Thessa som verktyg i arbetet med en doktorsavhandling

Thessa är ett elektroniskt verktyg för planering, handledning och uppföljning av arbetet med doktorsavhandlingar vid Helsingfors universitet.  Dess syfte är att stödja doktoranden, handledarna och uppföljningsgruppen i att sätta upp målen för doktorsavhandlingen, följa upp hur arbetet framskrider och dokumentera arbetet under hela doktorsutbildningen.

I Thessa utarbetas och godkänns en handledningsplan, administreras uppgifter om hur doktorsavhandlingen framskrider samt bereds årsrapporterna och uppföljningsgruppens möten. En regelbunden uppdatering i Thessa hjälper hålla doktorsavhandlingens mål, mellanetapper och överenskomna saker synliga för alla väsentliga parter.

Vid Helsingfors universitet ska alla doktorander se till att uppgifterna om avhandlingens framskridande och handledning samt uppföljningsgruppens arbete är uppdaterade i Thessa.  Uppdaterad information stöder doktorandens planenliga framsteg i arbetet med doktorsavhandlingen samt doktorandens, handledarnas och uppföljningsgruppens gemensamma arbete under hela avhandlingsprocessen.

Denna anvisning riktar sig främst till doktorander, men den ger nyttig information också till handledarna och uppföljningsgruppens medlemmar.

Doktoranden börjar använda Thessa efter att ha beviljats studierätt. Att ta i bruk Thessa genast i början av studierna gör det lättare att sammanställa informationen om planeringen, handledningen och uppföljningen av doktorsavhandlingen på ett och samma ställe.

Det är enkelt att ta i bruk verktyget: 

1. Öppna Thessa med webbläsare. 
2. Logga in med ditt användarnamn vid Helsingfors universitet. 
3. Uppdatera dina uppgifter.

Thessa består av tre olika funktioner:

1. Handledningsplan – gemensam plan för handledningen av och ansvarsfördelningen för arbetet med doktorsavhandlingen.
2. Mitt doktorandprojekt – planering och uppdatering av arbetet med doktorsavhandlingen, studierna och projektets framskridande.
3. Rapporter – årlig uppföljning av arbetet med doktorsavhandlingen och beredning av uppföljningsgruppens möten.

Informationen om handledarna administreras i systemet av doktorandprogrammens personal. Om det finns felaktigheter eller bristfälligheter i uppgifterna om dina handledare, kontakta planeraren för ditt doktorandprogram. 

Du ska själv bjuda in uppföljningsgruppens medlemmar via Thessa.

Det är bra att regelbundet uppdatera Thessa, eftersom Thessa skapar merparten av årsrapporten utifrån uppgifterna. Information som är uppdaterad hjälper doktoranden, handledarna och uppföljningsgruppen att bilda sig en gemensam uppfattning om hur arbetet med avhandlingen framskrider och om följande mål.

Handledningsplanen och årsrapporten finns till påseende i Thessa för såväl doktoranden som hens handledare, uppföljningsgruppens medlemmar och doktorsutbildningens stödpersonal. På så sätt har doktoranden, handledarna och uppföljningsgruppen en gemensam uppdaterad översikt över hur arbetet med avhandlingen framskrider. Stödpersonalen vid doktorsutbildningen kan granska uppgifterna för att säkerställa att rådgivningen, stödet och processerna löper smidigt.

Handledningsplanen är en plan som doktoranden och hens handledare utarbetat tillsammans för att förtydliga praxis, ansvarsområden och förväntningar för handledningen samt för att stödja doktorandens planenliga framsteg i arbetet med doktorsavhandlingen. 

Huvudhandledaren fyller i handledningsplanen i sin egen Thessa-vy tillsammans med doktoranden och eventuella andra handledare. När de nödvändiga uppgifterna har registrerats i planen skickas handledningsplanen för godkännande till doktoranden och övriga handledare. Alla parter måste godkänna planen för att den ska vara giltig.

Handledningsplanen är i kraft tills vidare, men den kan uppdateras vid behov i takt med att studierna framskrider.  

Sidan Mitt doktorandprojekt är ett område där doktoranden kan planera faserna i arbetet med doktorsavhandlingen och doktorandstudierna och uppdatera informationen om hur dessa framskrider. 

Sidan Mitt doktorandprojekt är indelad i följande avsnitt: Publikationer, Konferens och mobilitet, Finansiering, Kurser, Undervisning och Bilagor. Doktoranden sparar uppgifterna i Thessa. De uppdaterade uppgifterna är tillgängliga för handledarna och medlemmarna i uppföljningsgruppen.

Doktorander som inlett sina doktorandstudier den 1 januari 2026 eller senare och doktorander i pilotprojektet för doktorsutbildning använder den nya vyn i Thessa.

I den nya Thessa-vyn på sidan Mitt doktorandprojekt finns utöver tidigare avsnitt (publikationer, konferenser och mobilitet, finansiering, kurser och undervisning) två nya avsnitt:

• Perioder 
• Uppföljningsgrupp

Perioder

I Thessa kan framstegen i arbetet med doktorsavhandlingen planeras enligt den tid som förflyter mellan mötena med uppföljningsgruppen. I Thessa kallas detta Perioder. Det är frivilligt att använda avsnittet Perioder, men det kan göra det lättare att dela in arbetet i faser, sätta upp delmål och följa upp hur arbetet framskrider. För varje mål kan doktoranden ange till exempel 3–5 mål som är centrala för avhandlingsprojektet.

Uppföljningsgrupp

Doktoranden för in uppföljningsgruppens mötestider i avsnittet Uppföljningsgrupp.

Syftet med årsrapporten är att stödja uppföljningsgruppens möte. Rapporten bidrar till att sammanställa informationen om hur avhandlingen framskrider, de viktigaste prestationerna, eventuella utmaningar och nästa mål. Samtidigt fungerar den som en påminnelse om att det är dags för uppföljningsgruppens möte. 

Rapporten ska utarbetas minst en gång per år 1–2 veckor före mötet med uppföljningsgruppen, så att medlemmarna har tillräckligt med tid att bekanta sig med rapporten och informationen hålls så uppdaterad som möjligt.

Rapporten är en översikt över det aktuella läget med doktorsavhandlingen och därför fås största delen av rapportens innehåll automatiskt från uppgifterna på sidan Mitt doktorandprojekt. Doktoranden ger bland annat en uppskattning av den tid som använts för avhandlingen och det aktuella läget för arbetet samt beskriver de viktigaste resultaten och utmaningarna under det gångna året. Det går att foga bilagor till rapporten (t.ex. en uppdaterad forskningsplan), men bilagor är inte obligatoriska om doktoranden inte uttryckligen blivit ombedd att bifoga sådana.

Rapporterna finns längst ner på Thessas huvudsida. Skapa en rapport genom att trycka på knappen ”Skapa rapport”.

Efter att doktoranden har skickat in sin rapport i Thessa kan handledarna och uppföljningsgruppens medlemmar omedelbart läsa rapporten. Doktoranden kan ta del av de närmare anvisningarna för uppföljningsgrupper vid sitt eget doktorandprogram på sidan Uppföljningsgrupper.

I samband med rapporten finns ett fält för diskussion. I fältet kan alla parter kommentera rapportens innehåll och föreslå ändringar och förbättringar. Doktoranden får också kommentarerna per e-post och kan redigera rapporten efter behov.

Efter rapporteringen skriver doktoranden en sammanfattning av mötet med uppföljningsgruppen tillsammans med gruppens medlemmar. I sammanfattningen antecknas mötets centrala frågor, hur arbetet med avhandlingen framskrider samt eventuella avtalade följande steg. Sammanfattningen skrivs tillsammans med medlemmarna i uppföljningsgruppen i slutet av mötet. Förfarandet varierar beroende på vilken Thessa-vy som används.

Doktorander som inlett sina studier före 1.1.2026

I slutet av mötet med uppföljningsgruppen skriver doktoranden en sammanfattning i närvaro av gruppens medlemmar. När sammanfattningen skrivs stängs samtidigt rapporten. Sammanfattningen är alltså en förutsättning för att kunna skapa följande rapport. Ett automatiskt e-postmeddelande om sammanfattningen skickas till uppföljningsgruppens medlemmar och handledarna. Efter det kan sammanfattningen inte längre redigeras. 

Doktorander som inlett sina studier 1.1.2026 eller senare och doktorander i pilotprojektet

Denna grupp använder den nya Thessa-vyn där mötet ordnas via sidan Uppföljningsgrupp. Mötesdatumet ska ha förts in i Thessa före mötet. När årsrapporten är färdig kan mötet inledas genom att klicka på länken vid mötesdatumet. 

Länken öppnar en mötesvy där den föreslagna föredragningslistan för mötet finns att tillgå. Doktoranden skriver in mötesanteckningarna i mötesvyn.

Rapporteringsperioden stängs inte förrän mötet har slutgiltigt avslutats. I Thessa markeras därefter mötet med uppföljningsgruppen som genomfört. Obs. Avsluta inte mötet slutgiltigt förrän alla uppgifter har kontrollerats omsorgsfullt. Rapporten för ett slutgiltigt avslutat möte går inte längre att redigera.

Thessa is continuously updated, and minor changes are therefore made from time to time. The instructions are updated to reflect the latest changes as soon as possible after the updates.

Avsnittet Help i Thessa hjälper vid frågor om användningen av systemet.

Via HelsinkiUni Help får du hjälp med såväl innehållsfrågor som tekniska frågor kring användningen av systemet. 

Thessa utvecklas kontinuerligt, och via HelsinkiUni Help kan du ge respons på Thessas funktioner och utveckling.