Väitöstilaisuuden järjestäminen

Väitös on aina julkinen tilaisuus, jonka tulee olla aidosti sekä yliopistoyhteisön että ympäröivän yhteiskunnan saavutettavissa. Tästä syystä on tärkeää, että väitöksen ajankohdasta sovittaessa ja tilaisuuden järjestelyjä tehtäessä noudatetaan aina tällä sivulla esiteltyjä, yliopiston yhteisiä sääntöjä väitösten järjestämiseen.

Väitöstilaisuuden voi Helsingin yliopistossa järjestää joko perinteisenä saliväitöksenä tai etäyhteyksin toteutettavana väitöksenä. Väittelijä ja kustos valitsevat väitöksen toteutustavan keskusteltuaan asiasta vastaväittäjän ja tiedekunnan edustajan / edustajien kanssa. Valittu toteutustapa vaikuttaa siihen, miten väitöspäivän valinnassa ja väitösjärjestelyissä tulee edetä.

1. Perinteinen saliväitös

Perinteisessä saliväitöksessä väittelijä, vastaväittäjä ja koko arvosanalautakunta sekä yleisö ovat paikan päällä väitössalissa.

• Väitös voidaan toteuttaa missä tahansa yliopiston luentosalissa, jonka yleisökapasiteetti on vähintään 20 henkilöä.
• Väitös voidaan järjestää minä tahansa arkipäivänä tai lauantaina, mikäli sopiva luentosali on saatavissa.
• Väitökseen ei voi osallistua etäyhteydellä eikä se ole seurattavissa verkon kautta.

2. Perinteinen saliväitös + Unitube

Väittelijän niin halutessa perinteinen saliväitös voidaan lisäksi avata seurattavaksi verkkoon Unitube-palvelun kautta.

• Väittelijä, vastaväittäjä ja koko arvosanalautakunta sekä yleisö ovat paikan päällä luentosalissa. Väitös on lisäksi seurattavissa Unitube-palvelun kautta.
• Väitökselle tulee varata Unitube-varusteltu luentosali, jonka yleisökapasiteetti on vähintään 20 henkilöä.
• Väitös voidaan järjestää minä tahansa arkipäivänä tai lauantaina, mikäli sopiva luentosali on saatavissa.
• Unitube-striimi on yksisuuntainen, eli verkon kautta ei ole mahdollista aktiivisesti osallistua tilaisuuteen vaan ainoastaan seurata sen kulkua.
• Vahtimestari käynnistää striimauksen väitöstilaisuuden aluksi.
• Lisätietoja Unitube-striimin käynnistyksestä (Helsingin yliopiston Helpdesk). Valitse valikko "Tarkka ohje" ja sieltä "Unitube-yhteensopivien luentotallennustilojen käyttöohje".

3. Osin tai kokonaan etäyhteyksin toteutettava väitös

Etäväitös on uusi väitösmuoto, jossa väitös toteutetaan osin tai kokonaan etäyhteyksin. Etäväitökseen on mahdollista aktiivisesti osallistua verkon kautta mistä päin maailmaa tahansa.

• Väitöksessä on käytössä kahdensuuntainen etäyhteys, jonka kautta kuka tahansa keskeisistä toimijoista (väittelijä, vastaväittäjä, muut arvosanalautakunnan jäsenet, yleisö) voi tarvittaessa osallistua tilaisuuteen etäyhteydellä.
• Etäväitökset järjestetään videoviestintälaittein varustelluissa luentosaleissa. Tilavaraus valitsee sopivan salin väittelijän toiveet huomioiden.
• Yleisö voi seurata tilaisuutta sekä salissa että verkon kautta. Tarvittaessa etäväitös voidaan myös toteuttaa kokonaan verkossa, jolloin kukaan keskeisistä toimijoista ei ole paikan päällä yliopistolla ja myös yleisö seuraa tilaisuutta ainoastaan verkon kautta.
• Väitöspäivän valintaan vaikuttaa av-tuen saatavuus: etäväitöksen teknisestä toteutuksesta vastaa aina yliopiston av-tuki, jotta tilaisuuden julkisuus voidaan varmistaa. Av-tukihenkilö on aina paikalla koko väitöksen ajan varmistamassa yhteyksien toimivuuden.
• Väitöksestä on mahdollista saada tallenne omaan käyttöön.
• Omatoimisesti toteutetut etäväitökset ovat ehdottomasti kiellettyjä.
• Lisätietoja etäväitöksen teknisestä toteutuksesta

Kustoksen tehtävänä on huolehtia siitä, että väitöstilaisuuden toteutustapa ja ajankohta sovitaan väittelijän ja arvosanalautakunnan jäsenten (vastaväittäjä, kustos, tiedekunnan edustaja/t) kesken mahdollisimman pian väittelyluvan varmistuttua. Kaikkien arvosanalautakunnan jäsenten on aina oltava läsnä väitöstilaisuudessa.

Väitöstilaisuus voidaan järjestää aikaisintaan 3 viikon kuluttua väittelyluvan myöntämisestä, jotta tilaisuudesta tiedottamiseen jää riittävästi aikaa. Väitöstilaisuus tulee järjestää 12 kuukauden kuluessa väittelyluvan myöntämisestä. Lue lisää tiedottamisesta ohjeesta Väitösviestintä. 

Perinteisiä väitöspäiviä ovat keskiviikko, perjantai ja lauantai. Mikään ei kuitenkaan estä väitöstilaisuuden järjestämistä muina arkipäivinä. Mikäli suunnitteilla on etäyhteyksiä vaativa väitös, suosittelemme aina miettimään myös varapäivän tai kaksi, sillä väitössaleja käytetään myös opetuksessa ja Unitube-salit ovat kovin varattuja. Etäväitöstä suunnittelevan on myös tärkeää olla hyvissä ajoin liikkeellä, sillä av-tukea on saatavilla rajatusti ja suosituimmat perjantai- ja lauantaipäivät täyttyvät nopeasti. Lauantaisin väitöksiä voidaan järjestää ainoastaan Keskusta kampuksen Porthanian saleissa. Muualla ei ole aulapalveluita viikonloppuisin.

Arkiväitösten suositeltu aloitusaika on klo 13. Lauantaiväitökset alkavat useimmiten klo 10. Myös muut aloitusajankohdat ovat kuitenkin mahdollisia. Arkiväitöksen tulee kuitenkin aina alkaa klo 9–17 välillä ja lauantaiväitöksen klo 10–14 välillä. Huomioi myös rakennusten aukioloajat. Mikäli vastaväittäjä on ulkomailla, muistakaa huomioida aloitusaikaa koskevissa keskusteluissa myös mahdollinen aikaero. Etäväitöksien suhteen poikkeusajoista tulee sopia yliopiston av-tuen kanssa hyvissä ajoin etukäteen, jotta poikkeukset voidaan huomioida väitösten av-tukihenkilöiden työvuorosuunnittelussa.

Väitöksen alkamisaika ilmoitetaan aina tasatunneittain (esim. klo 13). Todellisuudessa väitökset aloitetaan kuitenkin aina vasta akateemisen vartin kuluttua, jotta viime tipassa saapuva yleisö ei häiritse tilaisuuden aloitusta.

Vaikka virallisesti vastuu väitöspäivän sopimisesta on kustoksella, sinun kannattaa myös itse olla aktiivinen – kun olet saanut väittelyluvan, ole yhteydessä kustokseen ja aloita keskustelu asiasta.

Kun väitöspäivä on sovittu, sinun tehtäväsi on huolehtia järjestelyistä. Noudata aina valitun toteutustavan mukaisia ohjeita. Toistaiseksi kaikki yliopiston tiloissa järjestettävät väitössalivaraukset hoidetaan tiedekuntien jatko-opintopalveluiden kautta. Väitössalin voi varata vasta kun väittelylupa on myönnetty.

Salivarauksen yhteydessä voit halutessasi esittää tilaan liittyviä toiveita. Tutustu ensin sopiviin tiloihin Helsingin yliopiston opetustilat -sivustolla. Väitöstilaisuus tulee pääsääntöisesti järjestää Helsingin yliopiston tiloissa. HUS:in tiloissa väittelevien lääketieteellisen tiedekunnan väittelijöiden tekninen tuki hoidetaan HUS:in oman av-tuen toimesta ja käytettävät tekniset järjestelmät saattavat poiketa muista yliopiston väitöksistä.

Perinteinen saliväitös / + Unitube

• Kun väitöspäivä on sovittu ja olet saanut väittelyluvan, ole yhteydessä kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin väitöksen ajankohdan vahvistamiseksi.
• Sen jälkeen, kun olet saanut jatko-opintopalveluista vahvistuksen väitöspäivän sopivuudesta, saat täytettäväksesi lomakkeen salivarausta koskien.
• Yliopiston tilavaraus varaa lomakkeella ilmoittamiesi tietojen perusteella väitökselle sopivan salin ja lähettää sinulle ja kustokselle varausvahvistuksen.
• Kun olet saanut varausvahvistuksen ja väitöskirja on lähetetty painoon, voit täyttää väitösviestintään käytettävän väitöstietolomakkeen, jonka kautta väitöksesi tiedot poimitaan muun muassa yliopiston tapahtumakalenteriin.
• Mikäli väitös on seurattavissa Unitubessa, muista lisätä väitöstietolomakkeelle väitössalin Unitube-suoratoistolinkki. Oman salisi suoratoistolinkin löydät Helsingin yliopiston opetustilat -sivustolta salin muiden tietojen yhteydestä.

Osin tai kokonaan etäyhteyksin toteutettava väitös

• Kun väitöspäivä on sovittu, ole yhteydessä kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluihin väitöksen ajankohdan vahvistamiseksi. Ilmoita myös mahdolliset sovitut varapäivät.
• Jatko-opintopalvelut varmistavat, että väitökselle on saatavilla av-tukea suunniteltuna päivänä.
• Sen jälkeen, kun olet saanut jatko-opintopalveluista vahvistuksen väitöspäivän sopivuudesta, saat täytettäväksesi lomakkeen salivarausta koskien (mikäli tilaisuus on seurattavissa ainoastaan verkossa, täytä lomake silti ja mainitse lisätiedoissa, että salia ei tarvita).
• Yliopiston tilavaraus varaa lomakkeella ilmoittamiesi tietojen perusteella väitökselle sopivan salin ja lähettää sinulle ja kustokselle varausvahvistuksen, tietoa etäväitöksen teknisestä toteutuksesta sekä tarvittavat linkit.
• Kun olet saanut varausvahvistuksen ja väitöskirja on lähetetty painoon, voit täyttää väitösviestintään käytettävän väitöstietolomakkeen, jonka kautta väitöksesi tiedot poimitaan muun muassa yliopiston tapahtumakalenteriin.
• Muista lisätä väitöstietolomakkeelle tilavarauksesta saamasi väitöksen yleisölinkki. Tämä on erityisen tärkeää, jos väitöksesi on yleisön seurattavissa ainoastaan verkon kautta. Jos ainoastaan verkossa seurattavan väitöksen yleisölinkki ei ole ollut saatavilla tapahtumakalenterissa hyvissä ajoin ennen väitöstä, tilaisuuden ei voida katsoa olleen julkinen. Tällöin väitös voidaan joutua järjestämään uudelleen.
• Mikäli vastaväittäjä tai joku muu arvosanalautakunnan jäsen osallistuu tilaisuuteen etäyhteydellä, sinun ja kustoksen tehtävä on välittää heille tilavarauksesta saamanne panelistilinkki ja tarkemmat ohjeet.
• Käytä aina tilavarauksesta saamiasi etäväitöslinkkejä – omien korvaavien linkkien luominen on ehdottomasti kiellettyä.

Tilavarauksen henkilökunta tekee väitössalivarauksen aina niin, että varaus alkaa n. tuntia ennen väitöstä. Sali on siis käytössänne valmistautumista varten jo ennen tilaisuuden alkua. Etäväitöksissä myös av-tukihenkilö on paikalla salissa jo n. tuntia ennen väitöstä yhteyksien testaamista varten.

Kotitiedekuntasi maksaa väitössalin varauskulut. Kulut laskutetaan suoraan tiedekunnalta, kun olet tehnyt varauksen. Huomaathan, että vaikka olisit yliopiston henkilökuntaa, väitössalia ei koskaan tule varata itse esim. Optime Portalin kautta.

Vastaväittäjien matka- ja majoitusjärjestelyt vaihtelevat hieman tiedekunnittain:

Lääketieteellinen tiedekunta

Vastaväittäjän matkat ja majoituksen tulee varata tiedekunnan sihteerien kautta grp-ltdk-sihteerit@helsinki.fi. Tiedekunta korvaa kohtuulliset matka- ja majoituskulut. Väittelijä ja vastaväittäjä saavat tarkat ohjeet matkavarauksiin väittelyluvan myöntämisen yhteydessä.

Muut tiedekunnat

Tiedekunnat korvaavat kohtuulliset matka- ja majoituskulut. Väittelijöiden ei pääsääntöisesti tarvitse osallistua vastaväittäjän matkajärjestelyihin. Tiedekunnan jatko-opintopalvelut tai kustos ohjeistavat vastaväittäjää siitä kuinka tämän tulee toimia.

Väitöstilaisuuden jälkeen on useimmiten tapana tarjota väitöskahvit, mutta mitenkään pakollista se ei ole. Tyypillisesti tarjolla on kahvia ja teetä sekä kakkua tai Unicafen väitösleivoksia. Jos haluat järjestää väitöstilaisuuden yhteyteen kahvituksen, voit tilata tarjoilut sen rakennuksen Unicafesta, jossa väitöstilaisuus järjestetään – tai, jos rakennuksessa ei ole omaa ravintolaa, lähimmästä Unicafen toimipisteestä.

Anna väitöskahveja tilatessa Unicafelle arvio osallistujien lukumäärästä sekä suuntaa antava arvio väitöstilaisuuden päättymisajasta (Unicafe on toki tietoinen siitä, että väitöstilaisuuksien tarkkaa päättymisaikaa on vaikea arvioida). Tilauslomakkeen ja ravintoloiden yhteystiedot löydät Unicafen verkkosivuilta.

Huomaathan, että yliopisto ei korvaa väitöskahveista koituvia kustannuksia vaan sinun tulee huolehtia mahdollisen kahvituksen kustannuksista itse.

Vahtimestarit toimittavat väitössaliin vettä ja lasit väittelijälle, kustokselle ja vastaväittäjälle.