Thessa työkaluna väitöskirjatyössä

Thessa on väitöskirjatyön suunnittelun, ohjauksen ja seurannan sähköinen työkalu Helsingin yliopistossa.  Sen tarkoituksena on tukea väitöskirjatutkijaa, ohjaajia ja seurantaryhmää väitöskirjaprojektin tavoitteiden asettamisessa, etenemisen seurannassa ja työn dokumentoinnissa koko tohtorikoulutuksen ajan.

Thessassa laaditaan ja hyväksytään ohjaussuunnitelma, ylläpidetään tietoja väitöskirjaprojektin etenemisestä sekä valmistellaan vuosiraportit ja seurantaryhmän kokoukset. Kun Thessaa päivitetään säännöllisesti, se auttaa pitämään väitöskirjatyön tavoitteet, välivaiheet ja sovitut asiat näkyvissä kaikille keskeisille osapuolille.

Helsingin yliopistossa kaikkien väitöskirjatutkijoiden tulee huolehtia siitä, että väitöskirjatyön etenemiseen, ohjaukseen ja seurantaryhmätyöskentelyyn liittyvät tiedot ovat ajan tasalla Thessassa.  Ajantasaiset tiedot tukevat väitöskirjatyön suunnitelmallista etenemistä sekä väitöskirjatutkijan, ohjaajien ja seurantaryhmän yhteistä työskentelyä koko väitöskirjaprosessin ajan.

Tämä ohje on suunnattu ensisijaisesti väitöskirjatutkijoille, mutta se tarjoaa hyödyllistä tietoa myös ohjaajille ja seurantaryhmän jäsenille.

Väitöskirjatutkija alkaa käyttää Thessaa opinto-oikeuden saatuaan. Thessan käyttöönotto heti opintojen alussa auttaa kokoamaan väitöskirjatyön suunnitteluun, ohjaukseen ja seurantaan liittyvät tiedot samaan paikkaan.

Käyttöönotto on yksinkertaista: 

1. Avaa Thessa selaimella 
2. Kirjaudu sisään yliopiston käyttäjätunnuksella 
3. Aloita tietojesi päivittäminen

Thessan toiminta perustuu kolmeen eri toiminnallisuuteen:

1. Ohjaussuunnitelma – yhteinen suunnitelma väitöskirjatyön ohjauksesta ja vastuista.
2. Väitöskirjaprojektini – väitöskirjatyön, opintojen ja projektin etenemisen suunnittelu ja päivitys
3. Raportit – väitöskirjatyön etenemisen vuosittainen seuranta ja seurantaryhmän kokousten valmistelu.

Ohjaajatietoja Thessassa hallinnoi tohtoriohjelmien henkilökunta. Jos ohjaajatiedoissasi on virheitä tai ne ovat puutteelliset, ota yhteyttä oman tohtoriohjelmasi asiantuntijaan.

Seurantaryhmän jäsenet sinun tulee kutsua Thessan kautta itse.

Thessaa kannattaa päivittää säännöllisesti, sillä se luo näiden tietojen pohjalta automaattisesti valtaosan vuosiraportin sisällöstä. Ajantasaiset tiedot auttavat väitöskirjatutkijaa, ohjaajia ja seurantaryhmää muodostamaan yhteisen kuvan väitöskirjatyön etenemisestä ja seuraavista tavoitteista.

Ohjaussuunnitelma ja vuosiraportti ovat Thessassa väitöskirjatutkijan lisäksi hänen ohjaajiensa, seurantaryhmän jäsenten sekä tohtorikoulutuksen tukihenkilöstön tarkasteltavissa. Näin väitöskirjatutkijalla, ohjaajilla ja seurantaryhmällä on yhteinen ajantasainen näkymä väitöskirjatyön etenemiseen. Tohtorikoulutuksen tukihenkilöstö voi tarkastella tietoja neuvonnan, tuen ja prosessien sujuvuuden varmistamiseksi.

Ohjaussuunnitelma on väitöskirjatutkijan ja hänen ohjaajiensa yhdessä tekemä suunnitelma, jonka tarkoitus on selkeyttää ohjauksen käytäntöjä, vastuita ja odotuksia sekä tukea väitöskirjatyön suunnitelmallista etenemistä. 

Pääohjaaja täyttää ohjaussuunnitelman omassa Thessa-näkymässään yhdessä väitöskirjatutkijan ja mahdollisten muiden ohjaajien kanssa. Kun suunnitelmaan on kirjattu tarvittavat asiat, ohjaussuunnitelma siirtyy hyväksyttäväksi väitöskirjatutkijalle ja muille ohjaajille. Kaikkien osapuolten tulee hyväksyä suunnitelma, jotta se on voimassa. 

Ohjaussuunnitelma on oletusarvoisesti toistaiseksi voimassa oleva, mutta sitä voi päivittää tarvittaessa tutkinnon edetessä. 

Väitöskirjaprojektini -sivu on alue, jossa väitöskirjatutkija voi suunnitella väitöskirjatyön vaiheita ja tohtoriopintojaan sekä päivittää niiden etenemistä. 

Väitöskirjaprojektini -sivu on jaettu osiin, joita ovat julkaisut, konferenssit ja liikkuvuus, rahoitus, kurssit, opetus sekä liitteet.  Väitöskirjatutkija tallentaa tiedot Thessaan. Päivitetyt tiedot ovat ohjaajien ja seurantaryhmän jäsenten nähtävissä.

1.1.2026 ja sen jälkeen aloittaneet väitöskirjatutkijat sekä tohtorikoulutuspilottiin kuuluvat väitöskirjatutkijat käyttävät uudistettua Thessa-näkymää.

Uudistetussa Thessa-näkymässä Väitöskirjaprojektini-sivulla on aiempien osioiden (julkaisut, konferenssit ja liikkuvuus, rahoitus, kurssit ja opetus) lisäksi kaksi uutta osiota:

• Jaksot 
• Seurantaryhmä

Jaksot

Thessassa väitöskirjatyön etenemistä voi suunnitella seurantaryhmätapaamisten välisinä jaksoina. Jaksojen käyttäminen on vapaaehtoista, mutta se voi helpottaa työn vaiheistamista, välitavoitteiden asettamista ja etenemisen seurantaa. Kullekin jaksolle voi kirjata esimerkiksi 3–5 väitöskirjaprojektin kannalta keskeistä tavoitetta.

Seurantaryhmä

Väitöskirjatutkija lisää seurantaryhmän kokousajat omaan seurantaryhmänäkymäänsä.

Vuosiraportin tarkoituksena on tukea seurantaryhmän kokousta. Raportti auttaa kokoamaan yhteen väitöskirjatyön etenemisen, keskeiset saavutukset, mahdolliset haasteet ja seuraavat tavoitteet. Samalla se toimii muistutuksena siitä, että on aika tavata seurantaryhmän kanssa. 

Raportti tulee laatia vähintään kerran vuodessa noin 1–2 viikkoa ennen seurantaryhmän kokousta, jotta jäsenillä on riittävästi aikaa tutustua siihen ja tiedot pysyvät mahdollisimman ajantasaisina.

Raportti on katsaus väitöskirjaprojektin senhetkiseen tilanteeseen ja suurin osa raportin sisällöstä saadaan automaattisesti Väitöskirjaprojektini-sivun tiedoista. Lisäksi väitöskirjatutkija arvioi muun muassa väitöskirjatyöhön käytettyä aikaa ja työn tämänhetkistä tilannetta sekä kuvaa kuluneen vuoden keskeiset saavutukset ja haasteet. Raporttiin voi liittää liitteitä (esimerkiksi päivitetyn tutkimussuunnitelman), mutta liitteet eivät ole pakollisia, ellei niitä ole erikseen pyydetty.

Raportit löytyvät Thessan pääsivun alalaidasta. Aloita raportin luominen painikkeella "Luo raportti".

Kun väitöskirjatutkija on lähettänyt raportin Thessassa, voivat ohjaajat ja seurantaryhmän jäsenet tarkastella sitä välittömästi. Väitöskirjatutkija voi tutustua oman tohtoriohjelmansa tarkempiin seurantaryhmäohjesiin ⁠Seurantaryhmien sivulta.

Raportin yhteydessä on keskustelupalkki, jossa kaikki osapuolet voivat kommentoida raportin sisältöä ja ehdottaa muutoksia tai parannuksia. Väitöskirjatutkija saa kommentit myös sähköpostiinsa ja voi muokata raporttia tarpeen mukaan.

Raportoinnin päätteeksi väitöskirjatutkija kirjaa seurantaryhmäkokouksen yhteenvedon yhdessä seurantaryhmän jäsenten kanssa. Yhteenvetoon kirjataan kokouksen keskeiset asiat, väitöskirjatyön eteneminen sekä mahdolliset sovitut seuraavat askeleet. Yhteenveto kirjoitetaan yhdessä seurantaryhmän jäsenten kanssa kokouksen päätteeksi.  Kirjaamistapa riippuu käytössä olevasta Thessa-näkymästä.

Ennen 1.1.2026 aloittaneet väitöskirjatutkijat

Seurantaryhmäkokouksen päätteeksi väitöskirjatutkija kirjoittaa yhteenvedon seurantaryhmän jäsenten ollessa paikalla. Yhteenvedon kirjoittaminen sulkee raportin ja on näin edellytyksenä seuraavan raportin luomiselle. Yhteenvedosta lähtee automaattisesti sähköpostiviesti seurantaryhmän jäsenille ja ohjaajille. Tämän jälkeen yhteenvetoa ei voi enää muokata. 

1.1.2026 tai sen jälkeen aloittaneet väitöskirjatutkijat sekä tohtorikoulutuspilotti

Tämä ryhmä käyttää uudistettua Thessa-näkymää, jossa kokous järjestetään Seurantaryhmä-sivun kautta. Kokouspäivä tulee olla tallennettuna Thessaan ennen kokousta. Kun vuosiraportti on valmis, kokouksen voi aloittaa klikkaamalla kokouspäivämäärän kohdalla olevaa linkkiä. 

Linkki avaa kokousnäkymän, jossa on käytettävissä ehdotettu asialista kokouksen tueksi. Väitöskirjatutkija kirjaa kokousnäkymässä kokouksen muistiinpanot.

Raportointikausi sulkeutuu vasta, kun kokous päätetään lopullisesti. Tämän jälkeen seurantaryhmän kokous näkyy Thessassa pidettynä. Huom. Päätä kokous lopullisesti vasta, kun kaikki tiedot on tarkistettu huolellisesti. Lopullisesti päätetyn kokouksen raporttia ei voi enää muokata.

Thessaa päivitetään jatkuvasti, minkä vuoksi siihen tehdään ajoittain pieniä muutoksia. Ohjeet päivitetään vastaamaan uusimpia muutoksia mahdollisimman pian päivitysten jälkeen.

Thessan Help-osio tarjoaa tukea järjestelmän käyttöön ja siihen liittyviin kysymyksiin.

HelsinkiUni Help kautta saat tukea sekä Thessan sisällöllisiin kysymyksiin että järjestelmän tekniseen käyttöön liittyvissä asioissa.  

Thessaa kehitetään jatkuvasti, ja HelsinkiUni Helpin kautta voit halutessasi antaa myös palautetta Thessan toiminnallisuuksista ja kehittämisestä.