E-thesis

Det förnyade E-thesis är ett system för inlämning och bedömning av avhandlingar. Systemet togs i bruk gradvis under läsåret 2024–2025. Till en början användes systemet endast för inlämning av magisteravhandlingar, men planen är att även kandidatavhandlingar lämnas in via systemet.

Beakta att de här anvisningarna gäller den nya versionen av E-thesis. Anvisningar om avhandlingar finns i Instruktioner för studerande.

Börja med att logga in till det nya E-thesis. Du kan logga in endera via funktionen uppe till höger eller via funktionen i välkomstfönstret. Inloggningen använder motsvarande inloggningstjänster som Helsingfors universitets övriga tjänster. När du är inloggad visas ditt för- och efternamn uppe i det högra hörnet.

OBS: Om du lämnar in din kandidatavhandling, kom ihåg att anmäla dig till avhandlingens och mognadsprovets studiemoment i Sisu innan du börjar lämna in.

Påbörja inlämningsprocessen genom att klicka på knappen ”Börja” under den rubrik som din avhandling gäller.

Välj först det utbildningsprogram som du lämnar in din avhandling till. Om du har studierätt endast för ett utbildningsprogram väljer systemet automatiskt det här utbildningsprogrammet. När du har valt utbildningsprogram, klicka på ”Börja”.

Om du inte har en giltig studierätt eller är frånvaroanmäld låter systemet dig inte påbörja inlämningsprocessen. Du kan kontrollera din studierätt och din närvaroanmälan i Sisu.

Om du har en giltig studierätt, men systemet inte kan hitta den, ska du kontakta e-thesis@helsinki.fi.

Kontrollera först dina personuppgifter. Om uppgifterna innehåller fel ska de korrigeras i Sisu innan avhandlingen lämnas in. Om ditt namn är felskrivet, ta kontakt med Helpdesk på helpdesk@helsinki.fi.

Du kan avbryta och spara inlämningsprocessen genom att klicka på ”Fortsätt senare” och senare återvända för att fortsätta processen och redigera de uppgifter som angetts. Genom att klicka på ”Dina avhandlingar” på ingångssidan till E-thesis hittar du uppgifter om dina oavslutade inlämningsprocesser och inlämnade avhandlingar. 

Ange uppgifter om och en beskrivning av avhandlingen.

Avhandlingens författare

Kontrollera uppgifterna om dig ytterligare en gång (förnamn, efternamn och studentnummer).

Arbete i par

Om din avhandling är ett arbete i par ska du välja ”ja” och ange namnet på den andra författaren.

Avhandlingens ansvariga person

Vid en del utbildningsprogram utses en ansvarig person för avhandlingarna. Du hittar den ansvariga personen i planen för avhandlingen. Ansvarig person för avhandlingen kan till exempel vara den programansvariga. Lägg till den ansvariga personen för din avhandling, om en sådan person har utsetts. Vid Agrikultur-forstvetenskapliga och Bio- och miljövetenskapliga fakulteten är uppgiften obligatorisk.

Avhandlingens handledare

Fyll i uppgifter om avhandlingens handledare genom att ange handledarens förnamn, efternamn och e-postadress. Du kan ange ytterligare en handledare genom att klicka på ”Lägg till en handledare”

Avhandlingens uppgifter

Under rubriken ”Avhandlingens uppgifter” fyller du i basuppgifter om avhandlingen, såsom språk, rubrik, eventuell undertitel och sammandrag. 

Kontrollera i avhandlingsanvisningarna om det vid ditt utbildningsprogram krävs översättningar av avhandlingens titel och sammandrag och till vilket språk de ska översättas. Om du med sammandraget visar dina kunskaper i skolutbildningsspråket, ska du skriva sammandraget på både ditt skolutbildningsspråk och avhandlingens språk.

Ämnesord

Systemet föreslår automatiskt ämnesord på basis av sammandraget. Du kan välja de ämnesord som är lämpliga för din avhandling bland förslagen genom att klicka på dem. Ämnesordsförslagen baserar sig på avhandlingens sammandrag och översättning. Om sammandraget eller översättningen inte är på finska, svenska eller engelska får du inga ämnesförslag.

Du kan även lägga till egna ämnesord genom att klicka på textfältet för ämnesord och sedan trycka på Retur-tangenten eller på knappen ”+ Lägg till ämnesord” som finns bredvid textfältet. Du kan lägga till endast ett ämnesord åt gången.

Mognadsprov

Lägg till uppgifter om ditt mognadsprov. Uppgifterna omfattar information om ditt skolutbildningsspråk, mognadsprovets språk och om huruvida du tidigare har avlagt en lägre eller högre högskoleexamen i Finland.

Om du redan har genomfört ett mognadsprov hämtar systemet uppgifter om mognadsprovet från Sisu.

För alla avhandlingar som skrivs vid Helsingfors universitet publiceras en beskrivning i publikationsarkivet Helda. Läs mer om publicering av avhandlingen i Instruktioner för studerande.

Du kan ge din avhandling ett öppet publiceringstillstånd. Kom ihåg att läsa publiceringsavtalet innan du ger ditt tillstånd för publicering. Om du ger tillstånd för publicering av din avhandling, visas en meny med alternativ för Creative Commons-licenser. Välj den licens som är passar dig eller avstå från att ge din avhandling en CC-licens, vilket innebär att du förbehåller dig alla rättigheter. 

Du kan ändra publiceringstillståndet även efter att du har lämnat din avhandling, ända fram tills statusen för bedömningen av din avhandling är ”färdig”.

Vid behov kan du även be om fördröjd publicering, embargo, för din avhandling. Beakta att du endast kan be om embargot i samband med inlämningen. 

På fliken "Filer" kan du ladda upp din avhandlingsfil i ett tillgängligt PDF/A-format och andra bilagor. Se till att avhandlingsfilens namn har formen Efternamn_Förnamn_Magisteravhandling_År (utan åäö-tecken eller specialtecken). Du kan även inkludera länkar som hör till din avhandling, till exempel om du har arbetat med video eller programmering.

Kontrollera dina filer efter att du har laddat upp dem i systemet. Försäkra dig om att du har laddat upp rätt filer. 

På fliken ”Bekräfta och spara” finns ett sammandrag av alla uppgifter om din avhandling. Här kan du kontrollera att du har fyllt i allt på rätt sätt och att dina uppgifter stämmer. Du kan gå tillbaka och göra ändringar i ett visst avsnitt genom att klicka på knappen ”Gå tillbaka och redigera” bredvid avsnittet. 

När du har försäkrat dig om att alla uppgifter är korrekta och att alla nödvändiga filer har laddats upp, kan du lämna in din avhandling genom att klicka på ”Skicka” som finns längre ner på fliken.

Efter att du har lämnat in din avhandling får du ett e-postmeddelande om att din avhandling har tagits emot. 

På fliken ”Dina avhandlingar” kan du se både inlämnade avhandlingar och oavslutade inlämningsprocesser. Fliken ”Dina avhandlingar” hittar du genom att gå till systemets ingångssida.

Högst upp på sidan visas oavslutade inlämningar. Du kan återgå till en oavslutad process och fortsätta inlämningen. Du kan även radera obehövliga oavslutade inlämningar.

På fliken ”Dina avhandlingar” kan du följa handläggningen av din avhandling i kolumnen ”Status” och se uppgifter om den avhandling du lämnat in.

Du kan ändra avhandlingens publiceringstillstånd ända fram tills statusen för bedömningen av din avhandling är ”Färdig”. Välj avhandling genom att klicka på ”Visa” och därefter ”Gå tillbaka och redigera”.

Senast en vecka innan din avhandling godkänns skickas du ett meddelande om det föreslagna vitsordet. E-postmeddelandet innehåller en länk till fliken ”Dina avhandlingar”. Du kan se det vitsord som föreslagits för din avhandling genom att klicka på ”Visa”. 

Du kan ladda ner bedömningen för din avhandling som pdf-fil på fliken "Sammandrag".

Så länge du har ett användarkonto på domänen helsinki.fi kan du läsa utlåtandet om vitsordsförslaget i E-thesis. Beakta att du inte längre kan spara pdf-filen efter att giltighetstiden för ditt användarnamn upphört.

När din avhandling har godkänts och vitsordet syns i Sisu, får du ett meddelande om bedömningsbeslutet. När avhandlingen har godkänts publicerar systemet den i publikationsarkivet Helda enligt det publiceringstillstånd du gett. 

Om du behöver hjälp med att använda det nya E-thesis kan du kontakta e-thesis@helsinki.fi.