Ansökan i Mobility Online -portalen

Genom att välja utbildningsprogram ser du förutom de allmänna anvisningarna också utbildningsprogrammets eventuella egna innehåll. För att se Öppna universitetets instruktioner behöver du inte välja utbildningsprogram.

På denna sida hittar du detaljerade tekniska anvisningar för hur du gör en utbytesansökan i portalen Mobility Online. Innan du börjar läsa rekommenderar vi att du först läser de allmänna anvisningarna om hur man ansöker och ansökningsomgångens utlysning och basinformationen och bekantar dig med utbytesuniversiteten. Om du har frågor eller behöver hjälp, kontakta Mobilitetsservicen. På ansökningsklinikerna får du också hjälp med att göra din ansökan.

Registera dig som sökande i Mobility Online

I portalen kan du ansöka om utbyte på två olika sätt beroende på vilket utbytesprogram du söker till.

  1. Om du söker utbytesplatser på universitets / fakultets / utbildningsprogram / inriktnings nivå skall du välja att fylla i denna ansökningsblankett då ansökningstiden pågår. Sommarkurser har ett eget ansökningsformulär.
  2. Om du söker utbytesplatser inom ramen för  Erasmus-praktik (Erasmus SMP), kortkurser (Short courses) eller Free mover-stipendier ska du  klicka på bannern ” Erasmus SMP…” höst uppe på sidan och välja rätt program på den nya sidan som öppnar sig. På bilden under ser du var på rutan du ska klicka.Mobility Online portal picture
     

I Mobility Online portalen kan du också söka efter Europeiska utbytesdestinationer. Välj alltid det läsår under vilket du vill åka på utbyte. Välj sedan ”Show exchange details” i nedre kanten för att se vilka alternativ som står till buds. OBS! Om du ansöker om utbyte för kalenderåret 2022 eller för sommarkurser 2021 skall du välja läsåret 2021-2022 i portalen. 

För Erasmus-destinationer finns ytterligare information om destinationen som t.ex. utbildningsnivån och språkkunskaper om du trycker på Display details - ikonen (i form av en blankett) till vänster om namnet på utbytesuniversitet.

Mobility Online portal urval av universitete

Logga in i systemet med universitetets användarnamn (samma AD-behörighet som du t.ex. använder för att logga in på din e-post eller Flamma).

Med ett registreringsformulär kan du söka till platser på universitetsnivå, under ett fakultet och en enhet. Om du vill söka till utbyte från flera fakultet/ enheter måste du alltid registrera dig på nytt med ett nytt ansökningsformulär.

 

Att fylla i registreringsformuläret

Personuppgifterna i formuläret kommer automatiskt från Sisu. Om uppgifterna i Sisu är felaktiga ska du först korrigera dem i Sisu och sedan meddela kvl-admin@helsinki.fi. Du kan inte korrigera uppgifter direkt i Mobility Online utan uppgifterna måste hämtas från Sisu. Fält märkta med asterisk (*) är obligatoriska.
Ansökningsformuläret i Mobility Online

Data concerning current studies at the University of Helsinki

  • Total number of credits: Informationen om antalet avlagda studiepoäng kommer direkt från Sisu och inkluderar alla studiepoäng som finns i studieregistret. Det går inte att ändra antalet studiepoäng i ansökan. Vi kontrollerar antalet studiepoäng från studieutdraget eftersom informationen har förflyttats fel i vissa fall från Sisu till Mobility Online. Fel antal studiepoäng i Mobility Online påverkar inte din ansökan. Om du har avlagt JOO-studier vid en annan högskola, bifoga studieutdraget över JOO-studierna till din ansökan som extra bilagor om studiepoängen inte ännu syns i studieregistret. Om du har avlagt kandidatexamen vid en annan högskola, också bifoga studieutdraget över kandidatstudierna till din ansökan som extra bilagor.
  • Weighted Grade Point Average (GPA)Vägt medelvärde om alla till Sisu registerförda studieprestationer med nummerbedömning. Prestationer som inte bedömts med siffror räknas inte med i medelvitsordet. Vägt medelvärde kan kalkyleras till exempel med excel, se anvisningsvideo på engelska. Du kan ockä använda den färdiga modellen i excell för att räkna din GPA. Vitsordet beaktas för en sammanställd helhet, inte vitsord för helhetens enskilda kurser. Ange medelvitsordet med två decimalers noggrannhet.

Exempel:
kurs a): 2 sp, vitsord 4,
kurs b): 3 sp, vitsord 2,
kurs c): 4 sp, vitsord 5,
4 x 2 sp + 2 x 3 sp + 5 x 4 sp = 34 / 9 sp = 3,78

  • During the time of your studies at the University of Helsinki, have you had a pause due to military service, parental leave, sickness etc.? Please specify: Fyll i uppgifter om eventuella avbrott i dina examensstudier (t.ex. värnplikt, familjeledighet, sjukdom, heltidsarbete, studier för en annan examen e.d.). Studietakten påverkar dina möjligheter att få åka på utbyte, så om du har haft pauser i studierna är det viktigt att du meddelar om dem. Om du inte redogör för avbrottets orsak och längd, beräknas din studietakt utgående från hur många år du har studerat från och med datumet då du beviljades studierätt vid Helsingfors universitet.

Previous participation in student mobility

  • Fyll i uppgifter om eventuella tidigare studievistelser utomlands. Med studievistelser avses utbytesperioder utomlands inom ramen för högskolestudier. Om du har varit på utbyte före dina högskolestudier, t.ex. i gymnasiet, kan du nämna det om du vill. Utbyte under gymnasiet påverkar inte dina chanser att få åka på utbyte.

Data concerning the stay abroad (NB! The stated order is binding!)

Mobility Online registrerings formulärets del Data concerning your stay abroad

  • Välj först det Fakultet och en möjlig enhet/ utbildningsprogram du söker om en utbytesplats från. (På samma ansökningsblankett kan du fylla i platser från alla nivåer). Om du ansöker om utbytesplatser från två olika fakultet/ ämnen/ utbildningsprogram måste du dylla i två blanketter. Om ditt fakultet inte finns som alternativ i drop menyn lämna då Faculty delen tom och forsätt direkt till att välja din utbytesdestination.
  • Efter detta kan du välja din första prioriterade utbytesdestination enligt vad universitetet/fakultetet /utbildningsporgrammet erbjuder.
  • Välj Planned Field of Study at the host University  enligt det vetenskapsområdet du planerar att studera i utbytet. Märk att avtalets nivå (Fakultet/inriktning) kan begränsa det område du kan studera vid utbytesdestinatione.
  • Stay from / Stay to: Om uppgifterna för nästa läsår ännu inte finns tillgängliga ska du bedöma datumen för ditt utbyte utifrån pågående läsårs uppgifter. I utbytesperioden ingår introduktion/orientering, kurser och slutprov, så eventuell ledighet efter utbytet räknas inte med.

    • Utbytesavtal på universitetsnivå och utbytesavtal på enhetsnivå (University bilateral agreements och Faculty and Unit bilateral agreements): informationen finns i beskrivningarna av utbytesuniversiteten på sidan Utbytesplatser. Om det t.ex. står september–slutet av januari ska du skriva 1.9–31.1.
    • Övriga utbytesprogram: i regel finns informationen på utbytesuniversitetets webbplats
  • Välj Semester of Stay enligt vilket av HU:s terminer är närmast de datum som ditt utbyte sker.
  • Välj ditt eventuella andra-, tredje- och fjärdehandsalternativ och besvara samma frågor
  • Are you applying for other exchange destinations with more than one form at the same time where the applications are for different Faculties, departments or subjects?  Bör fyllas i om du ansöker om utbytesplatser med mer än en blankett i samma ansökningsrunda.
  • If you are not chosen for exchange, are you interested in hearing about other possibilities available in your target country or target area? Med den här frågan avses att om du inte blir antagen till de utbytesuniversitet du har sökt till kan du eventuellt, om du har en bra ansökan, erbjudas en utbytesplats i efterhand bland de platser som inte ännu har fyllts. Om du svarar ”ja” på frågan kan du eventuellt bli antagen till ett utbytesuniversitet för den önskade utbytesperioden utan att du behöver göra en ny, särskild ansökan. Utbytesuniversitetets/utbytesuniversitetens namn meddelas i samband med besluten. Du får 1–2 veckor tid att bestämma dig efter att du har fått meddelandet. Om du vill ta emot erbjudandet måste du göra en ny studieplan, annat behövs inte. Sedan får du ett beslut om att du har blivit antagen till universitetet där du erbjöds en plats. Om du svarar ”ja” minskar det inte på dina chanser att få åka på utbyte till något av de universitet som du sökt till.

Language competence

  • Ange det språk du huvudsakligen kommer att studera på vid utbytesuniversitetet (OBS! Språkkunskaper kan visas t.ex. med ett studieutdrag eller separat språkintyg vid behov, se sidan Språkkrav. Du ska i ett senare skede ladda upp utdraget/intyget som bilaga till din ansökan.) I Mobility Online kan du bara ange ett studiespråk per utbytesuniversitet. Om du söker till ett universitet där du kommer att studera på två språk ska du ange det huvudsakliga studiespråket. Ange också din språknivå enligt CEFR-skalan.
  • If your language skills do not yet meet the language....  Kan du te.x nämna Pågående språkkurser vid Helsingfors universitet.
  • Märk också om du ämnar att avlägga utbytesstudiernas kurser på mera ett språk

Emergency contact information

  • Meddela vem som kan kontaktas i en nödsituation. Vi behöver informationen så att vi vet vem vi ska kontakta om det händer dig något under utbytet.

Other information

  • Special arrangements: Om du behöver specialarrangemang ska du meddela det. För Erasmus-studentutbyte och i andra CIMO-finansierade program kan du få tillgänglighetsstöd om du har särskilda behov. Läs mera under ”Tillgänglighetsstöd” på sidan Finansiering av ditt utbyte.
  • Välj att du delar din Contact data så att mobiltetservicen kan skicka dig information som berör utbyte (rekommenderat)

När du är färdig ska du skicka registreringsformuläret genom att klicka på knappen ”Send registration form”. OBS! Efter detta kan du själv redigera uppgifterna på formuläret enda til att du bekräftar att du sent in hela ansökan till mobilitesservicen. Om du efter det vill uppdatera uppgifterna ska du kontakta studentexchange@helsinki.fi.

Till e-postadressen du har uppgett får du ett automatiskt meddelande om ansökningsprocessen och en länk till inloggningssidan för din ansökan i Mobility Online. Läs anvisningarna noga. I det här skedet har du bara fyllt i registreringsformuläret, och den är INTE en färdig ansökan!

 

Så här fortsätter ansökningsprocessen efter att du har fyllt i registreringsformuläret

Logga in på ditt Mobility Online-konto via länken i e-postmeddelandet eller på adressen https://kvl.it.helsinki.fi. Du loggar in med ditt vanliga användarnamn (AD-behörigheten som du t.ex. loggar in med på din e-post).

I vyn Application selection ser du varje ansökningsformulär som du har registrerat. Om du har flera än ett alternativ på ett registreringsformulär, visas bara det första alternativets uppgifter i denna vy. Välj vilken ansökan som ska behandlas. Från menyn uppe till vänster kommer du tillbaka till vyn Application selection.

Vyn Show Application Work-Flow visar uppgifterna om din ansökan. I uppgifterna ser du Necessary steps, dvs. det du ännu ska göra innan din ansökan är färdig (OBS! Följande punkter ska fyllas i enligt sin ordningsföljd; vissa fält kan inte väljas förrän föregående punkt har fyllts i):
Mobility Onlinen vy från en ansökan

  • Display Application Data: Här kan du vid behov kontrollera uppgifterna i registreringsformuläret och göra ändringar i endel av fälten i formuläret.
  • Download Application Form: Till sist ska du ladda ner och spara ansökningsformuläret (sammanfattningen av din ansökan) på din dator som PDF-fil och ladda upp den på ”Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, application form)”. Ansökningsformuläret behöver inte undertecknas.
  • Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement): I denna inlämningsmapp kan du ladda upp de PDF-bilagor som krävs för ansökan (studieutdrag, motivationsbrev, eventuellt språkintyg och studieplan). Läs mer om bilagorna på sidan Ansökan.
  • Submit application with attachments: Bekräfta att du lämnat in ansökan trycka på click to update, kryssa för rutan och klicka på ”Update”. Efter detta kan mobilitetsservicen börja behandla din ansökan.

 

Att skicka ansökan

Ansökan med bilagor görs endast elektroniskt i Mobility Online.

Foga bilagorna som efterfrågas till din ansökan (motivationsbrev, studieutdrag och eventuellt studieplan och språkintyg). Du laddar upp bilagorna till din ansökan genom att välja ”Upload application documents (e.g. transcript, motivation letter, learning agreement, application form)”. Bilagorna behöver inte undertecknas.

När du har laddat upp alla nödvändiga bilagor skickar du ansökan genom att välja "submit application with attachments" och trycka på click to update, kryssa för rutan och klicka på ”Update”. Efter ca en vecka efter asnökningsdeadline syns "Application documents received" som märkt i din ansöka. Det betyder att din ansöka är färdig. Du ska kontaktas om din ansöka saknas nånting och du kan komplettera din ansökan.

Du får besked om resultatet per e-post inom den tidsfrist som anges i utlysningen. Beskedet meddelas på engelska och avsändaren är studentexchange@helsinki.fi. Beslutet gäller alltid alla utbytesalternativ på samma ansökningsformulär.

Tekniska problem?

Det elektroniska registreringsformuläret hämtar vissa av ansökningens uppgifter direkt från Sisu. Därför kan du inte göra ansökan under Sisus driftavbrott. Du ska alltså ta i beaktande eventuella driftavbrott som meddelats på förhand.

Specialtecken i lösenordet (^¨½*’) kan skapa problem vid inloggning. Du ska därför byta lösenord om du inte lyckas logga in med ett lösenord som innehåller specialtecken.

Om du behöver hjälp med att fylla i ansökningsformuläret eller har tekniska problem, kontakta Mobilitetsservicens användarsupport för Mobility Online per e-post på studentexchange@helsinki.fi eller per telefon på +358 2941 22401 (10-15). Beskriv problemet så detaljerat som möjligt (vilket utbytesprogram du söker till, i vilken situation problemet uppstod, texten i eventuella felmeddelanden i Mobility Online).