Tohtoriopintojen vuosiseuranta

Vuosittainen seuranta koskee kaikkia läsnäolevaksi ilmoittautuneita väitöskirjatutkijoita. Seuranta toteutetaan Thessassa kerran kalenterivuodessa tehtävällä vuosiraportilla. Raportti tulee laatia aina hyvissä ajoin ennen seuraavaa seurantaryhmäsi tapaamista, jotta ohjaaja(t) ja seurantaryhmä ehtivät tutustua raporttiin ennen tapaamista.

Jos ilmoittaudut poissaolevaksi, sinun ei tarvitse tehdä vuosiraporttia. Kun palaat taas läsnäolevaksi, tee vuosiraportti ja järjestä seurantaryhmän tapaaminen ensi tilassa.

Jos olet jo jättänyt väitöskirjasi esitarkastukseen, sinun ei tarvitse tehdä raporttia.

Vuosittaisen seurannan tarkoituksena on seurata väitöskirjaprojektin edistymistä ja tukea tohtorintutkinnon valmistumista suunnitellussa aikataulussa. Seurannan yhteydessä varmistetaan, että ohjausjärjestelyt ovat kunnossa ja sovitaan tarvittaessa toimenpiteistä, mikäli työ ei syystä tai toisesta etene suunnitellusti.

Vuosiraportteja käsiteltäessä huomioidaan aina vanhempainvapaat, pitkät sairauspoissaolot ja muut opiskelijan elämäntilanteesta johtuvat luonnolliset viivästykset. Jos ohjausjärjestelyt ovat kunnossa ja työ etenee suunnitellusti tauoista huolimatta, vuosittaisesta seurannasta ei tarvitse olla huolissaan. Seuranta on tarkistuspiste, jonka kohdalla yliopisto varmistaa, että sinulla on kaikki kunnossa ja tarvittavat työvälineet tutkinnon loppuun saattamiseen.

Vuosiraportti jätetään oman Thessa-profiilisi kautta. Tarkemmat ohjeet vuosiraportin laatimiseen löydät tarvittaessa Thessan käyttöohjeiden yhteydestä.

Vuosiraportti valmistellaan ennen seurantaryhmän kokousta. Ohjaajat ja seurantaryhmän jäsenet voivat myös jo tässä vaiheessa kommentoida raporttiluonnosta Thessassa, jotta mahdolliset epäselvyydet saadaan korjattua ennen tapaamista.

Seurantaryhmä käsittelee raportin kokouksessa yhdessä sinun kanssasi. Kokouksen lopuksi sinun tehtäväsi on kirjoittaa raportin loppuun yhteisesti hyväksytty yhteenveto tapaamisen johtopäätöksistä. Yhteenvetoon merkitään myös tapaamisessa paikalla olleet henkilöt ja arvio väitöskirjatyön etenemisestä.

Yhteenvedon tallentaminen sulkee vuosiraportin ja aloittaa uuden raportointikauden. Tallennetusta yhteenvedosta lähtee seurantaryhmän jäsenille tieto sähköpostitse.

Jos ohjaaja(t) ja seurantaryhmä ovat tyytyväisiä vuosiraporttiin, voit jatkaa tohtoriopintoja kuten ennenkin. Jos taas raportin yhteenvedosta käy ilmi, että väitöskirjatyö ei etene odotetulla tavalla ilman riittävää syytä, tohtoriohjelmasi johtoryhmä päättää seuraavista toimenpiteistä seurantaryhmän jäseniä kuultuaan.

Mahdollisia toimenpiteitä voivat tilanteesta riippuen olla esimerkiksi muutokset ohjausjärjestelyihin tai tehostetut tukitoimenpiteet, joissa selvitetään viivästymisen syitä ja pyritään löytämään niihin ratkaisuja. Sinua voidaan myös pyytää täydentämään raporttia esimerkiksi päivitetyllä opinto- tai tutkimussuunnitelmalla.

Kuten muunkin opiskelun, myös tohtoriopintojen odotetaan olevan tavoitteellisia. Jos väitöskirjatyösi on ollut pitkään tauolla, vuosiseuranta on hyvä piste osoittaa, että olet taas aktivoitumassa ja sinulla on selvät suunnitelmat siitä, kuinka aiot suorittaa tutkinnon loppuun.

Jos et jätä vuosiraporttia, ohjaussuhteesi raukeaa. Samoin voi käydä, jos et toimita vuosiraporttiisi mahdollisesti pyydettyjä täydennyksiä tai ne katsotaan puutteellisiksi.

Vaikka ohjaussuhde raukeaisi, voit halutessasi edelleen ilmoittautua läsnäolevaksi opiskelijaksi ja sinulla on oikeus esimerkiksi osallistua kursseille. Voit siis päivittää osaamistasi, kehittää tutkimussuunnitelmaasi ja myös tällä tavalla osoittaa, että sinulla on viivästyksistä huolimatta valmiudet saattaa aloittamasi väitöskirjatutkimus loppuun.

Jos ohjaussuhteesi on syystä tai toisesta rauennut, voit hakea sen aktivointia seuraavasti:

1. Sovi ohjaajasi / ohjaajiesi kanssa tutkimus- ja opintosuunnitelmiesi päivittämisestä sekä siitä, miten väitöskirjatyötä jatketaan keskeytyksen jälkeen. Päivitä vuosiraportti yhdessä ohjaajan kanssa Thessassa ja liitä mukaan ohjaajien hyväksymä opinto- ja tutkimussuunnitelma.
2. Jos ohjaajasi ei hyväksy suunnitelmiasi tai sinulla ei ole enää lainkaan ohjaajaa, päivitä vuosiraportti Thessassa ja liitä mukaan päivitetty opinto- ja tutkimussuunnitelma. Kutsu sen jälkeen seurantaryhmäsi koolle – seurantaryhmä tekee tällöin kanssasi keskusteltuaan vuosiraportin perusteella vastuuhenkilöllesi ja tohtoriohjelman johtoryhmälle suosituksen työn jatkamisesta tai keskeyttämisestä ja ohjaussuhteisiin tehtävistä mahdollisista muutoksista.
3. Jos sinulla ei ole seurantaryhmää, päivitä opinto- ja tutkimussuunnitelma ja ota yhteys vastuuhenkilöösi. Vastuuhenkilö tuo asian tohtoriohjelman johtoryhmän käsiteltäväksi.

Eikö mikään edellä mainituista toimintatavoista sovi tilanteeseesi? Epäselvissä tapauksissa voit aina ottaa yhteyttä tohtorikoulutuksen palveluihin saadaksesi tarkempaa neuvontaa.

Väitöskirjatutkijan ohjauksesta ja opintojen etenemisen seurannasta sekä niihin liittyvistä toimintamalleista on päätetty rehtorin päätöksessä HY/801/00.00.06.00/2017 sekä rehtorin päätöksessä HY/1720/00.00.06.00/2021.