! Följande punkter ska fyllas i ordningsföljd):

• Display Application Data: Här kan du vid behov kontrollera uppgifterna i registreringsformuläret och göra vissa ändringar.
• Upload application documents (e.g. learning agreement and language certificate): Här kan du ladda upp de PDF-bilagor som krävs för ansökan. Läs mer om bilagorna på sidan Ansökan. Märk att om du endast ansökt till en destination och gjort studieplanen i Sisu måste du pga. tekniska skäl bifoga en bilaga till din ansökan (t.ex. skärmbild på Sisu planen) för att komma vidare med ansökan.
• Submit application with attachments: Bekräfta att du lämnat in ansökan genom att klicka på "click to update". Kryssa sedan för rutan att du lämnat in alla bilagor. Efter detta kan Enheten för internationellt utbildningssamarbete börja behandla din ansökan.

Ansökan med bilagor görs elektroniskt i Mobility Online.

Bifoga bilagorna som efterfrågas till din ansökan (eventuell studieplan och språkintyg). Du laddar upp bilagorna till din ansökan genom att välja ”Upload application documents (e.g. learning agreement and language certificate)”. Bilagorna behöver inte undertecknas.

När du har laddat upp alla krävda bilagor skickar du ansökan genom att välja "submit application with attachments". Kryssa för rutan och klicka på ”Save”. Din ansökan är nu färdig. Ca en vecka efter ansökningsdeadline ser du att Enheten för internationellt utbildningssamarbete har kryssat för rutan "Application documents received". Det betyder att din ansökan är i skick. Du kontaktas om din ansöka saknar något. Då kan du komplettera din ansökan inom utsatt tid.

Du får besked om resultatet per e-post inom den tidsfrist som anges i utlysningen. Beskedet meddelas på engelska och avsändaren är studentexchange@helsinki.fi. Beslutet gäller alltid alla utbytesalternativ på samma ansökningsformulär.

Det elektroniska registreringsformuläret hämtar en del av uppgifter direkt från Sisu. Därför kan du inte göra ansökan under Sisus driftavbrott. Ta i beaktande eventuella driftavbrott som meddelats på förhand.

Specialtecken i lösenordet (^¨½*’) kan skapa problem vid inloggning. Du ska därför byta lösenord om du inte lyckas logga in med ett lösenord som innehåller specialtecken.

Om du behöver hjälp med att fylla i ansökningsformuläret eller har tekniska problem, kontakta Enheten för internationellt utbildningssamarbete per e-post studentexchange@helsinki.fi eller per telefon på +358 2941 22401 (12-14). Beskriv problemet så detaljerat som möjligt (vilket utbytesprogram söker du till, i vilken situation uppstod problemet, bild på eventuella felmeddelanden i Mobility Online osv.).