Arrangemang vid en disputation

En disputation är alltid offentlig och ska vara öppen för universitetssamfundet och det omgivande samhället. Därför är det viktigt att följa universitetets gemensamma regler (nedan) när man slår fast disputationsdagen och planerar arrangemangen inför en disputation.

Vid Helsingfors universitet kan en disputation ordnas antingen som en traditionell disputation eller som en digital disputation. Disputanden och kustosen väljer disputationsakt efter att ha diskuterat saken med opponenten och fakultetens representant/representanter. Ditt val av akt inverkar på hur du går vidare när du ska slå fast disputationsdagen och sköta andra arrangemang.

1. Traditionell disputation

Vid en traditionell disputation är disputanden, opponenten och hela betygsnämnden samt publiken närvarande i disputationssalen.

• Disputationen kan äga rum i vilken av universitetets föreläsningssalar som helst som har plats för fler än 20 personer.
• Disputationen kan ordnas vilken vardag eller lördag som helst då den önskade föreläsningssalen är tillgänglig.
• Det är inte möjligt att delta i en traditionell disputation på distans eller att följa med den via nätet.

2. Traditionell disputation + Unitube

Om disputanden så önskar, kan den traditionella disputationen också göras tillgänglig på nätet via tjänsten Unitube.

• Disputanden, opponenten och hela betygsnämnden måste vara närvarande i disputationssalen. Publiken kan man följa med disputationen i disputationssalen eller via Unitube.
• En traditionell disputation med Unitube-förbindelse kräver en disputationssal med Unitube-teknik och plats för minst 20 personer.
• Disputationen kan ordnas vilken vardag eller lördag som helst som den önskade föreläsningssalen är tillgänglig.
• Unitube-streamningen går enbart i en riktning. Således är det inte möjligt att aktivt medverka i disputationen, utan man kan endast följa med sändningen.
• Vaktmästarna startar streamningen när disputationen inleds, det finns inget AV-stöd. Disputationen kan sparas genom att använda disputandens eget kort för att starta Unitube.
• Anvisningar för att streama via Unitube (Helsingfors universitets helpdesk). Välj ”Bruksanvisning för Unitube-kompatibla inspelningsrum för föreläsningar” under menyn ”Detaljerad hjälp”.

3. Disputation helt eller delvis på distans

En digital disputation sker helt eller delvis på distans. Det är möjligt att medverka i digitala disputationer via nätet, oavsett var i världen man befinner sig.

• Förbindelsen är dubbelriktad och kan vid behov användas av alla nyckelpersoner som medverkar i disputationen (disputanden, opponenten, de övriga i betygsnämnden, publiken).
• De digitala disputationerna ordnas i föreläsningssalar med videokonferensutrustning. Lokalbokningen väljer en lämplig sal med beaktande av disputandens önskemål.
• Publiken kan följa med disputationen både i salen och via nätet. Vid behov kan en digital disputation ordnas helt via nätet, så att ingen av de medverkande nyckelpersonerna är på plats vid universitetet. Även publiken följer med en sådan disputation via nätet.
• Tillgången till av-utrustning påverkar tidpunkten för disputationen: universitetets av-stöd ansvarar alltid för de digitala disputationernas tekniska utförande, för att säkerställa tillställningens offentliga natur. En av-stödperson är alltid på plats under hela disputationen för att säkerställa att förbindelsen fungerar.
• Det är möjligt att få en inspelning av disputationen för eget bruk.
• Det är ovillkorligen förbjudet att ordna digitala disputationer som ordnas på egen hand.
•  

Det är kustosens uppgift att se till att disputanden och medlemmarna i betygsnämnden (opponent, kustos, fakultetens representant/-er) så snart som möjligt kommer överens om disputationsakten och disputationsdagen efter att disputationstillståndet har beviljats. Alla medlemmar i betygsnämnden måste alltid närvara vid disputationen.

Disputationen kan ordnas tidigast 3 veckor efter att disputationstillståndet har beviljats, för att för att det ska finnas tillräckligt med tid att informera om tillställningen. Disputationsakten ordnas inom 12 månader efter att disputationstillståndet har beviljats. Läs mer om att informera om disputationen. 

Onsdag, fredag och lördag är traditionella disputationsdagar. Det finns dock inget som hindrar att disputationen ordnas andra vardagar. Om du planerar en digital disputation rekommenderar vi att du slår fast en reservdag eller två. Det är också viktigt att den som planerar en digital disputation är ute i god tid, eftersom det finns begränsat med av-stöd och de populäraste tiderna (fredag, lördag) bokas fort. På lördagar kan disputationer endast ordnas i Porthanias salar på centrumcampus. Övriga byggnader har inte foajéservice på veckosluten.

Den rekommenderade tiden för disputationer under vardagar är kl. 13. De disputationer som ordnas på lördagar inleds vanligen kl. 10. Även andra tider är möjliga. De disputationer som ordnas på en vardag ska inledas mellan kl. 9 och 17, och de som ordnas på en lördag mellan kl. 10 och 14. Beakta byggnadernas öppettider. Om opponenten befinner sig utomlands bör du även beakta eventuella tidsskillnader när ni slår fast klockslaget. Avtala om avvikande tider för digitala disputationer i god tid med av-stödet, så att den avvikande tiden kan beaktas vid planeringen av av-stödpersonernas arbetsskift.

Tidpunkten för en disputation anges alltid med jämna klockslag (t.ex. kl. 13). I praktiken inleds disputationerna alltid efter den akademiska kvarten, så att de i publiken som anländer i sista minuten inte stör inledningen av disputationen.

Även om det formellt ankommer på kustosen att slå fast disputationsdagen, är det också bra att själv vara aktiv: kontakta kustosen och diskutera saken när du har beviljats disputationstillstånd.

När disputationsdagen har slagits fast är det din uppgift att sköta arrangemangen. Följ alltid de anvisningar som gäller för respektive disputationsakt. Tillsvidare ska alla disputationer som ordnas i universitetets lokaler bokas via fakulteternas forskarstudieärenden Du kan boka en disputationssal efter att du beviljats disputationstillstånd.

Du kan också framföra önskemål i samband med bokningen. Se lämpliga lokaler på webbsidan Helsingin yliopiston opetustilat. Disputationsakten ska företrädesvis äga rum i Helsingfors universitets lokaler. Det tekniska stödet för doktorander vid medicinska fakulteten som disputerar i HUS lokaler sköts av HUS av-stöd. Den tekniska utrustningen som används där kan skilja sig från universitetets övriga utrustning.

Traditionell disputation / + Unitube

• När disputationsdagen har slagits fast och du har beviljats disputationstillstånd bör du kontakta tjänsten för forskarstudieärenden vid din hemfakultet för att bekräfta disputationsdagen.
• Efter att du har fått bekräftelse från forskarstudieärenden om att disputationsdagen passar får du en blankett för att boka disputationssal.
• På basis av de uppgifter som du lämnat på blanketten bokar universitetets lokalbokning en lämplig sal för disputationen och skickar en bokningsbekräftelse till dig och kustosen.
• När du har fått bokningsbekräftelsen och din doktorsavhandling har skickats till tryckeriet fyller du i en disputationsblankett med information om din disputation. Uppgifterna om disputationen går bland annat till universitetets evenemangskalender.
• Kom ihåg att uppge disputationssalens Unitubelänk på disputationsblanketten om man kan följa med disputationen via Unitube. Du hittar länken på webbsidan Helsingin yliopiston opetustilat bland salens övriga uppgifter.

Disputation helt eller delvis på distans

• När disputationsdagen har slagits fast ska du kontakta tjänsten för forskarstudieärenden vid din hemfakultet för att bekräfta disputationsdagen. Uppge eventuella reservdagar.
• Tjänsten för forskarstudieärenden säkerställer att av-stödet för disputationsakten är tillgängligt den tilltänkta dagen.
• Efter att du har fått bekräftelse från forskarstudieärenden om att disputationsdagen passar får du en blankett för att boka disputationssal (om disputationen endast kan ses via nätet bör du ändå fylla i blanketten och meddela under tilläggsuppgifter att det inte behövs någon disputationssal).
• På basis av de uppgifter som du lämnat på blanketten bokar universitetets lokalbokning en lämplig sal för disputationen och skickar en bokningsbekräftelse till dig och kustosen, samt information om det tekniska genomförandet av en digital disputation med tillhörande länkar.
• När du har fått bokningsbekräftelsen och din doktorsavhandling har skickats till tryckeriet fyller du i en disputationsblankett med information om din disputation. Uppgifterna om disputationen går bland annat till universitetets evenemangskalender.
• Kom ihåg att på disputationsblanketten uppge den offentliga länken för publik som du fått av lokalbokningen. Det här är särskilt viktigt om din disputation endast är tillgänglig för publik via nätet. Om den offentliga länken till en disputation som enbart kan ses på nätet inte har varit tillgänglig i evenemangskalendern i god tid före disputationen, kan disputationen inte anses ha varit offentlig. I ett sådant fall kan man bli tvungen att ordna disputationen en gång till.
• Om opponenten eller någon annan medlem i betygsnämnden deltar i disputationen på distans, är det din och kustosens uppgift att skicka panellänken och de detaljerade anvisningarna som ni fått av lokalbokningen till dem.
• Använd alltid länkarna som du fått av lokalbokningen – det är ovillkorligen förbjudet att skapa egna, ersättande länkar.

Lokalbokningens personal bokar alltid disputationssalen så att den är reserverad ca en timme innan disputationen inleds. Salen är således tillgänglig för förberedelser före disputationen. Vid digitala disputationer infinner sig av-stödpersonen i salen ca en timme före disputationen för att testa förbindelserna.

Din hemfakultet står för bokningskostnaderna. Lokalbokningen fakturerar fakulteten efter att du har reserverat salen. Observera att du aldrig ska reservera disputationssalen själv, t.ex. via Optime Portal, även om du tillhör universitetets personal.

Arrangemangen för opponenternas resor och inkvartering varierar något mellan fakulteterna:

Medicinska fakulteten

Opponenternas resor och inkvartering kan bokas via fakultetens sekreterare på adressen grp-ltdk-sihteerit@helsinki.fi. Fakulteten ersätter skäliga rese- och inkvarteringskostnader.

Övriga fakulteter

Fakulteterna ersätter skäliga rese- och inkvarteringskostnader. Disputander behöver i regel inte delta i arrangemangen kring opponentens resor. Fakultetens tjänst för forskarstudieärenden eller kustosen berättar för opponenten hur hen ska gå till väga.

Efter disputationsakten bjuder man vanligen på disputationskaffe, vilket dock är helt frivilligt. Vanligen bjuder man på kaffe och te med tårta, eller med disputationsbakelser från Unicafe. Om du vill bjuda på disputationskaffe kan du beställa trakteringen från Unicafe i den byggnad där disputationsakten ordnas. Om byggnaden inte har ett kafé kan du kontakta närmaste Unicafe.

Uppskatta antalet deltagare när du beställer och ange en ungefärlig tid för när disputationsakten förväntas vara avslutad (Unicafes medarbetare är självfallet medvetna om att det är svårt att ange exakt tid). Beställningsblanketten och kaféernas kontaktuppgifter hittar du på Unicafes webbplats.

Observera att universitetet inte står för disputationskaffets kostnader. Du bekostar eventuell traktering själv.

Vaktmästare levererar vatten och glas till dig, kustosen och opponenten.