Publicering av och information om doktorsavhandlingar

Helsingfors universitet har sedan sommaren 2023 gett ut doktorsavhandlingar från universitetets forskarskola (UHDS) i den nya publikationsserien Dissertationes Universitatis Helsingiensis. I publikationsserien sammanförs doktorsavhandlingar från samtliga fakulteter. Universitetet rekommenderar att avhandlingen publiceras i forskarskolans nya serie, om du inte har för avsikt att publicera din doktorsavhandling i någon annan serie, såsom en serie specifik för enheten, forskningsinstitutet eller motsvarande. Universitetets mål är att alla doktorsavhandlingar som ges ut i fortsättningen ska publiceras i någon serie. Diskutera med din handledare eller din forskningsgrupp om valet av lämplig serie.

Närmare information om serien för doktorsavhandlingar och dess layout finns på Unigrafias webbplats på sidan för publikationsserien (på finska).

I och med den nya serien avslutas de gamla forskarskolornas publikationsserier den 30.8.2023. De publikationsserier som avslutas är Dissertationes Scholae Doctoralis Ad Sanitatem Investigandam Universitatis Helsinkiensis från Forskarskolan i hälsoforskning, Doctoral School in Natural Sciences Dissertation Series från Naturvetenskapliga forskarskolan och Dissertationes Scholae Doctoralis Scientiae Circumiectalis, Alimentariae, Biologicae från Miljö-, livsmedels- och biovetenskapliga forskarskolan.

Varje bok som publiceras, även doktorsavhandlingar, behöver ett eget ISBN-nummer. Du behöver en egen ISBN-kod för både den tryckta och den elektroniska versionen av doktorsavhandlingen.

Om du publicerar din doktorsavhandling i Helsingfors universitets forskarskolas serie "Dissertationes Universitatis Helsinkiensis" ska du ansöka om en ISBN-kod hos Unigrafia. Ansökningsblanketten för ISBN-koder hittar du på Unigrafias webbplats (på finska).

Om du även i fortsättningen ämnar publicera din doktorsavhandling i en publikationsserie inom ditt vetenskapsområde ska du kontakta fakultetens forskarstudieärenden eller seriens utgivare. Du hittar mer information om att ansöka om ett ISBN-nummer på Finlands ISBN-central webbplats.

Börja förbereda din doktorsavhandlingsfil för publicering i god tid. Ta hänsyn till tillgänglighetskraven.

Sammandrag

Varje doktorsavhandling ska inkludera ett cirka 1–2 sidor långt vetenskapligt sammandrag på engelska. Om du har skrivit doktorsavhandlingen på något annat språk kan du utöver sammandraget på engelska också skriva ett annat sammandrag på avhandlingens språk. Sammandraget/sammandragen ska finnas efter titelbladet, före innehållsförteckningen.

Dessutom ska alla disputander skriva ett populärt hållet sammandrag på svenska eller finska. Sammandraget används för att informera om disputationen och bör innehålla högst 2 400 tecken (motsvarar ungefär en sida).

Sammandragen ges in till Helsingfors universitets bibliotek tillsammans med disputationsblanketten. Disputanden kan även skicka in sammandrag på andra språk, vilka kan skickas separat via e-post till helda@helsinki.fi.

Titelblad

Titelbladet skrivs på samma språk som doktorsavhandlingen. Av titelbladet ska framgå åtminstone följande:

• Den fakultet som beviljat disputationstillstånd
• Doktorsavhandlingens titel
• Disputandens namn
• Följande klausul på doktorsavhandlingens språk (ändra uppgifterna om fakultet, disputationssal och datum):

finska: Akateeminen väitöskirja, joka Helsingin yliopiston xxxx tiedekunnan suostumuksella esitetään julkisesti tarkastettavaksi auditoriumissa XII, yliopiston päärakennus, perjantaina 24. syyskuuta 2019 klo 12.

svenska: Akademisk avhandling som med tillstånd av xxxx fakulteten vid Helsingfors universitet framlägges till offentlig granskning i auditorium XII, universitetets huvudbyggnad, fredagen den 24 september 2019 kl. 12.

engelska: Doctoral dissertation, to be presented for public discussion with the permission of the Faculty of Xxxx of the University of Helsinki, in Auditorium XII, University Main Building, on the 24th of September, 2019 at 12 o’clock.

Om du inte kan ha ett titelblad på din doktorsavhandling (till exempel på grund av att den är en kommersiell publikation), ska du uppge de ovannämnda uppgifterna på ett försättsblad som du placerar på titelbladets plats i den tryckta doktorsavhandlingen.

På sidan efter titelbladet kan du dessutom uppge till exempel följande uppgifter
(vid Medicinska fakulteten är även dessa uppgifter obligatoriska):

• den plats där du skrivit doktorsavhandlingen (vid behov; vid Medicinska fakulteten exempelvis den klinik där du arbetat med doktorsavhandlingen)
• doktorandprogram
• tryckeri
• tryckort
• tryckår
• ISBN-nummer
• handledarnas namn
• de sakkunnigas namn (förhandsgranskarna och opponenten)

Unigrafia har instruktioner om hur man skapar en tillgänglig fil i Word. Instruktioner är skrivit i ett format som du kan använda som mall för din doktorsavhandling. Den layout som definieras i formatmallen är lämplig för de flesta doktorsavhandlingar och du kan använda den för att skapa en tryckfärdig PDF-fil av din doktorsavhandling.

Du hittar Unigrafias formatmallen på Unigrafias webbplats (på engelska och finska, "Writing template and accessibility guidelines" och "Kirjoituspohja ja saavutettavuusohje"). Formatmallen finns också på svenska under samma rubrik.

Alla som disputerar vid Helsingfors universitet ska senast tre veckor före disputationen fylla i disputationsblanketten. Disputanden ska fylla i uppgifter om disputationen och doktorsavhandlingen, och uppgifterna förmedlas samtidigt till både universitetets kommunikationsavdelning och biblioteket. På detta sätt når uppgifterna även universitetets evenemangskalender.

Med blanketten lagras också doktorsavhandlingens sammandrag, som publiceras på publikationsarkiv Helda. Närmare information om sammandraget hittas här.

Om disputationsdatumet förändras, vänligen kontakta biblioteket (helda@helsinki.fi) innan du fyller i blanketten på nytt.

Författaren ska godkänna publiceringsavtalet genom vilket hon eller han ger tillstånd till att doktorsavhandlingen publiceras på webben. Avtalet godkänns i Helsingfors universitets UniSign-tjänst. Du får en begäran om godkännande av avtalet på den e-postadress som du fyllt i disputationsblanketten. Om det inte är möjligt att godkänna avtalet i UniSign-tjänsten, kontakta biblioteket (helda@helsinki.fi)

För digital publicering och elektronisk spikning ska avhandlingen lämnas in till Helsingfors universitets bibliotek i pdf-format senast 10 dagar före disputationen på helda@helsinki.fi. Om du låter trycka din avhandling hos Unigrafia, sköter Unigrafia om att skicka filen till universitetsbiblioteket.

Den elektroniska avhandlingen publiceras på Helsingfors universitets öppna publikationsarkiv Helda. I fråga om sammanläggningsavhandlingar (artikelavhandlingar) räcker det med att den sammanfattande kappan publiceras i Helda, ifall utgivarna av artiklarna inte tillåter att artiklarna publiceras öppet som en del av doktorsavhandlingen. Artiklarna kan dock inkluderas i filen, om de har publicerats med en Creative Commons licens.

I samtliga fall samlagras avhandlingsartiklar i universitetets forskningsportal i enlighet med universitetets policy. För mer information om parallellpublicering, se Universitetsbibliotekets guide (på engelska). Vid behov sköter bibliotekets lagringstjänst parallellpubliceringen åt dig, och biblioteket ger dig också råd om hur du ska göra.

Om du bedömer att ämnet för din doktorsavhandling kan intressera medierna och en bredare publik utanför universitetet, bör du i god tid kontakta ditt campus kommunikationstjänster. I ditt meddelande kan du kortfattat berätta om ämnet för din disputation, med fokus på i synnerhet aspekter av allmänt intresse. Nämn också tidpunkten för disputationen, om den redan har slagits fast. Beroende på kommunikationsavdelningens arbetssituation plockar universitetskommunikationen ut vissa allmänt intressanta ämnen för att sprida dem i vidare kretsar. Dessutom hjälper den dig att hitta de rätta informationskanalerna. Närmare anvisningar och kontaktinformation för kommunikationstjänster finns på artikeln Att informera om disputationen.

Det är inte tillåtet att i efterhand korrigera en tryckt och publicerad doktorsavhandling. Om du upptäcker små fel av teknisk natur (t.ex. felaktiga nedslag) i din tryckta doktorsavhandling kan du göra en separat errata-lista där felen och korrigeringarna finns uppräknade för en sida i taget.

Den utskrivna listan fogas som ett instick till den tryckta doktorsavhandlingen. Du kan dessutom skicka listan i pdf-format till Helsingfors universitets bibliotek (helda@helsinki.fi)  och begära att filen fogas till den digitala versionen av din doktorsavhandling.

Erratan kan inte användas för att korrigera betydande faktafel. Om det framkommer brister av det här slaget efter tryckningen innan doktorsavhandlingen har genomgått en offentlig granskning, ska granskningsprocessen avbrytas.

Av grundad anledning kan disputanden hos fakulteten söka dispens från skyldigheten att publicera doktorsavhandlingen i elektroniskt format. Fakulteten kan enligt prövning bevilja disputanden tillstånd att inte publicera doktorsavhandlingen digitalt, till exempel om disputanden och förläggaren förhandlar om publiceringen och förläggaren har meddelat att en öppet tillgänglig digital publikation utgör ett hinder för den kommersiella publikationen. Disputanden ska ansöka om dispens i god tid, helst senast i det skede då utlåtandena från förhandsgranskningen har kommit och det är dags att bevilja disputationstillstånd. Disputander som fått dispens har inte rätt att få tryckningsbidrag från universitetet. Fakultetens forskarstudieärenden informerar biblioteket och Unigrafia om beviljade dispenser.

I stället för att söka dispens kan disputanden undantagsvis ansöka om senareläggning av tidpunkten för öppen publicering av antingen hela doktorsavhandlingen eller en viss del av den (så kallat embargo). Embargo kan bli aktuellt exempelvis för en delpublikation (artikel) i en sammanläggningsavhandling med submitted-status. Vid behov får du mer information från din hemfakultets forskarstudieärenden. Embargo utgör inte något hinder för tryckningsbidrag från universitetet.

Observera att det är befogat att söka dispens endast när du anser det vara absolut nödvändigt. Doktorsavhandlingen kan också i efterhand tas bort ur universitetets digitala arkiv, om frågan om kommersiell publicering aktualiseras efter att disputationstillstånd har beviljats. Det ligger också i disputandens intresse att doktorsavhandlingen är öppet tillgänglig.

Avhandlingen ska vara tillgänglig för allmänheten 5 hela arbetsdagar före disputationen. Detta är den så kallade ”spikningstiden”. Dagen för disputationen räknas inte in i tidsfristen. Så om t.ex. disputationsdagen är en lördag måste disputationen vara distribuerad senast fredagen veckan innan.

Avhandlingen offentliggörs elektroniskt (s.k. spikning) i Helsingfors universitets biblioteks kiosker. Unigrafia levererar den kompletta formgivna pdf-versionen av avhandlingen till biblioteket 10 dagar före disputationsdagen och biblioteket offentliggör avhandlingen elektroniskt 5 arbetsdagar före disputationsakten. Om du får din avhandling tryckt av ett annat tryckeri måste du lämna in det tillgängliga pdf-spikningsexemplaret till biblioteket på helda@helsinki.fi senast 10 dagar före disputationen. För mer information om hur du redigerar din avhandling till ett tillgängligt format, se artikeln Tillgänglig doktorsavhandling.

Den elektroniska spikningsversionen skiljer sig från den version av avhandlingen som ska läggas in i Helda. Den elektroniska kopian är hela avhandlingen och innehåller avhandlingens artiklar, oavsett om de kan publiceras öppet eller inte. Spikningsversionen kan endast läsas i bibliotekets kiosker och kan inte distribueras från en kiosk eller laddas ner för personligt bruk.

Du har rätt till tryckningsbidrag från universitetet, om du låter Unigrafia trycka din doktorsavhandling och du inte har sökt dispens från öppet tillgänglig digital publicering. Tryckningsbidraget förutsätter att du har beviljats disputationstillstånd.

Tryckningsbidraget ersätter tryckningskostnaderna för 20 exemplar i svartvitt tryck (pärmarna i färgat tryck). På Unigrafias webbplats finns anvisningar (på engelska och finska) för hur du beställer och där finns också mer information om prissättningen. Du behöver inte ansöka om bidraget separat, utan Unigrafia fakturerar universitetet direkt för tryckningskostnaderna. Du står själv för de överskridande kostnaderna (t.ex. möjligt korrigeringsarbete, ytterligare exemplar eller färgbilder). 

Observera att om du både låter trycka och ombryta din doktorsavhandling på Unigrafia, skickar Unigrafia separat faktura för ombrytningen. Universitetets tryckningsbidrag omfattar nämligen inte kostnaderna för ombrytning. Du kan också välja att själv ombryta doktorsavhandlingen.

Det går också bra att låta trycka doktorsavhandlingen i ett annat tryckeri, men i så fall är disputanden inte berättigad till universitetets tryckningsbidrag.

Utöver den digitala publikationen ska det också alltid finnas tryckta exemplar av doktorsavhandlingen. De tryckta exemplaren ska finnas offentligt framlagda före disputationsakten. Antalet tryckta exemplar som disputanden är skyldig att tillhandahålla är högst 20. Om du skrivit en sammanläggningsavhandling ska du beakta att även om endast sammandraget av din avhandling (kappan) publiceras digitalt på Helda så ska den tryckta versionen av avhandlingen också innehålla artiklarna.

Disputanden ska se till att de tryckta exemplaren överlämnas till följande mottagare före disputationen:

• Medlemmar av betygsnämnden (ett exemplar till varje medlem, sammanlagt 2–5 exemplar)
  (Opponenten/opponenterna, kustos och fakultetens representant/representanter)

• Nationalbiblioteket (6–7 exemplar):
  Doktorsavhandlingar vid följande fakulteter skickas i 6 exemplar till Nationalbiblioteket:
  - Bio- och miljövetenskapliga fakulteten
  - Veterinärmedicinska fakulteten
  - Farmaceutiska fakulteten
  - Medicinska fakulteten
  - Agrikultur-forstvetenskapliga fakulteten
  - Matematisk-naturvetenskapliga fakulteten
  Avhandlingar vid de övriga fakulteterna skickas i 7 exemplar.

  
  Nationalbiblioteket  
  Friexemplarsbyrån
  PB 15
  00014 HELSINGFORS UNIVERSITET

   

• Helsingfors universitets bibliotek (1 exemplar):
  Helsingfors universitets huvudbibliotek 
  Kajsahuset/Doktorsavhandlingar
  PB 53 (Fabiansgatan 30)
  00014 HELSINGFORS UNIVERSITET
• Disputandens hemfakultet 
  Distributionsanvisningar för fakultetens exemplar finns längre ner på denna sida.

Disputanden ansvarar själv för distributionen av de tryckta exemplaren. Du kan använda universitetets interna post för att distribuera exemplaren inom universitetet (paketera in de böcker som ska till en viss adress, adressera varje paket och överlämna dem till närmaste vaktmästare).

Notera! Om du låter trycka din doktorsavhandling hos Unigrafia, skickar Unigrafia det elektroniska spikningsexemplaret och Nationalbibliotekets exemplar direkt till mottagarna. Du ska själv distribuera de övriga exemplaren.

Om du låter något annat tryckeri trycka din doktorsavhandling, överlämnar tryckeriet 6–7 så kallade friexemplar till Nationalbiblioteket. Du ska själv distribuera de övriga exemplaren samt skicka in spikningsexemplaret i tillgängligt pdf-format till biblioteket på adressen helda@helsinki.fi senast tio dagar före disputationen.

Antalet tryckta doktorsavhandlingar som ska överlåtas är detsamma och distributionen är densamma oberoende av om disputanden publicerar sin doktorsavhandling i universitetets öppna digitala arkiv eller inte (dispens och embargo).

Disputanderna brukar vanligtvis tillägna de exemplar som handledarna och kollegerna får. Vi rekommenderar att du skriver eventuella dedikationer på ett kort som du sticker in i den tryckta doktorsavhandlingen.

Distribution av fakulteternas exemplar

Bio- och miljövetenskapliga fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Farmaceutiska fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Veterinärmedicinska fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Humanistiska fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden (e-post: hum-postgrad@helsinki.fi). Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Pedagogiska fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Medicinska fakulteten

Överlämna ett eget exemplar av doktorsavhandlingen till var och en av dina handledare. Du behöver inte längre lämna in ett exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden. Nationalbibliotekets exemplar räknas som arkivexemplar. 

Agrikultur-forstvetenskapliga fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Matematisk-naturvetenskapliga fakulteten

Överlämna 1 tryckt exemplar till fakultetens dekanus. De resterande exemplaren delas i allmänhet ut till handledarna, professorerna vid vetenskapsgrenen och andra som medverkat.

Postadress: Matematisk-naturvetenskapliga fakultetens forskarstudieärenden, PB 64, 00014 Helsingfors universitet

Juridiska fakulteten

Lämna in 2 exemplar av den tryckta avhandlingen på Porthania, av vilka 1 exemplar till dekanus och 1 exemplar till undervisningspersonalens förfogande (i lärarnas kafferum enligt ämnet för avhandlingen). De resterande exemplaren delas ut till huvudämnets ansvariga person och handledarna samt efter eget övervägande exempelvis till förhandsgranskarna eller kolleger. Om du har fått dispens från elektronisk publicering av doktorsavhandlingen ska du till fakultetens forskarstudieärenden oik-jatkokoulutus@helsinki.fi lämna in 1 tryckt exemplar samt hela doktorsavhandlingen i en enda pdf-fil (även eventuella artiklar i publikationsformat). Pdf-filen behövs för medlemmarna av fakultetsrådet som beslutar om bedömningen. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender.

Postadress: Juridiska fakulteten, Porthania, PB 4, 00014 Helsingfors universitet

Teologiska fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden (e-post: teol-tohtorikoulutus@helsinki.fi). Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

Kvarvarande tryckta avhandlingar kan du dela ut efter eget omdöme till förhandsgranskare, handledare och kollegor.

Statsvetenskapliga fakulteten

Skicka in hela doktorsavhandlingen som en enda pdf-fil (dvs. den slutliga, kompletta, formgivna pdf-versionen av avhandlingen som du fått från Unigrafia/tryckeriet, inklusive eventuella artiklar i deras publiceringsform) till fakultetens forskarstudieärenden (e-post: valt-postgrad@helsinki.fi). Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender. Du behöver inte längre lämna in ett tryckt exemplar av doktorsavhandlingen till fakultetens forskarstudieärenden.

De tryckta exemplaren delas ut till förhandsgranskarna, handledarna och vetenskapsområdets professorer. Om du har fått dispens för elektronisk publikation av en doktorsavhandling ska du lämna hela avhandlingen som en enda pdf-fil (även eventuella artiklar i publiceringsformat) till medlemmarna av fakultetsrådet som beslutar om bedömningen. Disputanden får de behövliga kontaktuppgifterna från de anvisningar som ges per e-post i samband med beviljandet av disputationstillstånd. Vi rekommenderar att du skickar pdf-filen med Funet FileSender.