Väitöskirjan julkaiseminen ja tiedotus

Ohje kuuluu seuraaviin teemoihin

Valitsemalla koulutusohjelman saat näkyviin yleisten ohjeiden lisäksi koulutusohjelman mahdolliset omat sisällöt. Avointa yliopistoa koskevissa ohjeissa koulutusohjelmaa ei tarvitse valita.

Väitöskirjojen näkyvyyden, vaikuttavuuden ja avoimen saatavuuden takaamiseksi Helsingin yliopiston väitöskirjat julkaistaan yliopiston E-thesis-palvelussa ja säilytetään avoimessa digitaalisessa arkistossa HELDAssa. Sähköisen julkaisemisen lisäksi väitöskirjaa painatetaan noin 20 kappaletta, jotka jaellaan muun muassa kansalliskirjastolle ja yliopiston kirjastolle.

Tältä sivulta löydät väitöskirjan painatusta, julkaisua ja jakelua koskevat ohjeet sekä ohjeet väitöstilaisuudesta tiedottamiseen.

Tiivistelmät, kansilehti ja ISBN

Aloita väitöskirjatiedoston valmisteleminen julkaisua varten hyvissä ajoin. Muista huomioida tiedoston saavutettavuusvaatimukset. Huolehdi lisäksi tiivistelmien ja kansilehden valmistelusta ja hae tarvittavat ISBN-tunnukset.

Tiivistelmät

Kaikkiin väitöskirjoihin sisällytetään englanninkielinen tieteellinen, n. 1–2 sivun mittainen tiivistelmä. Jos väitöskirja on kirjoitettu muulla kielellä, englanninkielisen tiivistelmän lisäksi on mahdollista laatia toinen tiivistelmä väitöskirjan kirjoituskielellä. Tiivistelmä(t) sijoitetaan väitöskirjaan kansilehden jälkeen, ennen sisällysluetteloa.

Väitöskirjaan sisällytettävän tiivistelmän lisäksi kaikki väittelijät laativat suomen- tai ruotsinkielisen yleistajuisen tiivistelmän väitöstilaisuudesta tiedottamista varten. Yleistajuisen tiivistelmä suositeltu enimmäispituus on 2400 merkkiä (n. yksi sivu).

Tiivistelmät toimitetaan E-thesis-palveluun väitöstietolomakkeen täyttämisen yhteydessä.

ISBN-tunnus

Tarvitset oman ISBN-tunnuksen sekä väitöskirjan painetulle että sähköiselle versiolle. Ellet julkaise väitöskirjaa jossain julkaisusarjassa, jonka kautta ISBN-tunnuksen saa, sinun tulee hakea ISBN-tunnukset itse. ISBN-tunnusta haetaan sähköisellä hakemuksella Suomen ISBN-keskuksesta.

Jos julkaiset väitöskirjan jossakin oman tieteenalasi julkaisusarjassa, ota yhteyttä oman tiedekuntasi jatko-opintopalveluihin.

Viikin tiedekunnissa ISBN-numero haetaan aina itse. Lisäksi, jos julkaiset väitöskirjan jossakin oman tieteenalasi julkaisusarjassa, ota suoraan yhteyttä sarjan julkaisijaan.

Lääketieteellisessä tiedekunnassa ISBN-numero haetaan aina itse. Lääketieteellisellä tiedekunnalla ei ole omaa julkaisusarjaa. Terveyden tutkimuksen tutkijakoulun julkaisusarjasta voit lukea lisää englanninkielisiltä sivuilta.

Kansilehti

Väitöskirjan kansilehti laaditaan samalla kielellä, jolla väitöskirja on kirjoitettu. Kansilehdeltä tulee käydä ilmi ainakin seuraavat tiedot:

  • Väittelyluvan myöntänyt tiedekunta
  • Väitöskirjan nimi
  • Väittelijän nimi
  • Seuraava lauseke väitöskirjan kirjoituskielellä (muokkaa tiedekunnan tiedot, väitössalin tiedot ja päivämäärä):

    suomi: Akateeminen väitöskirja, joka Helsingin yliopiston xxxx tiedekunnan suostumuksella esitetään julkisesti tarkastettavaksi auditoriumissa XII, yliopiston päärakennus, perjantaina 24. syyskuuta 2019 klo 12.

    ruotsi: Akademisk avhandling som med tillstånd av xxxx fakulteten vid Helsingfors universitet framlägges till offentlig granskning i auditorium XII, universitetets huvudbyggnad, fredagen den 24 september 2019 kl. 12.

    englanti: Doctoral dissertation, to be presented for public discussion with the permission of the Faculty of Xxxx of the University of Helsinki, in Auditorium XII, University Main Building, on the 24th of September, 2019 at 12 o’clock.

Mikäli kansilehteä ei ole mahdollista liittää väitöskirjaan (esim. kaupallinen julkaisu), edellä mainitut tiedot ilmoitetaan irtolehdellä, joka lisätään kansilehden paikalle painetun väitöskirjan väliin.

Kansilehteä seuraavalla sivulla voit lisäksi ilmoittaa esimerkiksi seuraavat tiedot:
(lääketieteellisessä tiedekunnassa myös nämä tiedot pakollisia)

  • väitöskirjan tekopaikka (tarvittaessa, esim. lääketieteellisessä tiedekunnassa klinikka, jossa väitöstyötä on tehty)
  • tohtoriohjelma
  • kirjapaino
  • painatuspaikka
  • painatusvuosi
  • ISBN-numero
  • väitöskirjatyön ohjaajien nimet
  • asiantuntijoiden nimet (esitarkastajat ja vastaväittäjä)
  • lauseke: "The Faculty of Xxxx uses the Ouriginal system (plagiarism recognition) to examine all doctoral dissertations."

Sähköinen julkaiseminen ja tiedotus

Kaikkien Helsingin yliopistossa väittelevien tulee täyttää E-thesiksen sivuilta löytyvä väitöstietolomake viimeistään kolme viikkoa ennen väitöstilaisuutta. Lomakkeessa kysytään väitöstilaisuutta ja väitöskirjaa koskevia tietoja, jotka välitetään samalla kertaa sekä yliopiston viestintäosaston että E-thesis-palvelun käyttöön. Tiedot päätyvät tätä kautta myös yliopiston tapahtumakalenteriin.

Väitöstietolomakkeelle tallennetaan myös väitöskirjan tiivistelmät, jotka julkaistaan E-thesis -palvelun verkkosivuilla.

Väitöstietolomakkeen tietojen ja tiivistelmien lisäksi E-thesikseen toimitetaan väitöskirja pdf-muodossa sekä allekirjoitettu julkaisusopimuslomake. Jos painatat väitöskirjasi Unigrafiassa, Unigrafia huolehtii tiedoston lähettämisestä E-thesikseen.

Artikkeliväitöskirjoista julkaistaan E-thesiksessä pääsääntöisesti vain väitöskirjan yhteenveto-osa tekijänoikeussyistä johtuen. Väitöskirjan artikkeleille suositellaan kuitenkin rinnakkaistallennusta yliopiston tutkimusportaaliin, mikäli kustantaja sen sallii. Lisää tietoa rinnakkaistallennuksesta saat yliopiston kirjaston verkkosivuilta. Kirjaston tallennuspalvelu tekee tarvittaessa rinnakkaistallennuksen puolestasi ja kirjastosta saat myös asiaan liittyvää neuvontaa.

Tarkemmat ohjeet sähköiseen julkaisuun löydät E-thesiksen verkkosivuilta.

Mikäli arvioit, että väitöskirjasi aihe voisi kiinnostaa mediaa ja laajempaa yleisöä yliopiston ulkopuolella, ole hyvissä ajoin yhteydessä oman kampuksesi viestintäpalveluihin.  Viestintä poimii aiheet niiden yleisen kiinnostavuuden ja viestintäosaston työtilanteen mukaan laajempaan tiedotukseen ja auttaa sinua löytämään oikeat tiedotuskanavat. Lisää tietoa väitösviestinnästä ja yhteystiedot kampusten viestintäpalveluihin löydät artikkelista Väitösviestintä.

Errata

Painettua ja julkaistua väitöskirjaa ei ole sallittua jälkikäteen korjata. Jos kuitenkin huomaat väitöskirjassasi painatuksen jälkeen pieniä, teknisluonteisia virheitä (kuten lyöntivirheitä), voit laatia väitöskirjaan liitettäväksi erillisen errata-listan, jossa virheet korjauksineen on lueteltu sivu kerrallaan.

Tulostettu lista liitetään painetun väitöskirjan väliin. Lisäksi voit lähettää listan pdf-tiedostona yliopiston kirjastoon (e-thesis@helsinki.fi) ja pyytää liittämään tiedoston digitaalisen väitöskirjasi yhteyteen.

Errataa ei ole sallittua käyttää merkittävien asiavirheiden korjaukseen. Jos tämänkaltaisia puutteita huomataan painatuksen jälkeen ennen väitöskirjan julkista tarkastusta, väitöskirjan tarkastusprosessi tulee keskeyttää.

Poikkeusluvat väitöskirjan sähköiseen julkaisemiseen

Väittelijän on mahdollista perustellusta syystä hakea tiedekunnalta poikkeuslupaa väitöskirjan sähköiseen julkaisemiseen. Tiedekunta voi harkintansa mukaan myöntää väittelijälle luvan olla julkaisematta väitöskirjaa digitaalisesti, jos väitöskirjan julkaisemisesta on esimerkiksi käynnissä neuvottelu kustantajan kanssa, ja kustantaja on ilmaissut avoimen digitaalisen julkaisun olevan este kaupalliselle julkaisulle. Poikkeuslupaa tulee hakea hyvissä ajoin, mieluiten viimeistään siinä vaiheessa, kun esitarkastuslausunnot ovat saapuneet ja väittelylupaa ollaan myöntämässä. Poikkeusluvan saanut väittelijä ei ole oikeutettu yliopiston myöntämään väitöskirjan painatustukeen. Tiedekunnan jatko-opintopalvelut ilmoittaa myönnetyistä poikkeusluvista E-thesikseen ja Unigrafiaan.

Poikkeustilanteissa on myös mahdollista hakea poikkeusluvan sijaan joko koko väitöskirjan tai jonkin sen osan avoimelle julkaisulle viiveaikaa (ns. embargo). Embargo voi tulla kysymykseen esimerkiksi submitted-tilassa olevan artikkeliväitöskirjan osajulkaisun kohdalla. Lisätietoa saat tarvittaessa oman kotitiedekuntasi jatko-opintopalveluista. Embargo ei ole este yliopiston painatustuen saamiselle.

Huomaathan, että poikkeuslupaa on syytä hakea ainoastaan siinä tapauksessa, että se on mielestäsi aivan välttämätöntä. Väitöskirja on myös mahdollista jälkikäteen poistaa yliopiston digitaalisesta arkistosta, mikäli kaupallinen julkaisu tulee väittelyn jälkeen ajankohtaiseksi. Väitöskirjan avoin saatavuus on myös väittelijän etu.

Väitöskirjan painatustuki

Mikäli painatat väitöskirjan Unigrafiassa ja et ole hakenut poikkeuslupaa väitöskirjan avoimeen, digitaaliseen julkaisuun, olet oikeutettu yliopiston painatustukeen. Painatustuen edellytyksenä on myönnetty väittelylupa.

Painatustuki kattaa 20 kpl mustavalkoisen painoksen (värilliset kannet). Unigrafian ohjeet väitöskirjan tilaamiseen sekä lisätietoa hinnoittelusta löydät Unigrafian verkkosivuilta. Tukea ei tarvitse erikseen hakea, vaan Unigrafia laskuttaa painatuksen suoraan yliopistolta. Painatustuen ylittävistä kuluista (esim. mahdolliset toimituskulut, aineiston korjaus- ja muutostyöt, värikuvat, suurempi painosmäärä) väittelijä vastaa itse.

Huomaathan, että mikäli teetät painatuksen lisäksi myös väitöskirjan taiton Unigrafiassa, Unigrafia laskuttaa taitosta erikseen. Yliopiston painatustuki ei korvaa taitosta syntyviä kustannuksia. Halutessasi voit myös taittaa väitöskirjan itse. Apuna taittotyössä voit käyttää oheista Unigrafian laatimaa väitöskirjan taittopohjan mallia.

Väitöskirjan voi hyvin painattaa myös muussa kuin yliopiston määrittämässä painotalossa, mutta tällöin väittelijä ei ole oikeutettu saamaan yliopiston painatustukea.

 

Painetun väitöskirjan jakelu ja sähköinen riiputus

Digitaalisen julkaisun lisäksi väitöskirja tulee aina myös painattaa, ja painetut kappaleet tulee saattaa julkisesti saataville ennen väitöstilaisuutta. Väittelijältä edellytettävien painettujen kappaleiden määrä on enintään 20 kappaletta. Artikkeliväitöskirjan tekijöiden on syytä huomioida, että vaikka digitaalinen Helda-julkaisu sisältäisi vain yhteenvedon, painettuihin kappaleisiin sisällytetään aina myös väitöskirjan artikkelit.

Väitöskirjan tulee olla julkisesti saatavilla 5 kokonaista arkipäivää ennen väitöstilaisuutta. Väitöspäivää ei lasketa riiputusaikaan. Jos siis väitöspäivä on esimerkiksi lauantai, väitöskirjan tulee olla jaeltuna viimeistään edeltävän viikon perjantaina.

Väittelijä toimittaa painetut kappaleet viimeistään 5 arkipäivää (ns. riiputusaika) ennen väitöstilaisuutta seuraaville tahoille:

  • Arvosanalautakunnan jäsenet (1 kpl jokaiselle, yht. 2–5 kpl)
    (Vastaväittäjä/t, kustos ja tiedekunnan edustaja/t)
  • Kansalliskirjasto (6+1 kpl):
    Seuraavien tiedekuntien väitöskirjoista ei kuitenkaan tarvitse lähettää kuin  6 kpl:
    - Bio- ja ympäristötieteellinen tiedekunta
    - Eläinlääketieteellinen tiedekunta
    - Farmasian tiedekunta
    - Lääketieteellinen tiedekunta
    - Maatalous-metsätieteellinen tiedekunta
    - Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta
    Kansalliskirjasto
    Vapaakappaletoimisto
    PL 15
    00014 HELSINGIN YLIOPISTO
  • Helsingin yliopiston kirjasto (1 kpl):
    Helsingin yliopiston pääkirjasto
    Kaisatalo/Väitöskirjat
    PL 53 (Fabianinkatu 30)
    00014 HELSINGIN YLIOPISTO
  • Väittelijän kotitiedekunta (20 kpl painoksesta jäljelle jäävät kappaleet)
    Tiedekunnan kappaleiden jakeluohjeet löydät alempaa tältä sivulta.

Väittelijä on itse vastuussa painettujen kappaleiden jakelusta. Jakeluun yliopiston sisällä voi käyttää yliopiston sisäpostia (pakkaa kuhunkin osoitteeseen menevät kirjat omaan pakettiinsa, merkitse päälle osoite ja toimita paketit lähimmälle vahtimestarille).

Sähköinen riiputus

Väitöskirjan varsinainen riiputus hoidetaan syyskuusta 2022 alkaen sähköisesti Helsingin yliopiston kirjastokioskeilla. Väitöskirjan kokonainen taitettu pdf-versio toimitetaan Unigrafian toimesta kirjastolle 10 vuorokautta ennen väitöspäivää ja kirjasto asettaa väitöskirjan sähköiseen riiputukseen 5 arkipäivää ennen väitöstilaisuutta. Sähköisen riiputuksen myötä väitöskirjojen riiputusversioiden saavutettavuus paranee, sillä ne ovat luettavissa tästä lähtien jokaisella kampuksella aidosti saavutettavassa muodossa.

Sähköinen riiputuskappale eroaa Heldaan laitettavasta väitöskirjaversiosta. Heldassa olevia väitöskirjojen yhteenvetoja pääsee lukemaan mistä vain, riiputuskappaleita sen sijaan pystyy lukemaan ainoastaan suojatuista kirjastokioskeista eikä niitä pysty jakamaan kioskista eteenpäin tai lataamaan itselleen.

Huom! Mikäli painatat väitöskirjasi Unigrafiassa, Unigrafia toimittaa sähköisen riiputuskappaleen ja Kansalliskirjaston kappaleet suoraan perille. Sinun tulee itse huolehtia muiden kappaleiden jakelusta.

Mikäli painatat väitöskirjan muussa kirjapainossa, kirjapaino toimittaa Kansalliskirjastoon 6 (+1) ns. vapaakappaletta. Sinun tulee itse huolehtia muiden kappaleiden jakelusta sekä sähköisen saavutettavassa muodossa olevan pdf-riiputuskappaleen toimittamisesta kirjastolle osoitteeseen e-thesis@helsinki.fi viimeistään 10 päivää ennen väitöstä. Lisätietoja väitöskirjan muokkaamisesta saavutettavaan muotoon löydät artikkelista Väitöskirja saavutettavaksi.

Painettuna luovutettavien väitöskirjojen määrä ja jakelu on sama riippumatta siitä, julkaiseeko väittelijä väitöskirjansa yliopiston avoimessa digitaalisessa arkistossa tai ei.

Huomaathan, että mikäli tilaat Unigrafialta väitöskirjan painatuksen lisäksi muita palveluja (esim. kustoksen ja vastaväittäjän juhlakansiot), olet itse vastuussa kustannuksista. Näiden palvelujen tilaaminen on täysin vapaaehtoista.

Ohjaajille ja kollegoille toimitettaviin väitöskirjoihin on yleensä tapana lisätä omistuskirjoitus. Suosituksena on, että omistuskirjoitus kirjoitetaan kortille, joka työnnetään väitöskirjan väliin.

Tiedekunnan kappaleiden jakelu

Bio- ja ympäristötieteellinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Jäljelle jäävät niteet jaetaan yleensä esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille.

Postitusosoite: Bio- ja ympäristötieteellisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 62, 00014 Helsingin yliopisto

Farmasian tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Jäljelle jäävät niteet jaetaan yleensä esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille.

Postitusosoite: Farmasian tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 62, 00014 Helsingin yliopisto

Eläinlääketieteellinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Jäljelle jäävät niteet jaetaan yleensä esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille.

Postitusosoite: Eläinlääketieteellisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 62, 00014 Helsingin yliopisto

Humanistinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Jäljelle jäävät niteet jaellaan yleensä oman harkinnan mukaan esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille. Jos olet saanut poikkeusluvan väitöskirjan sähköiseen julkaisuun, toimita painetun kappaleen lisäksi tiedekunnan jatko-opintopalveluihin koko väitöskirja yhtenä pdf-tiedostona (myös mahdolliset artikkelit julkaisuasussaan). Pdf-tiedosto tarvitaan arvostelusta päättäviä tiedekuntaneuvoston jäseniä varten eikä sitä jaella missään julkisesti. Pdf-tiedosto suositellaan lähetettäväksi Funet FileSender -palvelulla.

Postitusosoite: Humanistisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 4, 00014 Helsingin yliopisto

Kasvatustieteellinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa vahtimestarille (PL 9, Siltavuorenpenger 5A, 1 krs.) ja 1 kpl tiedekunnan dekaanille. Jäljelle jäävät niteet jaetaan yleensä esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille.

Postitusosoite: Siltavuorenpenger 5A vahtimestari, PL 9, 00014 Helsingin yliopisto. Kirjoita kuoreen ”väitöskirjan lukukappale”.

Lääketieteellinen tiedekunta

Toimita jokaiselle ohjaajallesi oma kappale väitöskirjasta. Tiedekunnan jatko-opintopalveluihin ei tarvitse enää toimittaa kappaletta, arkistokappaleeksi katsotaan Kansalliskirjaston kappale. Mahdolliset ylimääräiset kirjat jaellaan väitöstilaisuudessa.

Maatalous-metsätieteellinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Jäljelle jäävät niteet jaetaan yleensä esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille.

Postitusosoite: Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 62, 00014 Helsingin yliopisto

Matemaattis-luonnontieteellinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan dekaanille. Jäljelle jäävät niteet jaetaan yleensä ohjaajille, tieteenalan professoreille ja muille asiaan vaikuttaneille. Tarpeettomiksi käyneet väitöskirjat on tapana palauttaa väittelijälle sisäpostissa.

Postitusosoite: Matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 64, 00014 Helsingin yliopisto

Oikeustieteellinen tiedekunta

Toimita Porthaniaan 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan dekaanille ja 1 opetushenkilökunnan käyttöön (opettajien taukohuoneeseen väitöskirjan aiheen perusteella). Jäljelle jäävät niteet jaetaan pääaineen vastuuhenkilölle ja ohjaajille sekä oman harkinnan mukaan esimerkiksi esitarkastajille tai kollegoille. Jos olet saanut poikkeusluvan väitöskirjan sähköiseen julkaisuun, toimita painetun kappaleen lisäksi tiedekunnan jatko-opintopalveluihin koko väitöskirja yhtenä pdf-tiedostona (myös mahdolliset artikkelit julkaisuasussaan). Pdf-tiedosto tarvitaan arvostelusta päättäviä tiedekuntaneuvoston jäseniä varten eikä sitä jaella missään julkisesti. Pdf-tiedosto suositellaan lähetettäväksi Funet FileSender -palvelulla.

Postitusosoite: Oikeustieteellinen tiedekunta, Porthania, PL 4, 00014 Helsingin yliopisto

Teologinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Tarkista lisäksi ohjaajaltasi onko tieteenalallasi ollut tapana jakaa joitain painettuja kappaleita esimerkiksi tieteenalan opetushenkilökunnalle. Jäljelle jäävät kappaleet jaellaan oman harkinnan mukaan esitarkastajille, ohjaajille ja kollegoille. Jos olet saanut poikkeusluvan väitöskirjan sähköiseen julkaisuun, toimita painetun kappaleen lisäksi tiedekunnan jatko-opintopalveluihin koko väitöskirja yhtenä pdf-tiedostona (myös mahdolliset artikkelit julkaisuasussaan). Pdf-tiedosto tarvitaan arvostelusta päättäviä tiedekuntaneuvoston jäseniä varten eikä sitä jaella missään julkisesti. Pdf-tiedosto suositellaan lähetettäväksi Funet FileSender -palvelulla.

Postitusosoite: Teologisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 4, 00014 Helsingin yliopisto

Valtiotieteellinen tiedekunta

Toimita 1 kpl painettua väitöskirjaa tiedekunnan jatko-opintopalveluihin. Jäljelle jäävät kappaleet jaellaan oman harkinnan mukaan esitarkastajille, ohjaajille ja tieteenalan professoreille. Jos olet saanut poikkeusluvan väitöskirjan sähköiseen julkaisuun, toimita koko väitöskirja yhtenä pdf-tiedostona (myös mahdolliset artikkelit julkaisuasussaan). arvostelusta päättäville tiedekuntaneuvoston jäsenille. Väittelijä saa tarvittavat yhteystiedot väitösluvan myöntämisen yhteydessä. Pdf-tiedosto suositellaan lähetettäväksi Funet FileSender -palvelulla.

Postitusosoite: Valtiotieteellisen tiedekunnan jatko-opintopalvelut, PL 16, 00014 Helsingin yliopisto