Tutkielmien julkisuus
Ylempään korkeakoulututkintoon sisältyvä opinnäytetyö, tutkielma, on julkinen asiakirja. Julkisuus perustuu julkisuuslakiin (621/1999). Tutkielman julkisuus tarkoittaa sitä, että yliopiston on pyynnöstä annettava tutkielmasta tieto kenelle tahansa sitä pyytävälle.
Myös tutkielman tiivistelmä on julkinen.
Salassa pidettävä aineisto ja tutkielma
Tutkielmaan ei saa sisällyttää mitään salassa pidettävää tietoa. Tutkielma on julkinen heti sen jälkeen, kun se on arvioitu ja dekaani on hyväksynyt tutkielman. Sinun tulee jättää salassa pidettävät tiedot tausta-aineistoon, jota ei liitetä arvioitavaan tutkielmaan.
Salassa pidettävistä viranomaisten asiakirjoista on säädetty julkisuuslaissa (621/1999). Salassa pidettäviä tietoja ovat mm. tiedot yksityisestä liike- tai elinkeinotoiminnasta taikka yksittäisten henkilöiden terveydentilasta, varallisuudesta, poliittisesta vakaumuksesta tai perhe-elämästä.
Et voi sijoittaa salassa pidettävää aineistoa myöskään tutkielman liitteiksi tai osaksi tiivistelmää. Tutkielman ohjaaja voi saada salassa pidettävän tausta-aineiston nähtäväkseen, mutta hänen tulee huolehtia siitä, ettei tätä aineistoa sisällytetä tutkielmaan. Tutkielman tarkastaja tekee arviointityönsä opiskelijan tuottaman kirjallisen työn perusteella, joka ei saa sisältää salassa pidettäviä tietoja. Tarkastajalla ei ole oikeutta nähdä salassa pidettäviä tausta-aineistoja.
Tutkielmien julkaiseminen
Yliopisto suosittelee tutkielmien avointa julkaisemista. Ylemmän korkeakoulututkinnon tutkielman tiivistelmä on aina julkinen, ja se julkaistaan Helsingin yliopiston avoimessa julkaisuarkistossa Heldassa.
Hyväksymällä julkaisusopimuksen tutkielmasi julkaistaan avoimessa julkaisuarkistossa Heldassa, jossa se on suuren yleisön nähtävillä. Hakukoneet nostavat julkaisuarkistossa olevan aineiston korkealle hakutuloksissa.
Mikäli et anna julkaisulupaa, tulee tutkielma nähtäville ainoastaan Helsingin yliopiston kirjaston kirjastokioskeille.
Julkaisuluvan hyväksyminen tai kieltäminen tehdään E-thesis-järjestelmässä, josta on tällä hetkellä käytössä kaksi versiota.
- Jos koulutusohjelmassasi käytetään vanhaa E-thesistä, saat julkaisulupaa koskevan viestin E-thesis-järjestelmästä tutkielmasi hyväksymisen jälkeen.
- Jos koulutusohjelmassasi käytetään uutta E-thesistä, hyväksyt tai kiellät julkaisuluvan jättäessäsi tutkielman arvioitavaksi.
Jos osana tutkielmaasi on lehdessä julkaistava artikkeli tai tutkielmastasi on tekeillä artikkeli, tutkielmaa ei välttämättä voida sellaisenaan julkaista avoimesti. Jos artikkelisi julkaistaan tieteellisessä lehdessä tai muussa tiedejulkaisussa, sen kustantajalta on usein mahdollista saada tietoa avoimen julkaisemisen ehdoista. Jos tarvitset lisätietoa julkaisemisesta avoimessa julkaisuarkistossa, voit ottaa yhteyttä palveluosoitteeseen e-thesis(at)helsinki.fi.
Viivästetty julkaiseminen (embargo)
Opiskelijana voit pyytää, että tutkielmasi julkaisemista avoimessa julkaisuarkistossa Heldassa viivästetään. Tarve viivästettyyn julkaisemiseen (engl. embargo) saattaa tulla esimerkiksi tilanteessa, jossa tutkielma on tehty tutkimusryhmässä ja se liittyy kiinteästi myöhemmin julkaistavaan tutkimukseen.
Huomioithan kuitenkin, että tutkielma, jonka julkaisemista on viivästetty, on julkinen asiakirja ja se on annettava nähtäväksi sitä pyytävälle. Kuvailutiedot (ml. tiivistelmä) ovat aina julkisia ja ne näkyvät avoimessa julkaisuarkistossa (Helda).
Embargollinen tutkielma ei ole nähtävillä kokonaisuudessaan kirjastokioskeilla. Jos annat tutkielmallesi julkaisuluvan, embargollinen tutkielma tulee nähtäville avoimeen julkaisuarkistoon sinä päivänä, jona embargo päättyy. Jos et anna lupaa, tulee tutkielmasi nähtäville ainoastaan kirjastokioskeille embargon päättymisen jälkeen.
Mikäli tutkielmasi julkaisua tarvitsee viivästää, ilmoita siitä E-thesiksen lomakkeella kohdassa "Muut tiedot/Embargo", kun jätät tutkielmasi arvioitavaksi. Dekaani voi myöntää viivästyksen vuodeksi. Jos opiskelet Matemaattis-luonnontieteellisessä tiedekunnassa, olethan yhteydessä koulutussuunnittelijaan embargon tarpeesta.