Publicering av och information om doktorsavhandlingar

Börja förbereda din doktorsavhandlingsfil för publicering i god tid. Ta hänsyn till tillgänglighetskraven (på finska / på engelska). Glöm inte att också förbereda sammandrag och titelsida och ansöka om ISBN-numren.

Sammandrag

Varje doktorsavhandling ska inkludera ett cirka 1–2 sidor långt vetenskapligt sammandrag på engelska. Om du har skrivit doktorsavhandlingen på något annat språk kan du utöver sammandraget på engelska också skriva ett annat sammandrag på avhandlingens språk. Sammandraget/sammandragen ska finnas efter titelbladet, före innehållsförteckningen.

Dessutom ska alla disputander skriva ett populärt hållet sammandrag på svenska eller finska. Sammandraget används för att informera om disputationen och bör innehålla högst 2 400 tecken (motsvarar ungefär en sida).

Sammandragen ges in till E-thesis tillsammans med disputationsblanketten.

ISBN-nummer

Du behöver ett eget ISBN-nummer för både den tryckta och den elektroniska versionen av doktorsavhandlingen. Om du inte publicerar doktorsavhandlingen i en publikationsserie som ger den ett ISBN-nummer måste du själv ansöka om ISBN-numren. Du kan ansöka om ISBN med en e-blankett som sänds till Finlands ISBN-central.

Titelblad

Titelbladet skrivs på samma språk som doktorsavhandlingen. Av titelbladet ska framgå åtminstone följande:

• Den fakultet som beviljat disputationstillstånd
• Doktorsavhandlingens titel
• Disputandens namn
• Följande klausul på doktorsavhandlingens språk (ändra uppgifterna om fakultet, disputationssal och datum):

finska: Akateeminen väitöskirja, joka Helsingin yliopiston xxxx tiedekunnan suostumuksella esitetään julkisesti tarkastettavaksi auditoriumissa XII, yliopiston päärakennus, perjantaina 24. syyskuuta 2019 klo 12.

svenska: Akademisk avhandling som med tillstånd av xxxx fakulteten vid Helsingfors universitet framlägges till offentlig granskning i auditorium XII, universitetets huvudbyggnad, fredagen den 24 september 2019 kl. 12.

engelska: Doctoral dissertation, to be presented for public discussion with the permission of the Faculty of Xxxx of the University of Helsinki, in Auditorium XII, University Main Building, on the 24th of September, 2019 at 12 o’clock.

Om du inte kan ha ett titelblad på din doktorsavhandling (till exempel på grund av att den är en kommersiell publikation), ska du uppge de ovannämnda uppgifterna på ett försättsblad som du placerar på titelbladets plats i den tryckta doktorsavhandlingen.

På sidan efter titelbladet kan du dessutom uppge till exempel följande uppgifter
(vid Medicinska fakulteten är även dessa uppgifter obligatoriska):

• den plats där du skrivit doktorsavhandlingen (vid behov; vid Medicinska fakulteten exempelvis den klinik där du arbetat med doktorsavhandlingen)
• doktorandprogram
• tryckeri
• tryckort
• tryckår
• ISBN-nummer
• handledarnas namn
• de sakkunnigas namn (förhandsgranskarna och opponenten)
• klausulen "The Faculty of Xxxx uses the Ouriginal system (plagiarism recognition) to examine all doctoral dissertations."

Alla som disputerar vid Helsingfors universitet ska senast tre veckor före disputationen fylla i den disputationsblankett som finns på tjänsten E-thesis. Disputanden ska fylla i uppgifter om disputationen och doktorsavhandlingen, och uppgifterna förmedlas samtidigt till både universitetets kommunikationsavdelning och E-thesis. På detta sätt når uppgifterna även universitetets evenemangskalender.

Med blanketten lagras också doktorsavhandlingens sammandrag, som publiceras på E-thesis webbplats.

Utöver uppgifterna och sammandragen på disputationsblanketten ska också doktorsavhandlingen i pdf-format och en undertecknad publiceringsavtalsblankett lämnas in till E-thesis. Om du låter Unigrafia trycka din doktorsavhandling ser Unigrafia till att en fil skickas till E-thesis.  För sammanläggningsavhandlingar gäller av upphovsrättsliga skäl att endast den sammanfattande kappan publiceras i E-thesis.

Detaljerade anvisningar om elektronisk publicering hittar du på E-thesis webbplats.

Om du bedömer att ämnet för din doktorsavhandling kan intressera medierna och en bredare publik utanför universitetet, bör du i god tid kontakta ditt campus kommunikationstjänster. I ditt meddelande kan du kortfattat berätta om ämnet för din disputation, med fokus på i synnerhet aspekter av allmänt intresse. Nämn också tidpunkten för disputationen, om den redan har slagits fast. Beroende på kommunikationsavdelningens arbetssituation plockar universitetskommunikationen ut vissa allmänt intressanta ämnen för att sprida dem i vidare kretsar. Dessutom hjälper den dig att hitta de rätta informationskanalerna. Närmare anvisningar och kontaktinformation för kommunikationstjänster finns på artikeln Att informera om disputationen.

Det är inte tillåtet att i efterhand korrigera en tryckt och publicerad doktorsavhandling. Om du upptäcker små fel av teknisk natur (t.ex. felaktiga nedslag) i din tryckta doktorsavhandling kan du göra en separat errata-lista där felen och korrigeringarna finns uppräknade för en sida i taget.

Den utskrivna listan fogas som ett instick till den tryckta doktorsavhandlingen. Du kan dessutom skicka listan i pdf-format till universitetets bibliotek (e-thesis@helsinki.fi)  och begära att filen fogas till den digitala versionen av din doktorsavhandling.

Erratan kan inte användas för att korrigera betydande faktafel. Om det framkommer brister av det här slaget efter tryckningen innan doktorsavhandlingen har genomgått en offentlig granskning, ska granskningsprocessen avbrytas.

Av grundad anledning kan disputanden hos fakulteten söka dispens från skyldigheten att publicera doktorsavhandlingen i elektroniskt format. Fakulteten kan enligt prövning bevilja disputanden tillstånd att inte publicera doktorsavhandlingen digitalt, till exempel om disputanden och förläggaren förhandlar om publiceringen och förläggaren har meddelat att en öppet tillgänglig digital publikation utgör ett hinder för den kommersiella publikationen. Disputanden ska ansöka om dispens i god tid, helst senast i det skede då utlåtandena från förhandsgranskningen har kommit och det är dags att bevilja disputationstillstånd. Disputander som fått dispens har inte rätt att få tryckningsbidrag från universitetet. Fakultetens forskarstudieärenden informerar E-thesis och Unigrafia om beviljade dispenser.

I stället för att söka dispens kan disputanden undantagsvis ansöka om senareläggning av tidpunkten för öppen publicering av antingen hela doktorsavhandlingen eller en viss del av den (så kallat embargo). Embargo kan bli aktuellt exempelvis för en delpublikation (artikel) i en sammanläggningsavhandling med submitted-status. Vid behov får du mer information från din hemfakultets forskarstudieärenden. Embargo utgör inte något hinder för tryckningsbidrag från universitetet.

Observera att det är befogat att söka dispens endast när du anser det vara absolut nödvändigt. Doktorsavhandlingen kan också i efterhand tas bort ur universitetets digitala arkiv, om frågan om kommersiell publicering aktualiseras efter att disputationstillstånd har beviljats. Det ligger också i disputandens intresse att doktorsavhandlingen är öppet tillgänglig.

Du har rätt till tryckningsbidrag från universitetet, om du låter Unigrafia trycka din doktorsavhandling och du inte har sökt dispens från öppet tillgänglig digital publicering. Tryckningsbidraget villkoras av att du har beviljats disputationstillstånd.

Tryckningsbidraget ersätter tryckningskostnaderna för 20 exemplar i svartvitt tryck (pärmarna i färgat tryck). På Unigrafias webbplats finns anvisningar (på engelska och finska) för hur du beställer och där finns också mer information om prissättningen. Du behöver inte ansöka om bidraget separat, utan Unigrafia fakturerar universitetet direkt för tryckningskostnaderna. Du står själv för de överskjutande kostnaderna (t.ex. möjlig korrigeringsarbet, ytterligare exemplar eller färgbilder).

Observera att om du både låter trycka och ombryta din doktorsavhandling på Unigrafia, skickar Unigrafia separat faktura för ombrytningen. Universitetets tryckningsbidrag omfattar nämligen inte kostnaderna för ombrytning. Du kan också välja att själv ombryta doktorsavhandlingen. Som hjälp har du Unigrafias mall för ombrytning av doktorsavhandlingar:

• Mall för ombrytning

Det går också bra att låta trycka doktorsavhandlingen i ett annat tryckeri, men i så fall är disputanden inte berättigad till universitetets tryckningsbidrag.

Utöver den digitala publikationen ska det också alltid finnas tryckta exemplar av doktorsavhandlingen. De tryckta exemplaren ska finnas offentligt framlagda före disputationsakten. Disputanden är skyldig att tillhandahålla högst 20 tryckta exemplar. Om du har skrivit en sammanläggningsavhandling, glöm inte att fast för den digitala publikationen räcker bara den sammanfattande kappan, måste de tryckta exemplar alltid också inkludera alla artiklar som har använts i avhandlingen.

Doktorsavhandlingen ska vara offentligt tillgänglig fem hela vardagar före disputationen. Disputationsdagen räknas inte med i dessa fem dagar. Om disputationsdagen till exempel är en lördag så ska doktorsavhandlingen ha distribuerats senast på fredag under veckan som föregår disputationen.

Disputanden ska se till att tryckta exemplar överlämnas till följande mottagare senast fem (5) vardagar före disputationen (den så kallade spikningstiden):

• Medlemmarna i betygsnämnden (3–5 exemplar)
  (Opponenten/opponenterna, kustos och fakultetens representant/representanter)
• Nationalbiblioteket (6 + 1 exemplar):
  Nationalbiblioteket/anskaffning
  Finlands ISBN-central
  PB 15
  00014 HELSINGFORS UNIVERSITET
• Helsingfors universitets bibliotek (1 exemplar):
  Helsingfors universitets huvudbibliotek
  Kajsahuset/Doktorsavhandlingar
  PB 53 (Fabiansgatan 30)
  00014 HELSINGFORS UNIVERSITET
• Disputandens hemfakultet (de resterande exemplaren av de 20 tryckta exemplaren)
  Längre ner på denna sida hittar du distributionsanvisningar för fakultetens exemplar.

Disputationsdatumet räknas inte med i de 5 dagarna (spikningstiden). Om disputationen t.ex. hålls på en lördag, ska doktorsavhandlingen lämnas in på fredag föregående vecka.

Disputanden ansvarar själv för distributionen av de tryckta exemplaren. Du kan använda universitetets interna post för att distribuera exemplaren inom universitetet (paketera in de böcker som ska till en viss adress, adressera varje paket och överlämna dem till närmaste vaktmästare).

Elektronisk spikning

Från och med september 2022 sker den egentliga spikningen elektroniskt via Helsingfors universitets bibliotekskiosker. Unigrafia levererar en pdf-version av den layoutade doktorsavhandlingen i sin helhet till biblioteket tio dygn före disputationen. Biblioteket spikar doktorsavhandlingen elektroniskt fem vardagar före disputationen. Den elektroniska spikningen förbättrar doktorsavhandlingarnas tillgänglighet i och med att de då kan läsas på varje campus i ett genuint tillgängligt format.

De exemplar av avhandlingen som spikas elektroniskt skiljer sig från den version av doktorsavhandlingen som publiceras på Helda. Doktorsavhandlingarnas sammanfattningar som publicerats på Helda kan läsas var som helst. Spikningsexemplaren kan däremot läsas enbart i de skyddade bibliotekskioskerna och de kan inte delas vidare från kioskerna eller laddas ner.

Obs! Om du låter trycka din doktorsavhandling hos Unigrafia, skickar Unigrafia det elektroniska spikningsexemplaret och Nationalbibliotekets exemplar direkt till mottagarna. Du ska själv distribuera de övriga exemplaren.

Om du låter något annat tryckeri trycka din doktorsavhandling, överlämnar tryckeriet sex (+ 1) så kallade friexemplar till Nationalbiblioteket. Du ska själv distribuera de övriga exemplaren samt skicka in spikningsexemplaret i tillgängligt pdf-format till biblioteket på adressen e-thesis@helsinki.fi senast tio dagar före disputationen. Mer information om hur du bearbetar avhandlingen till ett format som är tillgängligt finns på sidan Tillgänglig doktorsavhandling.

Antalet doktorsavhandlingar som ska överlåtas är detsamma och distributionen är densamma oberoende av om disputanden publicerar sin doktorsavhandling i universitetets öppna digitala arkiv eller inte.

Observera att du själv ska stå för kostnaderna om du förutom själva tryckningen beställer även andra tjänster från Unigrafia (exempelvis jubileumspärmar till kustos och opponenten). Det är helt frivilligt att beställa sådana tjänster.

Disputanderna brukar vanligtvis dedicera de exemplar som handledarna och kollegerna får. Vi rekommenderar att du skriver eventuella dedikationer på ett kort som du sticker in i den tryckta doktorsavhandlingen.

Distribution av fakulteternas exemplar

Bio- och miljövetenskapliga fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger.

Postadress: Forskarstudieärenden / Bio- och miljövetenskapliga fakulteten, PB 62, 00014 Helsingfors universitet

Agrikultur-forstvetenskapliga fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger.

Postadress: Forskarstudieärenden / Agrikultur-forstvetenskapliga fakulteten, PB 62, 00014 Helsingfors universitet

Farmaceutiska fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger.

Postadress: Forskarstudieärenden / Farmaceutiska fakulteten, PB 62, 00014 Helsingfors universitet

Humanistiska fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande volymerna delas i allmänhet ut enligt eget övervägande till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger. Om du har fått dispens från elektronisk publicering av doktorsavhandlingen, ska du till fakultetens forskarstudieärenden överlämna 1 tryckt exemplar samt hela doktorsavhandlingen i en enda pdf-fil (även eventuella artiklar i publikationsformat). Medlemmarna i betygsnämnden som fattar beslut om bedömningen behöver pdf-filen, och den distribueras inte offentligt. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen via Funet FileSender.

Postadress: Forskarstudieärenden / Humanistiska fakulteten, PB 4, 00014 Helsingfors universitet

Juridiska fakulteten

Överlämna 3 tryckta exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till den ansvariga för huvudämnet, handledarna och kolleger eller till exempelvis förhandsgranskarna. Om du har fått dispens från elektronisk publicering av doktorsavhandlingen, ska du till fakultetens forskarstudieärenden överlämna 1 tryckt exemplar samt hela doktorsavhandlingen i en enda pdf-fil (även eventuella artiklar i publikationsformat). Medlemmarna i betygsnämnden som fattar beslut om bedömningen behöver pdf-filen, och den distribueras inte offentligt. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen via Funet FileSender.

Postadress: Forskarstudieärenden / Juridiska fakulteten, PB 4, 00014 Helsingfors universitet

Matematisk-naturvetenskapliga fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens dekanus. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till handledarna, professorerna vid vetenskapsgrenen och andra som medverkat. Doktorsavhandlingar som blivit överflödiga brukar returneras till disputanden med den interna posten.

Postadress: Forskarstudieärenden / Matematisk-naturvetenskapliga fakulteten, PB 64, 00014 Helsingfors universitet

Medicinska fakulteten

Överlämna ett eget exemplar till var och en av dina handledare. Eventuella exemplar som blir över delas ut under disputationsakten.

Postadress: Forskarstudieärenden / Medicinska fakulteten, PB 63, 00014 Helsingfors universitet

Pedagogiska fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till Brobergsterassens vaktmästaren (Minerva-byggnad, 5A) och 1 exemplar till fakultetens dekanus. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger.

Postadress: Brobergsterassen 5A vaktmästaren, P.O. Box 9, 00014 Helsingfors universitet. Skriv "läsexemplar för doktorsavhandling" till kuvertet.

Statsvetenskapliga fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande exemplaren kan du enligt eget övervägande dela ut till förhandsgranskarna, handledarna och professorerna vid disciplinen. Om du har fått dispens från elektronisk publicering av doktorsavhandlingen, ska du till fakultetens forskarstudieärenden överlämna 1 tryckt exemplar samt hela doktorsavhandlingen i en enda pdf-fil (även eventuella artiklar i publikationsformat). Medlemmarna i betygsnämnden som fattar beslut om bedömningen behöver pdf-filen, och den distribueras inte offentligt. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen via Funet FileSender.

Postadress: Forskarstudieärenden / Statsvetenskapliga fakulteten, PB 16, 00014 Helsingfors universitet

Teologiska fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. Kontrollera dessutom med din handledare om man inom din disciplin brukar dela ut några tryckta exemplar till exempelvis undervisningspersonalen. De resterande exemplaren kan du enligt eget övervägande dela ut till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger. Om du har fått dispens från elektronisk publicering av doktorsavhandlingen, ska du till fakultetens forskarstudieärenden överlämna 1 tryckt exemplar samt hela doktorsavhandlingen i en enda pdf-fil (även eventuella artiklar i publikationsformat). Medlemmarna i betygsnämnden som fattar beslut om bedömningen behöver pdf-filen, och den distribueras inte offentligt. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen via Funet FileSender.

Postadress: Forskarstudieärenden / Teologiska fakulteten, PB 4, 00014 Helsingfors universitet

Veterinärmedicinska fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens forskarstudieärenden. De resterande volymerna delas i allmänhet ut till förhandsgranskarna, handledarna och kolleger.

Postadress: Forskarstudieärenden / Veterinärmedicinska fakulteten, PB 62, 00014 Helsingfors universitet